Kohti älykkäämpää talouden ja liiketoiminnan suunnittelua – matemaattisen optimoinnin hyödyntäminen

Liiketoiminnan johtaminen on täynnä päätöksiä, joilla organisaatiota yritetään ohjata parempaan suuntaan – kuten tehokkaammaksi tai kannattavammaksi.  Niin johtamisessa kuin arkielämässä jonkun asian nykytilan parantamisesta puhutaan optimointina. Useimmiten optimointi perustuu intuitioon, jossa päätöksentekijä yrittää muuttaa nykytilaa oman ymmärryksensä ja elämänkokemuksensa perusteella.  Tällaisia päätöksia liikkeenjohto tekee joka ikinen päivä lukemattoman määrän.

Intuitioon pohjautuvan optimoinnin lisäksi optimointia voidaan tehdä matemaattisesti. Matemaattisen optimoinnin menetelmät ovat vuosikymmeniä ja vuosisatojan vanhoja, mutta teknologisen kehityksen myötä ne ovat tullut osaksi meidän arkea: kun esimerkiksi syötät Google Mapsiin osoitteen, osaa sovellus sekunnin murto-osissa laskea lyhimmäin tai nopeimman reitin määränpäähän. Tämä reittisuositus perustuu taustalla tapahtuvaan matemaattiseen optimointialgoritmiin.

Mitä matemaattinen optimointi sitten lopulta on? Yksinkertaistettuna matemaattinen optimointi on parhaan mahdollisen (minimin tai maksimin) ratkaisun löytäminen tilanteeseen, jossa vallitsee rajoituksia. Rajoituksista johtuen mahdollisten ratkaisujen määrä on äärellinen eli siis löydettävissä. Kuulostaako edelleenko monimutkaiselle? Otetaanpa esimerkkitapaus, jossa voitaisiin hyödyntää matemaattista optimointia: valmistustoimintaa harjoittavalla yrityksellä on käytössä sales & operations planning -suunnitteluprosessi, jolla yritys pyrkii tasapainottamaan heidän tuotteisiin kohdistuvaa kysyntään (myynti) ja tarjontaa (valmistus). Yrityksen myyjät osallistuvat aktiivisesti myynnin ennustamiseen ja tuottavat koko ajan rullaava ennustetta. Tämä myyntiennuste toimii pohjana tuotannon suunnittelulle. Tuotannon suunnittelu – eli mitä valmistetaan, missä tuotantolaitoksessa ja koska – on kuitenkin esimerkkiyrityksessä manuaalinen ja intuitioon perustuva prosessi, jossa tuotannon suunnittelija jakaa kysyntää tuotantolaitoksille oman näkymyksensä perusteella. Se on myös altis ulkopuolisille vaikuttimille, esimerkiksi äänekkäimpien myyjien vaatiessa priorisoimaan omia tuotteitaan ja asiakkaitaan. On hyvin todennäköistä, että tämä täysin intuitioon perustuva suunnitteluprosessi ei saa aikaan parasta mahdollista myyntikatetta.

Matemaattinen optimointi astuu mukaan kuvioon tässä kohtaa: kokemusperäisen tuotannon suunnittelun sijaan yrityksen olisi mahdollista hyödyntää matemaattista optimointialgoritmia, joka laskisi tunteettomasti parhaan myyntikatteen (eli hyötyfunktion maksimin) tuottavan tuote-mixin annettujen rajoitteiden vallitessa (myynnistä tuleva kysyntä, tuotteiden myyntihinnat & tuotekustannukset, tuotantokapasiteetti). Tarkoittaako tämä sitten, että tuotannon suunnittelijaksi pitäisikin palkata matemaatikko laskemaan optimaalisin tuotantosuunnitelma? Ei, tämä ei tarkoita sitä. Matemaattinen optimointi on todella monimutkaista ja haastavaa matematiikka, mutta nykyään optimointialgoritmit voidaan tuoda osaksi ihan normaalia sales&operations planning -suunnittelutyökalua ilman, että käyttäjän tarvitsee ymmärtää varsinaista optimointialgoritmia. Liiketoimintakäyttäjän vastuulla on edelleen optimointitehtävän rajoitteiden syöttäminen, mutta ne ovat juuri niitä asioita, joita muutenkin suunnittellaan: myynti, kustannuksia, kapasiteettia ja niin edelleen. Varsinainen optimointi tapahtuu kirjaimellisesti nappia painamalla.

Edellä kuvattu on vain yksi esimerkki matemaattisen optimoinnin soveltamiskohteista. Muita sovelluskohteita löytyy liki rajattomasti, sillä onhan yrityksen johtaminen itse asiassa optimointia puhtaimmillaan: käytettävissä olevat resurssit on saatava allokoitua parhaimmalla mahdollisella tavalla.

Olemme mukana IBM Think Helsinki 2018 -tapahtumassa 1.11.2018, jossa demoamme IBM Planning Analytics & Watson Studio -työkaluilla matemaattista optimointia hyödyntävää henkilöstön työvuorosuunnittelua. Tule vierailemaan pisteellämme ja näe mitä matemaattinen optimointi on käytännössä!



Tunnelmia IBM Analytics Universitystä Tukholmasta 17.-20.9.2018

17.-20.9.2018 järjestettiin Tukholmassa IBM Analytics University 2018, mihin myös Intito lähetti oman edustuksensa paikan päälle. Kyseessä oli IBM business analytiikan vuoden ykköstapahtuma Euroopassa ja paikalla oli arviolta noin reilu 500 innokasta osallistujaa koostuen sekä asiakkaista että business partnereita.

Analytics University tapahtuman ajatuksena on tarjota tilaisuus verkostoitumiseen sekä keskittyä enemmän nimensä mukaisesti aihealueen ja tuotteiden opiskeluun. Luonnollisesti samalla tarjotaan osallistujille viimeisin informaatio IBM:n analytiikan saralta sekä julkistetaan tuotteiden uusia versioita. Tapahtumassa järjestetään yli 100 luentotyyppistä sessiota sekä myös vähän pidempiä hands-on lab sessioita, joissa osallistujat pääsevät IBM:n edustajien opastamana itse kokeilemaan ja opiskelemaan tuotteita ja niiden ominaisuuksia.

Tapahtuma alkoi jo perinteeksi muodostuneilla Jameilla. Kyseisissä Jameisssa, mitkä järjestetään edellisenä iltana ennen virallisen ohjelman alkua, partnerit ja asiakkaat pääsevät kuulemaan IBM:n tuotetiimien viimeiset kuulumiset Planning Analyticsin sekä Cognos Analyticsin osalta. Lisäksi Jameissa osallistujat pääsevät keskustelemaan pienissä ryhmissä IBM edustajien kanssa. Jamit ovat olleet perinteisesti hyvin suosittuja juurikin tästä syystä, että käyttäjät pääsevät keskustelemaan suoraan niiden kanssa, jotka nimenomaan vaikuttavat kyseisten tuotteiden kehitykseen ja samalla myös IBM saa arvokasta palautetta suoraan käyttäjiltä.

Eräs tapahtuman huippuhetki oli jo ensimmäisen kokonaisen päivän aamulla järjestettävä Keynote, missä tällä kertaa oli esiintyjänä erittäin inspiroiva Bonita Norris, joka on nuorin Mount Everestin huipun valloittanut brittinainen. Kahden vuoden matka kiipeilyn aloittamisesta maailman kirjaimelliselle huipulle oli motivaatiotarina oikeanlaisten päätöksien tekemisestä, määränpään visualisoinnista ja ylivoimaisten esteiden voittamisesta. Passion. Visualize. Make decisions. What’s the worst that could happen? Focus – do not fret. Make right decisions. Look back. Little things make the biggest difference. Last steps are easy.

 

Konferenssi oli täynnä mielenkiintoisia sessioita, joissa kerrottiin Cognos Analyticsin (CA), Planning Analyticsin (PA), Watson Studion (tunnettiin aikaisemmin nimellä DSX) ja lukuisten muiden analytiikkatuotteiden sekä uusista ominaisuuksista että annettiin tietämystä ylipäätään toiminnallisuuksista. Oman ekstra-mielenkiinnon tapahtumaan loi myös lukuisat asiakastarinat. Esimerkkinä voisi mainita kahden suomalaisen yrityksen Sato (Ruslan Paasonen) sekä HUS (Jukka Salama) tarinat Planning Analytics Cloudiin siirtymisestä sekä Cognos 10 ympäristön päivityksestä Cognos Analytics Cloudiin.

Tämänkaltaisten konferenssien parasta antia ei ole pelkästään päivän sessiot vaan mahdollisuus tutustua hyvin lähellä tuotekehityksessä mukana oleviin ihmisiin ja verkostoitumaan osallistujien kanssa. Kiitokset IBM:lle jälleen kerran mahtavan tapahtuman järjestämisestä ja kiitokset etenkin asiakkaille, joita oli paikalla varsin runsaslukuisesti Suomestakin ja kiitokset myös partnereille mielenkiintoisista keskusteluista.

Seuraavaksi IBM saralla on jo näköpiirissä marraskuun alussa järjestettävä IBM Think Helsinki 2018 Messukeskuksessa, mihin myös Intito osallistuu leveänä rintamana. Stay tuned for more!

 



Kuuma kesä ja IFRS 16

Kesän ja lomakauden ollessa kuumimmillaan ei tahti yritysten talousosastoilla ole silti hidastunut. Siitä on pitänyt osaltaan huolen ensi vuoden alussa voimaanastuva IFRS16 standardi. Tämä on näkynyt voimakkaasti Intitonkin alkuvuoden tekemisessä. Ensimmäiset hankkeemme alkoivat helmi-maaliskuussa, joten nyt on hyvä hetki avata hieman käytännön kokemuksia standardin implementoinnista järjestelmähankkeen näkökulmasta. Standardin ollessa ylätasolla suhteellisen yksinkertainen – vuokrasopimukset tulee jatkossa pääsääntöisesti raportoida taseessa – sisältyy siihen kuitenkin lukemattomia yksityiskohtia, jotka tekevät standardin soveltamisesta monessa kohtaa haasteellisen. Tässä kirjoituksessa tiivistämme havaintomme kolmeen kohtaan, jotka ovat erityisesti nousseet esiin käyttöönottoprojekteissa.

1. Sopimusten kerääminen, tulkinta ja tallettaminen

Ilman sopimusrekisteriä ei synny laskentaa. Tämä on asiakkaiden kannalta ylivoimaisesti se työläin vaihe saada sopimusdata yhteen paikkaan harmonisoituna, oikein tulkittuna ja validoituna. Tähän ei vielä AI taikka koneoppiminen oikein auta vaan ratkaisuna joudumme tarjoamaan enneminkin raakaa työtä. Sopimusten tulkinnassa, ja niiden konfiguroinnista laskentaratkaisuun, vastaan on tullut muun muassa seuraavia asioita:

  • toistaiseksi voimassa olevien sopimusten käsittely
    • standardi ei ota suoraan kantaa miten toistaiseksi voimassa olevat sopimukset tulisi käsitellä
    • tavalla tai toisella sopimuksella on määritettävä aloitus ja lopetuspäivämäärät tai luokiteltava se vähäarvoiseksi
  • indeksoinnit
    • indeksit vaihtelevat maittain
    • indeksoinnin perusta on kiinnitetty tiettyyn vuoteen oikean pisteluvun saamiseksi (esim. kuluttajahintaindeksi 2010=100)
    • indeksin muutoksen vaikutus vuokratasoon yleensä säädelty pohja/kattoarvoilla
    • miten indeksejä päivitetään ja mistä lähteestä ne saadaan automaattisesti luettua sisään
  • diskonottokoron määrittely
    • miten määritellään ja ohjeistetaan yksittäisellä sopimuksella käytettävä diskonttokorko
    • keskitetyssä ratkaisussa oikea diskonttokorko on kyettävä kohdistamaan automaattisesti sopimukselle muun muassa sopimuksen keston, yrityksen valuutan ja muiden yrityksen ylläpitämien parametrien (esim. preemiot) mukaan

2. Valuuttakurssaus

Vuokrasopimus voi olla määritelty eri valuutassa kuin mikä juridisen yrityksen kotivaluutta on. Tällöin on päätettävä, millä valuuttakurssilla vuokrasopimuksen laskennasta syntyvät IFRS 16 -kirjaukset käännetään yrityksen kotivaluuttaan. Kurssausmetodeja tarvitaankin useampia ja näiden eroista syntyvä kurssiero on kyettävä laskemaan automaattisesti. Tiivistetysti ei-kotivaluutassa oleva sopimus arvostetaan yrityksen kotivaluuttaan seuraavin periaattein:

  • Käyttöomaisuuserä (Right of Use Asset) ja siitä myöhemmin laskettavat poistot arvostetaan historialliseen valuuttakurssiin eli sopimuksen alkamisajankohdan valuuttakurssiin. Historiallisen kurssin ajankohdan määrittämisessä on lisäksi huomioitava yrityksen soveltama siirtymäsäännös.
  • Vuokrasopimusvelka arvostetaan kauden päätöskurssiin, jolloin velan uudelleenarvostuksesta syntyy tuloslaskelmavaikutteinen (realisoitumaton) kurssivoitto/tappio -erä.
  • Tuloslaskelmaan kirjattava koron osuus joko kauden keskikurssilla tai päätöskurssilla.

3. Peruutusviennit ja integraatiot lähde/kohdejärjestelmiin

Vuokrasopimusten tuonti taseeseen synnyttää omaisuuserän lisäksi vuokrasopimuksen velan. Tätä laskentaa ohjaa yksi entiteetti ja se on sopimus. Juokseva kirjanpito ja maksuliikenne perustuu kuitenkin laskuihin. Vuokrasopimusten aktivointi ei muuta sitä käytäntöä, että leasing toimittajat lähettävät jatkossakin sovituin aikavälein yritykselle laskun palveluistaan. Peruutusvientien logiikan mallintamisessa eteen on tullut seuraava käytännön dilemma:

Kirjanpitäjällä on kuukauden päätteessä pöydällään sekä uusi vuokrasopimus (astunut voimaan kuluvana kuukautena) että kyseiseen vuokrasopimukseen liittyvä ensimmäinen lasku. Lasku erääntyy kahden kuukauden päästä laskun päiväyksestä. Käyttöomaisuuserä ja leasingvelka kirjataan standardin mukaan sillä hetkellä, kun sopimus on astunut voimaan. Miten kirjataan ostolasku, koska ostovelkaa vastaava summa on jo osa kirjattua leasingvelkaa (ja leasing velka jaetta pitkä- ja lyhytkaiseen velkaan)? Jos lasku jätetään kirjaamatta, miten muodostetaan FAS:n mukainen vuokrakulu?

Käytännössä IFRS 16 kirjaukset on sovitettava yrityksen juoksevaan kirjanpitoon. Tällöin kirjausketju koostuu tyypillisesti kulun ja ostovelan peruuttavista viennistä sekä IFRS 16 mukaisesta lopputuloksesta (korko ja poisto tulokseen sekä RoA:n arvoa alentamaan, velan vähennys maksua vastaan jne). Viimeistään tämän logiikan rakentamisessa integraatioineen kainalot ovat kostuneet muutenkin kuin helteiden johdosta! Hyvää kesää!



Modernin talousohjauksen viitekehys – osa 2: jatkuva laskenta menestystekijänä

Johdanto

Eräs päämiehistämme on viljellyt viestinnässään konseptia jatkuvasta laskennasta (Continuous Accounting). Konsepti haastaa perinteiset toimintatavat kauden katkoon keskittyvistä ja jyrkästi kumuloituvista kirjanpidon rutiineista. Johtava ajatus on se, että iso osa kauden katkoa kuormittavista rutiineista voidaan edistyneen teknologian avulla automatisoida ja hoitaa alta pois jo keskellä kuuta. Tehtävien luonne muutetaan mahdollisimman pitkälle jatkuvaksi, jolloin työn kuorma tasoittuu, datan validointi ja jalostus informaatioksi nopeutuu, ja tiedon laatu ja kontrollit paranevat. Käytännön esimerkkinä tästä on tasetilien täsmäytyksen automatisointi. Kun valtaosa tilien täsmäyttämisrutiineista voidaan automatisoida (mukaan lukien tarkastus ja hyväksyntä), jää kirjanpitäjille enemmän aikaa suorittaa lisäarvoa tuottavia töitä kauden päätteessä, kuten analyyttista tarkastusta.

Kun itse elin controllerina lähes kymmenen vuotta arkea, jossa 12 kertaa vuodessa hypättiin viikoksi pimeään päähän sulkemaan kirjat ja raportoimaan, ei konseptin myyminen allekirjoittaneelle ollut kovin vaikeaa. Lähestymistavan vakuuttavuudesta inspiroituneena aloimmekin Intiton sisällä miettiä sen soveltuvuutta myös muussa laskentatoimessa. Huomasimme, että sama jatkuvan tekemisen filosofia tulisi olla ohjaavana tekijänä myös muissakin laskennan prosesseissa kuin pelkästään kirjanpidossa.

Jatkuvan laskennan kolme pointtia

Kiteytimme näkemyksemme modernin taloushallinnon ja controllingin menestystekijöistä kolmeen kohtaan, joita avaamme alla olevissa kappaleissa. Ensimmäiseksi jaamme laskennan prosessit kolmeen vastuualueeseen, joihin laskentatoimen eri tehtävät voidaan sisällyttää. Toiseksi kuvaamme vastuualueiden sisällä tehtäviä, joiden muuttaminen jatkuvaksi  auttaa talous- ja controlling-toimintoja niiden tontille sisältyvien haasteiden ratkaisemisessa. Kolmanneksi tarkastelemme kokonaisuuden merkitystä ja suunnittelua kustannustehokkaan ja toimivan ratkaisun luomiseksi.

1. Laskentatoimen kolme osa-aluetta

Ensiksi jaamme laskentatoimen kokonaisuuden kolmeen eri osa-alueeseen eli toimintoon. Nämä ovat:

  • Kirjanpito
  • Raportointi
  • Suunnittelu

Toiminnot voidaan käsittää myös vastuualueiksi, joiden järjestämis- ja hallintovastuussa talousjohto on. Ne eivät ole toisistaan irrallisia vaan ne muodostavat riippuvuussuhteet toisiinsa. Toimintojen organisointi käytännön tasolla ei välttämättä noudata yllä olevaa jaottelua, vaan tiimien tai henkilöiden vastuualueet ovat usein monisyisempiä. Laskentatoimen organisoinnista ulkoisen ja sisäisen laskennan kesken olen kirjoittanu aiemmin blogissamme.

2.  Jatkuvan tekemisen filosofia

Näkökulmalla jatkuva viitataan tässä siis reaaliaikaiseen tai lähes reaaliaikaiseen datan keräämiseen, käsittelyyn ja prosessointiin. Jokaisessa toiminnossa tunnistimme avainprosessit, joiden muuttaminen luonteeltaan jatkuviksi auttaa talousosastoa tukemaan liiketoimintaa tehokkaammin ja laadukkaammin. Avataan seuraavaksi jatkuvan toiminnan luonnetta eri toiminnoissa.

Continuous Accounting (Kirjanpito)

Paperitonta kirjanpitoa on tavoiteltu ja tehostettu jo reilusti yli kymmenen vuotta muun muassa sähköisten ostolaskujärjestelmien avulla. Myös maksuliikenteen automatisointi on ollut tätä päivää jo vuosia, ja isojenkin transaktiomäärien hallinnasta ei ole enää pitkään aikaan muodostunut haastetta menneen tapaan. Sen sijaan kauden päätösten hallinta ja niihin liittyvät kriittiset rutiinit perustuvat vielä useilla yrityksillä Excel-pohjaisiin virityksiin. Näiden automaatioaste on huono ja työn luonne keskittyy vahvasti kauden katkon ympärille.

Kirjanpidon vastuualueeseen kuuluu myös sisäisen valvonnan ja kontrolliympäristön luominen ja järjestäminen. ”Doing the the right when no one is watching” on hyvä perusta taloushallinnon eettiselle normistolle, mutta toimiva kontrolliympäristö vaatii tämän lisäksi aidosti sisäänrakennetut, jatkuvat, kontrollit. Kirjanpidon prosessien laadulla ja tehokkuudella on suora vaikutus raportoinnin vastaaviin mittareihin. Kirjanpidon muuttamisella luonteeltaan jatkuvaksi voidaan vaikuttaa dramaattisesti myös raportoinnin laatuun ja tehokkuutteen.

Continuous Reporting (Raportointi)

Raportointi voidaan nähdä jatkeena edelliseen, jossa kirjanpito muodostaa kivijalan, jonka päälle  talousraportoinnin ydin rakennetaan. Tässä yhteydessä raportoinnilla ymmärretään myös muutakin kuin kirjanpitoon pohjautuvaa raportointia kuten operatiivista myyntien, projektien ja henkilöstötietojen raportointia. Myös tuote- ja asiakaskannattavuuslaskennan ratkaisut luemme raportoinnin vastuualueeseen.

Tehokkaasti toteutettu tietovarasto automatisoitune integraatioineen on useimmiten toimivin ratkaisu erilaisten liiketoimintaa tukevien raportointitarpeiden tyydyttämiseen. Tämänkin kokonaisuuden suunnittelussa jatkuva voidaan nähdä ohjaavana tekijänä esimerkiksi integraatioiden ja latausten toteutuksissa, muutosten hallinnassa ja laskentaa ohjaavien parametrien ylläpidossa. On sanomattakin selvää, että muuttuneet tiedot (mukaan lukien perustiedot) täytyy heijastua raporteilla automaattisesti ja nopeasti ilman mittavia erityisponnisteluita. Kolmesta vastuualueesta raportoinnin saralla jatkuvan tekemisen metodi on varmasti pisimmällä.

Continuous Planning (Suunnittelu)

Myös talouden suunnittelun saralla vallassa on edelleen kertaluonteinen massiivinen harjoitus, jota myös (vuosi)budjetoinniksi kutsutaan. Budjetoinnin mielekkyydestä tai mielettömyydestä on kirjoitettu paljon, ja yrityksemme näkemys tästä ei aiheuttane yllätystä. Olemme aiemmin tuoneet esiin näkemyksiämme integroidusta liiketoiminnan suunnittelusta, ja sen takana seisomme edelleen. Ymmärrettiinpä jatkuvalla suunnittelulla sitten rullaavaa budjetointia tai ennustamista, kysynnän kautta myynnin ja tuotannon suunnittelua (sales and operations planning eli SOP) tai työvuorosuunnittelun integrointia talouden ennusteprosessiin, kaikissa ohjaavana tekijänä on suunnittelun jatkuva luonne. Näkemys tulevasta täytyy kerätä organisaatiosta säännöllisesti, mutta järkevällä tavalla, ja kerätty tieto on mallinnettava haluttuun muotoon nopeasti ja luotettavasti.

3. Kokonaisarkkitehtuuri

Jatkuvan laskennan näkökulmaan sisältyy myös laskenta-arkkitehtuurin kokonaisuuden suunnittelun tärkeys. Aiemmin todettiin jo, että kaikki kolme vastuualuetta ovat vahvasti riippuvaisia toisistaan. Suunnittelu esimerkiksi tarvitsee tuekseen jatkuvasti päivittyvät toteumatiedot, toteumien luotettavuus varmistetaan kirjanpidon prosesseihin upotetuilla kontrolleilla jne. Toisin sanoen, koskettaessa yhteenkin näistä kolmesta alueesta, menee se väistämättä läpi kahteen muuhunkin.

Käytännössä tämä luo tarpeen tietynlaiselle tekniselle alustalle (platform), johon laskentaratkaisut voidaan liittää ja niiden välisten integraatioiden suunnittelua ja toteuttamista. Nykypäivän ratkaisuissa esimerkiksi tilikartta ylläpidetään yhdessä järjestelmässä, ja samaa rakennetta käytetään suunnittelussa ja raportoinnissa ilman viiveitä tai manuaalisia ylläpitotoimenpiteitä. Teknologiaa valitessa sen kyvykkyyksiä kannattaa tarkastella sekä toiminnoittain (esim. suunnittelu- vs. raportointiominaisuudet) että sen soveltuvuutta kokonaisarkkitehtuuriin (Voinko ratkaista tällä myös muita ongelmia? Kuinka hyvin ratkaisu integroituu muihin järjestelmiin?). Näiden painotuksilla voi olla isokin ero eri ratkaisujen hyväksi.

Yhteenveto

Talousjohdon haasteiden ratkaisujen miettiminen vaatii ensin aina syvällisen ymmärryksen tämänhetkisestä tilanteesta ja ympäristöstä.  Yllä kuvattu malli auttaa kuvaamaan, analysoimaan ja priorisoimaan yrityksen talouden ohjaukseen liittyvien toimintojen nykytilaa. Prosessien ja niihin sisältyvien haasteiden sijoittaminen oikeisiin lokeroihin takaa sen, että ongelmat ratkaistaan oikeassa järjestyksessä, asianmukaisin välinein ja ennen kaikkea varmistetaan kokonaisuuden toimivuus. Tavoitteena on tuottaa tehokkaita ja yhtenäisiä ratkaisuja, jotka tukevat yrityksen strategiaa ja mukautuvat joustavasti alati monimutkaistuvaan liiketoimintaympäristöön.

 

 

 

 

 



Projektin ennustamisen ydin

Projektien hallinta on keskeinen taito monien organisaatioiden suorituskyvyn johtamisessa. Vahvimmin projektien vaikutus näkyy luonnollisesti organisaatioissa, joiden tuotteet tai palvelut tuotetaan projekteina. Tällöin projektien hallinnan täytyy olla kunnossa tai koko organisaation suorituskyky romahtaa. Esimerkiksi, Caverion on julkisesti myöntänyt, että heidän viime aikojen vaikeudet johtuivat mm. epäonnistuneesta projektien hallinnasta. He joutuivat antamaan viime vuonna neljä tulosvaroitusta, tekemään kymmenien miljoonien alaskirjaukset, aloittamaan laajat saneeraustoimet ja vaihtamaan toimitusjohtajaa (uutinen aiheesta). Muillakin organisaatioilla on projekteja etenkin investoinneissa ja prosessien kehittämisessä. Vaikka näillä organisaatioilla on yleensä vähemmän projekteja, voi suuri ERP-projekti olla organisaation menestyksen kannalta kriittinen (Oriolan tapaus). Tässä tekstissä keskitytään projektin ennustamiseen ja samalla käsitellään siihen läheisesti yhteydessä olevia muita projektinhallinnan osa-alueita, kuten suunnittelua ja seurantaa.

Ennustamisella projekti paremmin haltuun

Ennustamisen avulla pyritään hahmottamaan mihin projektissa ollaan menossa. Ennuste antaa vastauksia siihen, mikä tulee olemaan projektin todennäköinen lopputulos ja mitkä ajalliset, rahalliset ja laadulliset vaikutukset eri toimenpiteillä on projektin kokonaisuuteen. Projektin elinkaaressa ennustaminen tulee kuvioihin, kun projektisuunnitelma on tehty ja projektin toteutus on käynnistetty. Projektisuunnitelma on ennusteen lähtökohta ja siitä ilmenee kuinka kauan projekti kestää, mitä projektin aikana tehdään ja mitä se maksaa. Ennustamisella reagoidaan projektin aikana tapahtuneisiin asioihin ja muutetaan alkuperäisen suunnitelman arvioita tarpeen mukaan kuvaamaan todellista projektin etenemistä. Ennustaminen on aina arviointia ja mitä suurempi kokonaisuus on kyseessä, sitä vaikeampi sitä on ennustaa. Tähän haasteeseen tuo apuja projektin pilkkominen osiin. Projektin toimituselementtejä pilkotaan osiin, kunnes yksittäiset osat ovat niin pieniä, että niille voidaan kohtuullisesti muodostaa aika- ja kustannusennuste.

Edellisessä kappaleessa sivuttiin jo projektinhallinnan perinteisen kolmiomallin elementtejä, jotka ovat aika, kustannus ja laatu. Tämä kolmiomalli on esiintynyt kirjallisuudessa vuosikymmeniä. Mallista on hieman eri versioita ja toisinaan laatu on korvattu termillä laajuus (scope). Käytännössä laatu ja laajuus molemmat ottavat kantaa siihen saako asiakas projektista sen mitä hän odottaa saavansa. Malli tuo selkeästi esiin sen haasteen, että projektissa näitä kolmea elementtiä ei voi kaikkia painottaa yhtä aikaa. Esimerkiksi, tietyn aikataulun pitäminen projektissa vaatii todennäköisesti myönnytyksiä projektin kustannuksissa tai laadussa. Huippulaadun vaatimus puolestaan todennäköisesti vaatii sekä aikaa että rahaa. Projektin etenemisen kannalta on syytä tunnistaa, mikä näiden elementtien tärkeysjärjestys on. Sen avulla varmistetaan, että projektin aikana tehdyt päätökset pyrkivät johdonmukaisesti samaan tavoitteeseen.

Aika, kustannus ja laatu – ennusteen komponentit

Kokonaisuudessaan projektin ennustaminen voi sisältää seuraavia osa-alueita: kesto, valmiusaste, tulot, kustannukset, osatuloutus, kassavirta, seuranta ja päätöksenteko. Ennusteprosessin laajuudella vaikutetaan siihen, mitkä kaikki näistä ovat osa prosessia. Esimerkiksi, tulot ja kustannukset riittävät useissa tapauksissa hyödylliseen ennusteeseen ja muita osa-alueita voidaan lisätä tarpeiden kehittyessä. Seuranta ja päätöksenteko ansaitsevat vielä erityismaininnan, sillä ennustamisen keskeinen tavoite on pyrkiä seuraamaan projektin etenemistä ja tarvittaessa päätösten avulla ohjata toimintaa haluttuun suuntaan.

Projektin ajan eli keston ennustaminen antaa kuvaa projektin aikataulun pitävyydestä ja valmiusasteesta. Yksi keino ennustaa kestoa on käyttää ansaitun arvon käsitettä ja sitä hyödyntävää menetelmää (Earned Value Management, eli EVM). Tarkoituksena on arvioida projektin edetessä, miten paljon kokonaiskestosta tai aikataulusta on saatu valmiiksi. Tätä kutsutaan ansaituksi kestoksi tai aikatauluksi ja se voi poiketa hyvinkin paljon projektiin todellisuudessa käytetystä ajasta. Tämän avulla pystytään tekemään ennuste jäljellä olevalle kestolle ja myös vertailemaan sitä alkuperäiseen suunnitelmaan. Tässä kirjoituksessa ei ole syytä pureutua tarkemmin käytettäviin kaavoihin, koska ne ansaitsevat ja vaativat oman tekstin aiheen laajuuden vuoksi. Ajan ennusteen tarkkuudessa suuri haaste on silloin, kun resurssit ovat hyvin rajalliset tai niiden saatavuus on vaihtelevaa. Tällöin pienikin muutos suunnitelmaan voi aiheuttaa suurta heilahtelua projektin lopullisessa kestossa. Tällaisessa tilanteessa kannattaa seurata tilannetta tarkasti ja mahdollisuuksien lievittää pullonkaulojen tilannetta etukäteen.

Projektin talouden ennustamiseen sisältyy tulojen ja kulujen ennustaminen. Lisäksi kiinnostavia asioita voivat olla projektin osatuloutus ja kassavirta. Tulojen ennustaminen on yleensä suoraviivaisempaa kuin kulujen ennustaminen, sillä se yleensä perustuu projektisuunnitelmassa sovittuun laskutusaikatauluun. Tässä on toki omat haasteensa, jotka liittyvät erimielisyyksiin projektin etenemisestä ja asiakkaan mahdollisiin maksuvaikeuksiin. Projektin kustannuksien ennustamiseen on käytössä useampia keinoja. Laskennan osalta yksinkertainen menetelmä on lineaarinen ennuste, joka olettaa että kustannusten tahti pysyy tasaisena läpi projektin. Todellisuudessa kulut harvoin kertyvät lineaarisesti, joten ennuste saattaa olla oikein kokonaistasolla, mutta ei tarkemmalla tasolla. Tämä metodi ei myöskään ota mitenkään kantaa valmiusasteeseen tai aikatauluun. Ero todellisessa ja ennustetussa aikataulussa aiheuttaa poikkeuksetta virheitä kuluennusteeseen. Monipuolisempi tapa ennustaa ja seurata kustannuksia on käyttää edellisessä kappaleessa mainittua EVM-menetelmää. Kustannusten osalta ennusteeseen arvioidaan mikä on jäljellä olevan työn kustannus. Tässä menetelmässä otetaan huomioon sekä aikataulu, että kustannusten epälineaarinen kertyminen. EVM:n käyttöön liittyy paljon laskentaa, joten useimmiten tämän menetelmän käytössä tarvitaan jonkinlainen ennustetyökalu. Osatuloutusta ja kassavirtaa ajatellen lineaarinen menetelmä ei yleensä ole riittävä, sillä ennusteen täytyy olla käytettävä myös esimerkiksi kuukausitasolla.

Projektin laatua ja suorituskykyä pitää pystyä seuraamaan ja hallitsemaan, mutta varsinaista ennustamista siinä on vähemmän. Keskeistä on löytää virheet aikaisin, sillä projektin aikana virheiden vaikutus kertyy ja kasvaa kiihtyvällä tahdilla. Tätä kautta laatu vaikuttaa suoraan projektin kestoon ja kustannuksiin, jolloin koko ennuste voi romuttua projektin laadun virheisiin. Tämä on hyvä pitää mielessä, vaikka ennustetta tehdessä tähän ei yleensä oteta mitenkään kantaa. Toisaalta, kun havaitaan nopeasti virheiden aiheuttamat toimenpiteet, pystytään muuttamaan ennuste vastaamaan todellista tilannetta. Asiaan ehditään reagoimaan ja vältytään yllätyksiltä projektin loppumetreillä. Laadussa ei pelkästään ole kyse virheistä, vaan myös projektin laajuus on osa laatua. Jos joudutaan pudottamaan suunnitelmasta osia pois esimerkiksi aikataulu-haasteiden takia, lopputulos ei vastaa asiakkaan odotuksia. Laatu ei tällöin vastaa alkuperäistä suunnitelmaa.

Ennuste luotettavammaksi

Herkkyysanalyysilla ennusteeseen saadaan lisäarvoa tuomalla esiin kriittiset aikatauluun ja kustannuksiin vaikuttavat kohdat. Tämä vaatii enemmän työtä ennustusta tehdessä, sillä herkkyysanalyysi vaatii vähintään kolmen ennusteen tekemisen: Paras, huonoin ja realistinen ennuste. Herkkyysanalyysiin lopputuloksiin päästään kiinni, kun lasketaan projektin jokaisen osan eri skenaarioiden yhdistelmien lopputulema. Tämän avulla nähdään mille välille projektin kesto ja kustannukset osuvat suurella todennäköisyydellä. Lisäksi pystytään tunnistamaan lopputuloksen kannalta kriittisimmät kohdat. Kolmipistemenetelmän sijaan voidaan harvinaisissa tapauksissa käyttää todennäköisyysjakaumaa, jolla voidaan simuloida herkkyysanalyysia tarkemmalla tasolla. Haasteena tässä on se, että projektit ovat yleensä uniikkeja, eikä näille saada määriteltyä järkevää todennäköisyysjakaumaa.

Yhteenveto

Projektin ennustaminen on ensisijaisesti seuranta- ja hallintatyökalu, jonka avulla pyritään parantamaan projektin aikana tehtävien päätösten laatua. Projektin ennuste pyrkii antamaan todellisen kuvan siitä, missä vaiheessa projekti on ja missä aikataulussa ja millä kustannuksilla projekti todennäköisesti saadaan valmiiksi. Näiden tietojen perusteella pystytään tekemään päätöksiä, joilla voidaan ohjata projektia suunniteltuun suuntaan. Säännöllinen hyvin tehty ennuste tuo myös esiin ongelmakohdat ajoissa, jolloin virheiden vaikutus kokonaisuuteen ei ole vielä ehtinyt karata käsistä. Yllätyksiin ehditään reagoimaan ajoissa.



Modernin talousohjauksen viitekehys – osa 1: talousjohdon muuttuva toimintaympäristö

Olemme Intitossa näköalapaikalla. Kohtaamme työssämme talousjohtajien päivittäiset haasteet ja alati monimutkaistuvan toimintaympäristön. Talousjohdon sopeutuminen ja menestyminen vaativat analyysin talousjohdolle painetta lisäävistä tekijöistä. Tiivistimme neljään trendiin talousjohtajien tänä päivänä kohtaamat haasteet:

1. Liiketoiminnan monimutkaistuminen

Tänä päivänä ei liene yhtään toimialaa, johon digitalisaatio ei vaikuttaisi. Digitalisaatio on todellinen paradigman muutos, joka luo aivan uudentyyppisiä liiketoimintamalleja haastaen perinteiset toimijat. Olemme nähneet niin sanotun alustatalouden nousun, kuten esimerkiksi Uber ja AirBnB. Näiden uusi liiketoimintamalli laittaa toimialan vakiintuneet toimijat ahtaalle ja toisaalta madaltaa toimialalle tulon kynnystä. Uusissa liiketoimintamalleissa uutta on myös ansaintamalli, jonka ymmärtäminen ja muuttaminen kannattavaksi liiketoiminnaksi voi olla haastavaa. Esimerkiksi moni tunnettu pilvipalvelutoimittaja kamppailee kannattavuuden kanssa, operatiivisen toiminnan pyöriessä pitkään ulkopuolisten rahoittajien varassa. Tämä yhtälö vaatii tasapainoilua talousjohdolta.

Monimutkaistuva liiketoiminta haastaa taloudenjohtamista kahdesta suunnasta. Ensiksi monimutkaisempi liiketoiminta tarkoittaa myös monimutkaisempia talouden prosesseja. Liiketoiminnan pyöriessä yhä enemmän aineettomien omaisuuserien ympärillä joudutaan esimerkiksi arvostus- ja tulouttamisperiaatteiden soveltamista pohtimaan uudella tavalla. Lisäksi yritykset toimivat usein  monimutkaisissa toimitusketjuissa, joiden reaali- ja rahaprosessien ymmärtäminen on vaativaa. Esimerkki tästä on jälleenmyyjille kuuluvien alennusten, hyvitteiden ja muiden kannustimien laskeminen ja maksaminen. Toiseksi monimutkaisemmat liiketoimintamallit vaativat controllereilta yhä syvempää liiketoimintaosaamista, jotta he pystyvät tarjoamaan liiketoiminnan päätöksenteolle riittävän tuen.

2. Compliance-huolet

Englannin kielen termi compliance on terminä haastava, eikä sille löydy napakkaa suomennosta. Se voidaan kääntää vaatimuksenmukaisuudeksi, joka ei kuitenkaan kuvaa sen sisältöä  riittävästi. Compliance termillä tarkoitetaan lakien, sääntöjen ja määräysten noudattamista. Se kattaa sekä yrityksen ulkopuolelta tulevat vaatimukset kuten lait, että yrityksen sisäisen ohjeistuksen, jolla yritetään muun muassa estää taloudellisia väärinkäytöksiä. Edellisessä kappaleessa kuvattu liiketoiminnan monimutkaistuminen aiheuttaa talousjohdolle myös compliance paineita Monimutkaisempi liiketoiminta tarkoittaa lisää riskejä, jotka täytyy ensin tunnistaa ja sen jälkeen niihin on pystyttävä varautumaan.

Vapaa kauppa ja globalisaatio ovat vähentäneet kaupankäynnin esteitä ja avanneet uusia markkinoita yrityksille. Sen vuoksi on paradoksaalista, että samaan aikaan yritysten kohtaama sääntely ei juurikaan ole helpottunut. Globaali talous vaatii, että yritysten tulee pystyä raportoiminaan taloudellista tilaansa läpinäkyvämmin ja yhteisesti sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Suomessa julkisesti noteeratut yrityksen ovat olleet velvoitettuja laatimaan tilinpäätöksensä kansainvälisten IFRS-standardien mukaan jo yli kymmenen vuoden ajan. IFRS-standardit ovat elävä kokoelma, joka täydentyy muuttuvan toimintaympäristön mukaan koko ajan. Seuraavana käyttöön tulee vuoden 2019 alussa IFRS 16-standardi, joka tuo taseen ulkopuoliset vuokravastuut taseeseen. Tämä on monelle yritykselle suuri ponnistus, jonka toteuttaminen vaatii paljon osaamista, aikaa ja tietojärjestelmiä. Toinen esimerkki sääntelyn lisääntymisestä on vuosien 2007-2008 finanssikriisin jälkeen tapahtunut pankki- ja rahoitussektoria koskevat kasvaneet vakavaraisuusvaatimukset ja uuden viranomaisraportoinnin vaatimukset. Tämän seurauksena myös muiden yritysten rahoituksen saaminen on vaikeutunut. Saadakseen rahoitusta on yritysten yhä paremmin pystyttävä todentamaan taloudellinen suorituskykynsä ja oletukset, joihin tulevaisuuden kasvu ja kassavirrat perustuvat.

3. Reaaliaikaisuuden vaade

Talousosasto on perinteisesti toiminut eräajopohjaisesti; tehdään kuukausikatko ja vuositilinpäätös tai laaditaan vuosibudjetti. Tämä perinteinen vuosikello ei enää ole riittävän herkkä ja läpimenoajaltaan tehokas nykypäivän liiketoiminnan vaatimuksiin. Tietoja yrityksen tilasta, niin taloudellisilla kuin operatiivisilla mittareilla mitattuna, halutaan lähes reaaliajassa. Samalla tavalla kuin ranteessa oleva älykello mittaa koko ajan jokaista liikettämme ja jopa unen laatua, halutaan yrityksen johtamisjärjestelmän olevan koko ajan liiketoiminnan pulssilla ja tunnistavan sieltä indikaattoreita, joihin johdon on reagoitava. Perinteiset toimintamallit ja tietojärjestelmät kipuilevat reaaliaikaisuuden vaatimuksen kanssa, joten talousjohdon on modernisoitava sekä prosesseja että tietojärjestelmiä pysyäkseen muuttuvan toimintaympäristön kyydissä.

4. Tietojen luotettavuus ja oikeellisuus

Luotettavuus ja oikean informaation tuottaminen on ollut talousosaston perustehtävä aina. Jo kirjanpitolain mukaan tilinpäätöksen on annettava oikea ja riittävä yrityksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Luonnollisesti tämä vaatimus koskee myös yrityksen sisäistä johdon raportointia ja tiedon tuottamista. Monimutkaisemmaksi muuttuneessa ja reaaliaikaisuutta vaativassa toimintaympäristössä oikean ja luotettavan informaation tuottamisen vaikeusaste on kasvanut. Tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi tarvitaan uusia kontrolleja ja tapoja varmistaa tiedon laatu. Tässäkin teknologialla on merkittävä rooli.

Kuinka hallita muuttuvaa toimintaympäristöä?

Edellä kuvatut neljä tekijää eivät ole irrallisia, vaan ne kytkeytyvät tiiviisti toisiinsa. Moderni talousjohtaminen on monimutkainen kokonaisuus, jonka hallinta vaatii uudentyyppistä osaamista ja resursseja.  Tätä kokonaisuutta ei voi hallita tehokkaasti, ellei sen taustalla ole nykyisen toimintaympäristön piirteet huomioiva kokonaisvaltainen viitekehys. Me olemme kehittäneet oman viitekehyksen, jolla talousjohto voi ottaa helpommin haltuun vallitsevan toimintaympäristön tuottamat haasteet. Blogi-sarjan seuraavassa osassa avaamme tarkemmin mistä viitekehyksessämme on kyse.

 



IFRS 16 muuttaa vuokrien kirjanpidon

Kansainvälistä tilinpäätösnormistoa IFRS:ää noudattaville yrityksille uudet tai muuttuvat laskentasäännökset tuovat mukanaan haasteita, joiden ratkaiseminen ei usein onnistu pelkästään sormia näpäyttämällä. Yksi muuttuvista säännöksistä on IFRS 16, joka koskee vuokrasopimusten kirjanpidollista käsittelyä. Perinteisesti vuokrasopimusten perusteella maksetut leasingmaksut on kirjattu suoraan tulokseen kuluksi, ja niihin liittyviä omaisuuseriä ei ole tarvinnut näyttää taseessa. Kun tase on pyritty pitämään mahdollisimman ohuena, leasing on usein näyttäytynyt omaa omistusta houkuttelevampana vaihtoehtona.

IFRS 16:n myötä vuokrasopimukset pitää kirjanpidollisesti käsitellä kuitenkin ns. rahoitusleasingina, jolloin vuokrasopimuksen kohteena olevan omaisuuserän arvo on kirjattava taseeseen omaisuudeksi ja poistettava se kohteen taloudellisen käyttöajan aikana. Lisäksi vuokranantajalle maksetuista vuokrista on erotettava koron osuus omalle tililleen, eli leasingin kulu näkyy tuloslaskelmassa sekä poistoissa että rahoituskuluissa. Ainoastaan arvoltaan pienet ja kestoltaan alle vuoden kestävät vuokrasopimukset voidaan jatkossakin kirjata suoraan kuluksi. Uutta standardia sovelletaan 1.1.2019 tai sen jälkeen alkavilla tilikausilla.

Mitä tämä tarkoittaa käytännön kirjanpidon kannalta? Vastaus on yksiselitteinen – lisää työtä. Kuluksi kirjattavat operatiiviset vuokrat kirjautuvat ilman suurempaa stressiä ostoreskontran ja sähköisen laskunkäsittelyjärjestelmän kautta. Vuokrasopimuksia ei kirjanpidon kannalta tarvitse seurata yksilöityinä, vaan riittää, että leasinglaskut maksetaan ajallaan ja kulut kirjataan seurannan kannalta oleellisille kulutileille. IFRS 16 -säännön soveltamisen myötä jokainen sopimus täytyy kirjanpitoa varten käsitellä yksilöitynä omaisuuskohteena, jolloin syntyy tarve perustaa leasingrekisteri vuokrasopimusten tietojen tallettamista ja säilyttämistä varten. Leasingrekisterin sisältämiä oleellisia tietoja ovat muun muassa sopimuksen kesto, arvo, maksuehdot ja käytetty korko (jonka perusteella leasingvelvoitteista lasketaan diskonttaamalla omaisuuserän arvo ja leasingmaksu jaetaan poistoihin ja korkokuluihin). Ilman asianmukaista leasingrekisteriä hyvä hallintotapa ja kirjanpidon audit trail vaarantuvat oleellisesti.

Kuvitellaan, että yrityksen työntekijöilleen tarjoamat työsuhdeautot ovat ”liisattuja”, samoin kuin toimiston käytävillä lymyävät tulostimet ja kopiokoneet. Varastossa pyörivät lukuisat trukkikoneet, joita ei ole aiemmin tarvinnut kirjata taseeseen. Keskisuurestakin yrityksestä löytyy helposti kymmeniä hyödykkeitä, joiden käyttöoikeus perustuu vuokrasopimukseen. Näiden sopimusten kirjanpidollisen käsittelyn muuttaminen IFRS 16-standardin ja verotuksen mukaiseksi pelkkään Exceliin tukeutuen on tehotonta ja virhealtista. Tarve edistyneelle laskentajärjestelmälle on todellinen.

Edellisessä blogissamme kerroimme uudesta kumppanuudestamme Tagetik ohjelmistoyhtiön kanssa. Tagetikilla on erittäin pitkälle viedyn konsernitilinpäätöksen laadintaan tarkoitetun ratkaisun lisäksi tarjota täsmäratkaisu myös IFRS 16 laskennan vaatimuksiin. Kyseessä on koko ketjun hallitseva valmisratkaisu, jonka käyttöönotto on nopea ja jonka avulla standardin asettamat vaatimukset täyttyvät. Ratkaisu on integroitavissa monipuolisesti eri lähdejärjestelmiin. Tagetikiin syntyvän leasingrekisterin perusteella järjestelmä luo automaattisesti muistiotositteet, jotka voidaan yhdistellä konsolidointi- tai kirjanpitojärjestelmän saldoihin halutulla tavalla. Tällä tavalla oikaisujen audit trail on aukoton ja oikaisujen käsittely voidaan ”lokeroida” tehokkaasti ja läpinäkyvästi.

Katso esimakua Tagetikin IFRS 16-ratkaisusta alla olevasta videosta ja osallistu 20.9.2017 klo 10:00-11:00 webinaariimme, jossa kerromme ja näytämme aiheesta lisää. Lisätiedot ja ilmoittautumiset täällä.

 

 

 



Intitosta Tagetik-kumppani

Intito on solminut kumppanuussopimuksen ohjelmistoyhtiö CCH Tagetikin kanssa. Tagetik on markkinoiden monipuolisin talous-  ja controlling-funktion tarpeisiin suunnattu talousohjauksen ratkaistu (engl. financial/corporate performance management). CCH Tagetik on osa hollantilaista Wolters Kluwer -konsernia.

Olemme etsineet tarjontaamme ratkaisua, jossa olisi niin konsernitilinpäätöksen laadintaan, johdon raportointiin kuin liiketoiminnan suunnitteluun tarvittavat toiminnallisuudet yhdessä ratkaisussa. Tagetik tarjoaa kaikki nämä ominaisuudet sekä paljon muuta ja oli sen vuoksi selkeä valinta täydentämään nykyistä tarjontaamme. Erityisesti Tagetikin puolesta puhuivat sen vahvat konsernilaskentaominaisuudet, joita ei muista kilpailevista tuotteista löydy. Tuotteen avulla koko raportointiprosessin läpimenoaikaa aina erillisyhtiöiden raportoinnista konsernitilinpäätöksen julkaisuun voidaan tehostaa merkittävästi. Lisäksi Tagetikin ratkaisua on mahdollista täydentää IFRS-moduuleilla, joiden avulla usein konsernilaskentajärjestelmän ulkopuolella tehtävät erillislaskelmat saadaan osaksi konsernilaskentajärjestelmää ja täydellistä kirjausketjua (audit trail). Näistä esimerkkinä mainittakoon 1.1.2019 voimaan astuva IFRS 16 standardi, joka asettaa huomattavia vaatimuksia leasing- ja vuokrasopimusten käsittelylle konsernitilinpäätöksessä. Raportoinnin lisäksi Tagetik on täysiverinen liiketoiminnan suunnittelujärjestelmä ja siinä on valmiita toiminnallisuuksia sekä kustannusten allokointiin että kustannuslaskentaan.

Tagetikin monipuoliset ominaisuudet on tunnustettu myös alaa seuraavien analyytikkojen toimesta. Tagetik on yksi harvoista tuotteista, joka on sijoittunut erinomaisesti Gartnerin molemmissa CPM Magic Quadrant -tutkimuksissa (Financial Corporate Performance Management ja Strategic Corporate Performance Management) – nämä sijoitukset siis yhdellä ja samalla Unified Perfomance Management Platform -tuotteella.

Tagetik on toteutettu Microsoft SQL Server -alustalle ja integroituu sen vuoksi luontevasti kaikkiin Microsoft tuotteisiin – olipa kyse MS Officesta, Microsoftin BI-välineistä tai Microsoftin ERP-ratkaisusta. Tuotteessa on valmis integraatiorajapinta, jonka avulla rakenteiden (tilikartta ja muut dimensiot) ja datan (toteuma mukaan lukien sisäiset erät) sisäänluku onnistuu saumattomasti sekä MS Dynamics että AX -ratkaisuista.

 

 

 



Budjetointi- ja ennustejärjestelmän ostajan opas 2017

Tänä päivänä markkinoilla riittää tarjontaa budjetointi- ja ennustejärjestelmistä. Lisääntynyt tarjonta ei kuitenkaan ole tehnyt valintaa välttämättä sen helpommaksi.

Olemme toteuttaneet teknologiariippumattoman oppaan budjetointi- ja ennustejärjestelmän hankintaan, jossa käsitellään muun muassa:

  • Millainen on markkinatarjonta Suomessa tällä hetkellä?
  • Mitkä ovat modernin budjetointi- ja ennustejärjestelmän keskeiset toiminalliset vaatimukset?
  • Järjestelmän hankinta pilvestä vai omaan konesaliin?
  • Millaisia muita käyttökohteita modernilla suunnittelujärjestelmällä on budjetoinnin ja ennustamisen lisäksi?

 

Oppaassa on myös yhteistyökumppanimme Houston Analyticsin puheenvuoro edistyneen analytiikan hyödyntämismahdollisuuksista budjetoinnin ja ennustamisen tukena.

Lataa maksuton opas käyttöösi alla olevan linkin kautta:

Budjetointi- ja ennustejärjestelmän ostajan opas

 



Hyvän täsmäytyksen täytyy kertoa tarina

Joskus eteen tulee tilanne, että tietyn asian suora suomenkielinen käännös ei riitä kuvaamaan sen sisältöä riittävän tarkasti. Toisin sanoen, suomenkielisen termin tai asian kääntämiseen löytyy englannin kielestä useampi kuin yksi vaihtoehto. Tällöin haasteeksi tulee se, että käännökseen tarjottujen englanninkielisten termien sisältö voi poiketa keskenään toisistaan.

Tästä hyvä esimerkki on täsmäytys, jolle englannista löytyy kaksi sopivaa käännöstä: matching ja reconciliation. Edellisen merkitys rajoittuu siihen, että kun kaksi tai useampi osumaa ovat yhteneväisiä, niiden voidaan sanoa täsmäävän. Jälkimmäisellä puolestaan tarkoitetaan taloushallinnon yhteydessä laajempaa kokonaisuutta kirjanpidon tilien täsmäytystä.

Sisällöllisesti tasetilien täsmäytys saatetaan ymmärtää joskus pelkkänä matchingina. Toisin sanoen täsmäytyksen tekemiseksi katsotaan riittävän, että kaksi osumaa (esimerkiksi myyntireskontran kokonaissumma ja pääkirjatili) ovat yhtä suuria. Tilien täsmäytys, account reconciliation, pitää sisällään toki matching termin merkityksen, mutta on merkitykseltään huomattavasti laajempi kokonaisuus kuin pelkkä matching. Kirjoituksen lingvistinen osuus saa jäädä nyt kuitenkin tähän, ja oikeasti tarkoitus on käsitellä tasetilien täsmäyttämiseen liittyviä käytäntöjä tarkemmin.

Täsmäytyksen laatuvaatimukset

Tasetilien täsmäytys on perusta kirjanpidon raportoiduille luvuille. Kahdenkertaisen kirjanpidon ansiosta kirjanpidollisen tuloksen voidaan katsoa syntyvän tasearvojen erotuksista tietyllä aikavälillä. Näin ollen tasetilien täsmäytys on ehdoton edellytys sille, että kirjanpidollinen tulos voi edes teoriassa olla oikein. Varsinkin anglosaksisissa maissa kirjanpitoa ja tulosta ajatellaan enemmän tasearvojen kautta syntyvänä erotuksena, kun taas meillä on perinteisesti lähdetty meno-tuloteoriasta. Todennäköisesti tästä syystä Suomessa ei tasetilien täsmäytykseen ole paneuduttu yhtä intohimoisesti ja perusteellisesti kuin rapakon takana. IFRS:n käyttöönotto käypien arvojen periaatteineen on toki muuttanut tätä mentaliteettia jo meilläkin.

Kun aiemmin väitin, että pelkkä matching ei tee täsmäytyksestä kelpoa kirjanpidollisessa mielessä niin mikä tekee? Arvioitaessa yksittäisen tilin paikkansapitävyyttä, täytyy arvioida tilin saldon

  1. Voimassaoloa – Onko saldo vielä validi vai pidetäänkö saldo ennallaan vain koska se on ollut muuttumattomana taseessa aina ennenkin?
  2. Oikeellisuutta – Onko saldo laskettu tai muodostettu määrällisesti oikein esimerkiksi laskelmien kautta? Onko saldon muodostavat transaktiot laskettu saldoon oikein ja tarkasti?
  3. Tarkoituksenmukaisuutta – Perustuuko saldo subjektiiviseen näkemykseen? Onko näkemys ymmärrettävästi ja aukottomasti perusteltu ja dokumentoitu?

Hyvän täsmäytyksen täytyy kertoa tarina. Ei riitä, että täsmäytyksen tekijä on henkilökohtaisesti varmistanut saldon oikeellisuuden. Täsmäytys on dokumentoitava sellaiseen muotoon, että myös ulkopuoliset henkilöt voivat dokumentaation perusteella varmentaa saldon oikeellisuuden. Tämä tarkoittaa käytännössä jokaisen täsmäytettävän tilin tueksi koottavaa dokumentaatiota, joka koostuu esimerkiksi sivukirjanpidon saldoista, laskelmista, muistiotositteista, sähköpostikeskusteluista, jne. Täsmäytyksen ohjeistukset pitäisi myös olla laadittuna tilikohtaisesti. Niiden tulisi kertoa kunkin tilin täsmäytyksen periaatteet (miten täsmäytetään), frekvenssi (kuinka usein täsmäytetään) sekä mahdollisesti määritellyt täsmäytyserojen toleranssit (esim. kuinka monta % tai euroa täsmäytyseroa sallitaan ilman jatkotoimenpiteitä). Lisäksi sisäisen valvonta vaatii täsmäytysten kirjallista hyväksymistä eri henkilöltä kuin täsmäytyksen laatijalta.

Täsmäyttämisen tuskaa ja riskejä

Tilin täsmäyttäminen oikeaoppisesti on siis kriittinen ja vaativa tehtävä. Aiemmassa blogissa avasin hieman Financial Close-prosessia, jonka olennainen osa tilien täsmäytys on. Valitettavan usein raportoinnin aikataulut on viritetty äärimmilleen ilman että itse prosessia olisi aidosti kyetty parantamaan. Aikataulupaine lukujen saamisesta ulos ajallaan ajaa usein laadun yli ja pakottaa ottamaan riskejä. Koska yhdellä kirjanpitäjällä voi olla vastuullaan kymmeniä täsmäytettäviä tilejä, täsmäytykset tehdään asianmukaisesti usein vasta katkon jälkeen. Sen lisäksi, että manuaalinen täsmäytysprosessi syö tehottomuudellaan turhaan ammatti-ihmisten resursseja, jälkikäteen tehty täsmäytys asettaa jo raportoidut luvut vaaraan niiden oikeellisuuden suhteen. Paperipohjaisen täsmäytyksen tarkastus ja hyväksyntä tehdään käytännössä mekaanisesti osana byrokratiaa, sen sijaan, että täsmäytysten sisältöä ja laatua oikeasti valvottaisiin.

Automaatio avuksi

Tasetilien täsmäytysten tarpeellisuutta ja työllistävää vaikutusta ei liene tarpeen kuvata enempää. Avaimet tehokkuuden ja kontrollin parantamiseen löytyy täsmäytysten automatisoimisesta. Automaatioastetta voidaan nostaa hyödyntäen prosessiin varta vasten kehitettyä teknologiaa, jonka johtava tarjoaja on BlackLine. Account Reconciliation moduulin avulla tilien täsmäytykset ovat keskitetysti hallittavissa, niiden tekemiseen tarvittava aika on lyhennettävissä huomattavasti ja täsmäytysprosessin audit trail saadaan aivan eri tasolle verrattuna manuaaliseen ratkaisuun. Kriittiset korkean voluumin tilit (esim. pankkitili, luottokorttivelat) voidaan helposti täsmäyttää transaktiotasolla, jolloin täsmäytyksen laatu ja sen myötä luottamus lukuihin nousee huomattavasti. Ratkaisun avulla täsmäytysprosessi voidaan standardoida hyödyntäen siihen sisään rakennettuja parhaita käytäntöjä. Kertaluonteiset ponnistukset muuttuvat osaksi päivittäisiä rutiineja ja työn kuorma tasoittuu merkittävästi.