Projektin ennustamisen ydin

Projektien hallinta on keskeinen taito monien organisaatioiden suorituskyvyn johtamisessa. Vahvimmin projektien vaikutus näkyy luonnollisesti organisaatioissa, joiden tuotteet tai palvelut tuotetaan projekteina. Tällöin projektien hallinnan täytyy olla kunnossa tai koko organisaation suorituskyky romahtaa. Esimerkiksi, Caverion on julkisesti myöntänyt, että heidän viime aikojen vaikeudet johtuivat mm. epäonnistuneesta projektien hallinnasta. He joutuivat antamaan viime vuonna neljä tulosvaroitusta, tekemään kymmenien miljoonien alaskirjaukset, aloittamaan laajat saneeraustoimet ja vaihtamaan toimitusjohtajaa (uutinen aiheesta). Muillakin organisaatioilla on projekteja etenkin investoinneissa ja prosessien kehittämisessä. Vaikka näillä organisaatioilla on yleensä vähemmän projekteja, voi suuri ERP-projekti olla organisaation menestyksen kannalta kriittinen (Oriolan tapaus). Tässä tekstissä keskitytään projektin ennustamiseen ja samalla käsitellään siihen läheisesti yhteydessä olevia muita projektinhallinnan osa-alueita, kuten suunnittelua ja seurantaa.

Ennustamisella projekti paremmin haltuun

Ennustamisen avulla pyritään hahmottamaan mihin projektissa ollaan menossa. Ennuste antaa vastauksia siihen, mikä tulee olemaan projektin todennäköinen lopputulos ja mitkä ajalliset, rahalliset ja laadulliset vaikutukset eri toimenpiteillä on projektin kokonaisuuteen. Projektin elinkaaressa ennustaminen tulee kuvioihin, kun projektisuunnitelma on tehty ja projektin toteutus on käynnistetty. Projektisuunnitelma on ennusteen lähtökohta ja siitä ilmenee kuinka kauan projekti kestää, mitä projektin aikana tehdään ja mitä se maksaa. Ennustamisella reagoidaan projektin aikana tapahtuneisiin asioihin ja muutetaan alkuperäisen suunnitelman arvioita tarpeen mukaan kuvaamaan todellista projektin etenemistä. Ennustaminen on aina arviointia ja mitä suurempi kokonaisuus on kyseessä, sitä vaikeampi sitä on ennustaa. Tähän haasteeseen tuo apuja projektin pilkkominen osiin. Projektin toimituselementtejä pilkotaan osiin, kunnes yksittäiset osat ovat niin pieniä, että niille voidaan kohtuullisesti muodostaa aika- ja kustannusennuste.

Edellisessä kappaleessa sivuttiin jo projektinhallinnan perinteisen kolmiomallin elementtejä, jotka ovat aika, kustannus ja laatu. Tämä kolmiomalli on esiintynyt kirjallisuudessa vuosikymmeniä. Mallista on hieman eri versioita ja toisinaan laatu on korvattu termillä laajuus (scope). Käytännössä laatu ja laajuus molemmat ottavat kantaa siihen saako asiakas projektista sen mitä hän odottaa saavansa. Malli tuo selkeästi esiin sen haasteen, että projektissa näitä kolmea elementtiä ei voi kaikkia painottaa yhtä aikaa. Esimerkiksi, tietyn aikataulun pitäminen projektissa vaatii todennäköisesti myönnytyksiä projektin kustannuksissa tai laadussa. Huippulaadun vaatimus puolestaan todennäköisesti vaatii sekä aikaa että rahaa. Projektin etenemisen kannalta on syytä tunnistaa, mikä näiden elementtien tärkeysjärjestys on. Sen avulla varmistetaan, että projektin aikana tehdyt päätökset pyrkivät johdonmukaisesti samaan tavoitteeseen.

Aika, kustannus ja laatu – ennusteen komponentit

Kokonaisuudessaan projektin ennustaminen voi sisältää seuraavia osa-alueita: kesto, valmiusaste, tulot, kustannukset, osatuloutus, kassavirta, seuranta ja päätöksenteko. Ennusteprosessin laajuudella vaikutetaan siihen, mitkä kaikki näistä ovat osa prosessia. Esimerkiksi, tulot ja kustannukset riittävät useissa tapauksissa hyödylliseen ennusteeseen ja muita osa-alueita voidaan lisätä tarpeiden kehittyessä. Seuranta ja päätöksenteko ansaitsevat vielä erityismaininnan, sillä ennustamisen keskeinen tavoite on pyrkiä seuraamaan projektin etenemistä ja tarvittaessa päätösten avulla ohjata toimintaa haluttuun suuntaan.

Projektin ajan eli keston ennustaminen antaa kuvaa projektin aikataulun pitävyydestä ja valmiusasteesta. Yksi keino ennustaa kestoa on käyttää ansaitun arvon käsitettä ja sitä hyödyntävää menetelmää (Earned Value Management, eli EVM). Tarkoituksena on arvioida projektin edetessä, miten paljon kokonaiskestosta tai aikataulusta on saatu valmiiksi. Tätä kutsutaan ansaituksi kestoksi tai aikatauluksi ja se voi poiketa hyvinkin paljon projektiin todellisuudessa käytetystä ajasta. Tämän avulla pystytään tekemään ennuste jäljellä olevalle kestolle ja myös vertailemaan sitä alkuperäiseen suunnitelmaan. Tässä kirjoituksessa ei ole syytä pureutua tarkemmin käytettäviin kaavoihin, koska ne ansaitsevat ja vaativat oman tekstin aiheen laajuuden vuoksi. Ajan ennusteen tarkkuudessa suuri haaste on silloin, kun resurssit ovat hyvin rajalliset tai niiden saatavuus on vaihtelevaa. Tällöin pienikin muutos suunnitelmaan voi aiheuttaa suurta heilahtelua projektin lopullisessa kestossa. Tällaisessa tilanteessa kannattaa seurata tilannetta tarkasti ja mahdollisuuksien lievittää pullonkaulojen tilannetta etukäteen.

Projektin talouden ennustamiseen sisältyy tulojen ja kulujen ennustaminen. Lisäksi kiinnostavia asioita voivat olla projektin osatuloutus ja kassavirta. Tulojen ennustaminen on yleensä suoraviivaisempaa kuin kulujen ennustaminen, sillä se yleensä perustuu projektisuunnitelmassa sovittuun laskutusaikatauluun. Tässä on toki omat haasteensa, jotka liittyvät erimielisyyksiin projektin etenemisestä ja asiakkaan mahdollisiin maksuvaikeuksiin. Projektin kustannuksien ennustamiseen on käytössä useampia keinoja. Laskennan osalta yksinkertainen menetelmä on lineaarinen ennuste, joka olettaa että kustannusten tahti pysyy tasaisena läpi projektin. Todellisuudessa kulut harvoin kertyvät lineaarisesti, joten ennuste saattaa olla oikein kokonaistasolla, mutta ei tarkemmalla tasolla. Tämä metodi ei myöskään ota mitenkään kantaa valmiusasteeseen tai aikatauluun. Ero todellisessa ja ennustetussa aikataulussa aiheuttaa poikkeuksetta virheitä kuluennusteeseen. Monipuolisempi tapa ennustaa ja seurata kustannuksia on käyttää edellisessä kappaleessa mainittua EVM-menetelmää. Kustannusten osalta ennusteeseen arvioidaan mikä on jäljellä olevan työn kustannus. Tässä menetelmässä otetaan huomioon sekä aikataulu, että kustannusten epälineaarinen kertyminen. EVM:n käyttöön liittyy paljon laskentaa, joten useimmiten tämän menetelmän käytössä tarvitaan jonkinlainen ennustetyökalu. Osatuloutusta ja kassavirtaa ajatellen lineaarinen menetelmä ei yleensä ole riittävä, sillä ennusteen täytyy olla käytettävä myös esimerkiksi kuukausitasolla.

Projektin laatua ja suorituskykyä pitää pystyä seuraamaan ja hallitsemaan, mutta varsinaista ennustamista siinä on vähemmän. Keskeistä on löytää virheet aikaisin, sillä projektin aikana virheiden vaikutus kertyy ja kasvaa kiihtyvällä tahdilla. Tätä kautta laatu vaikuttaa suoraan projektin kestoon ja kustannuksiin, jolloin koko ennuste voi romuttua projektin laadun virheisiin. Tämä on hyvä pitää mielessä, vaikka ennustetta tehdessä tähän ei yleensä oteta mitenkään kantaa. Toisaalta, kun havaitaan nopeasti virheiden aiheuttamat toimenpiteet, pystytään muuttamaan ennuste vastaamaan todellista tilannetta. Asiaan ehditään reagoimaan ja vältytään yllätyksiltä projektin loppumetreillä. Laadussa ei pelkästään ole kyse virheistä, vaan myös projektin laajuus on osa laatua. Jos joudutaan pudottamaan suunnitelmasta osia pois esimerkiksi aikataulu-haasteiden takia, lopputulos ei vastaa asiakkaan odotuksia. Laatu ei tällöin vastaa alkuperäistä suunnitelmaa.

Ennuste luotettavammaksi

Herkkyysanalyysilla ennusteeseen saadaan lisäarvoa tuomalla esiin kriittiset aikatauluun ja kustannuksiin vaikuttavat kohdat. Tämä vaatii enemmän työtä ennustusta tehdessä, sillä herkkyysanalyysi vaatii vähintään kolmen ennusteen tekemisen: Paras, huonoin ja realistinen ennuste. Herkkyysanalyysiin lopputuloksiin päästään kiinni, kun lasketaan projektin jokaisen osan eri skenaarioiden yhdistelmien lopputulema. Tämän avulla nähdään mille välille projektin kesto ja kustannukset osuvat suurella todennäköisyydellä. Lisäksi pystytään tunnistamaan lopputuloksen kannalta kriittisimmät kohdat. Kolmipistemenetelmän sijaan voidaan harvinaisissa tapauksissa käyttää todennäköisyysjakaumaa, jolla voidaan simuloida herkkyysanalyysia tarkemmalla tasolla. Haasteena tässä on se, että projektit ovat yleensä uniikkeja, eikä näille saada määriteltyä järkevää todennäköisyysjakaumaa.

Yhteenveto

Projektin ennustaminen on ensisijaisesti seuranta- ja hallintatyökalu, jonka avulla pyritään parantamaan projektin aikana tehtävien päätösten laatua. Projektin ennuste pyrkii antamaan todellisen kuvan siitä, missä vaiheessa projekti on ja missä aikataulussa ja millä kustannuksilla projekti todennäköisesti saadaan valmiiksi. Näiden tietojen perusteella pystytään tekemään päätöksiä, joilla voidaan ohjata projektia suunniteltuun suuntaan. Säännöllinen hyvin tehty ennuste tuo myös esiin ongelmakohdat ajoissa, jolloin virheiden vaikutus kokonaisuuteen ei ole vielä ehtinyt karata käsistä. Yllätyksiin ehditään reagoimaan ajoissa.

Modernin talousohjauksen viitekehys – osa 2: jatkuva laskenta menestystekijänä

Johdanto

Eräs päämiehistämme on viljellyt viestinnässään konseptia jatkuvasta laskennasta (Continuous Accounting). Konsepti haastaa perinteiset toimintatavat kauden katkoon keskittyvistä ja jyrkästi kumuloituvista kirjanpidon rutiineista. Johtava ajatus on se, että iso osa kauden katkoa kuormittavista rutiineista voidaan edistyneen teknologian avulla automatisoida ja hoitaa alta pois jo keskellä kuuta. Tehtävien luonne muutetaan mahdollisimman pitkälle jatkuvaksi, jolloin työn kuorma tasoittuu, datan validointi ja jalostus informaatioksi nopeutuu, ja tiedon laatu ja kontrollit paranevat. Käytännön esimerkkinä tästä on tasetilien täsmäytyksen automatisointi. Kun valtaosa tilien täsmäyttämisrutiineista voidaan automatisoida (mukaan lukien tarkastus ja hyväksyntä), jää kirjanpitäjille enemmän aikaa suorittaa lisäarvoa tuottavia töitä kauden päätteessä, kuten analyyttista tarkastusta.

Kun itse elin controllerina lähes kymmenen vuotta arkea, jossa 12 kertaa vuodessa hypättiin viikoksi pimeään päähän sulkemaan kirjat ja raportoimaan, ei konseptin myyminen allekirjoittaneelle ollut kovin vaikeaa. Lähestymistavan vakuuttavuudesta inspiroituneena aloimmekin Intiton sisällä miettiä sen soveltuvuutta myös muussa laskentatoimessa. Huomasimme, että sama jatkuvan tekemisen filosofia tulisi olla ohjaavana tekijänä myös muissakin laskennan prosesseissa kuin pelkästään kirjanpidossa.

Jatkuvan laskennan kolme pointtia

Kiteytimme näkemyksemme modernin taloushallinnon ja controllingin menestystekijöistä kolmeen kohtaan, joita avaamme alla olevissa kappaleissa. Ensimmäiseksi jaamme laskennan prosessit kolmeen vastuualueeseen, joihin laskentatoimen eri tehtävät voidaan sisällyttää. Toiseksi kuvaamme vastuualueiden sisällä tehtäviä, joiden muuttaminen jatkuvaksi  auttaa talous- ja controlling-toimintoja niiden tontille sisältyvien haasteiden ratkaisemisessa. Kolmanneksi tarkastelemme kokonaisuuden merkitystä ja suunnittelua kustannustehokkaan ja toimivan ratkaisun luomiseksi.

1. Laskentatoimen kolme osa-aluetta

Ensiksi jaamme laskentatoimen kokonaisuuden kolmeen eri osa-alueeseen eli toimintoon. Nämä ovat:

  • Kirjanpito
  • Raportointi
  • Suunnittelu

Toiminnot voidaan käsittää myös vastuualueiksi, joiden järjestämis- ja hallintovastuussa talousjohto on. Ne eivät ole toisistaan irrallisia vaan ne muodostavat riippuvuussuhteet toisiinsa. Toimintojen organisointi käytännön tasolla ei välttämättä noudata yllä olevaa jaottelua, vaan tiimien tai henkilöiden vastuualueet ovat usein monisyisempiä. Laskentatoimen organisoinnista ulkoisen ja sisäisen laskennan kesken olen kirjoittanu aiemmin blogissamme.

2.  Jatkuvan tekemisen filosofia

Näkökulmalla jatkuva viitataan tässä siis reaaliaikaiseen tai lähes reaaliaikaiseen datan keräämiseen, käsittelyyn ja prosessointiin. Jokaisessa toiminnossa tunnistimme avainprosessit, joiden muuttaminen luonteeltaan jatkuviksi auttaa talousosastoa tukemaan liiketoimintaa tehokkaammin ja laadukkaammin. Avataan seuraavaksi jatkuvan toiminnan luonnetta eri toiminnoissa.

Continuous Accounting (Kirjanpito)

Paperitonta kirjanpitoa on tavoiteltu ja tehostettu jo reilusti yli kymmenen vuotta muun muassa sähköisten ostolaskujärjestelmien avulla. Myös maksuliikenteen automatisointi on ollut tätä päivää jo vuosia, ja isojenkin transaktiomäärien hallinnasta ei ole enää pitkään aikaan muodostunut haastetta menneen tapaan. Sen sijaan kauden päätösten hallinta ja niihin liittyvät kriittiset rutiinit perustuvat vielä useilla yrityksillä Excel-pohjaisiin virityksiin. Näiden automaatioaste on huono ja työn luonne keskittyy vahvasti kauden katkon ympärille.

Kirjanpidon vastuualueeseen kuuluu myös sisäisen valvonnan ja kontrolliympäristön luominen ja järjestäminen. ”Doing the the right when no one is watching” on hyvä perusta taloushallinnon eettiselle normistolle, mutta toimiva kontrolliympäristö vaatii tämän lisäksi aidosti sisäänrakennetut, jatkuvat, kontrollit. Kirjanpidon prosessien laadulla ja tehokkuudella on suora vaikutus raportoinnin vastaaviin mittareihin. Kirjanpidon muuttamisella luonteeltaan jatkuvaksi voidaan vaikuttaa dramaattisesti myös raportoinnin laatuun ja tehokkuutteen.

Continuous Reporting (Raportointi)

Raportointi voidaan nähdä jatkeena edelliseen, jossa kirjanpito muodostaa kivijalan, jonka päälle  talousraportoinnin ydin rakennetaan. Tässä yhteydessä raportoinnilla ymmärretään myös muutakin kuin kirjanpitoon pohjautuvaa raportointia kuten operatiivista myyntien, projektien ja henkilöstötietojen raportointia. Myös tuote- ja asiakaskannattavuuslaskennan ratkaisut luemme raportoinnin vastuualueeseen.

Tehokkaasti toteutettu tietovarasto automatisoitune integraatioineen on useimmiten toimivin ratkaisu erilaisten liiketoimintaa tukevien raportointitarpeiden tyydyttämiseen. Tämänkin kokonaisuuden suunnittelussa jatkuva voidaan nähdä ohjaavana tekijänä esimerkiksi integraatioiden ja latausten toteutuksissa, muutosten hallinnassa ja laskentaa ohjaavien parametrien ylläpidossa. On sanomattakin selvää, että muuttuneet tiedot (mukaan lukien perustiedot) täytyy heijastua raporteilla automaattisesti ja nopeasti ilman mittavia erityisponnisteluita. Kolmesta vastuualueesta raportoinnin saralla jatkuvan tekemisen metodi on varmasti pisimmällä.

Continuous Planning (Suunnittelu)

Myös talouden suunnittelun saralla vallassa on edelleen kertaluonteinen massiivinen harjoitus, jota myös (vuosi)budjetoinniksi kutsutaan. Budjetoinnin mielekkyydestä tai mielettömyydestä on kirjoitettu paljon, ja yrityksemme näkemys tästä ei aiheuttane yllätystä. Olemme aiemmin tuoneet esiin näkemyksiämme integroidusta liiketoiminnan suunnittelusta, ja sen takana seisomme edelleen. Ymmärrettiinpä jatkuvalla suunnittelulla sitten rullaavaa budjetointia tai ennustamista, kysynnän kautta myynnin ja tuotannon suunnittelua (sales and operations planning eli SOP) tai työvuorosuunnittelun integrointia talouden ennusteprosessiin, kaikissa ohjaavana tekijänä on suunnittelun jatkuva luonne. Näkemys tulevasta täytyy kerätä organisaatiosta säännöllisesti, mutta järkevällä tavalla, ja kerätty tieto on mallinnettava haluttuun muotoon nopeasti ja luotettavasti.

3. Kokonaisarkkitehtuuri

Jatkuvan laskennan näkökulmaan sisältyy myös laskenta-arkkitehtuurin kokonaisuuden suunnittelun tärkeys. Aiemmin todettiin jo, että kaikki kolme vastuualuetta ovat vahvasti riippuvaisia toisistaan. Suunnittelu esimerkiksi tarvitsee tuekseen jatkuvasti päivittyvät toteumatiedot, toteumien luotettavuus varmistetaan kirjanpidon prosesseihin upotetuilla kontrolleilla jne. Toisin sanoen, koskettaessa yhteenkin näistä kolmesta alueesta, menee se väistämättä läpi kahteen muuhunkin.

Käytännössä tämä luo tarpeen tietynlaiselle tekniselle alustalle (platform), johon laskentaratkaisut voidaan liittää ja niiden välisten integraatioiden suunnittelua ja toteuttamista. Nykypäivän ratkaisuissa esimerkiksi tilikartta ylläpidetään yhdessä järjestelmässä, ja samaa rakennetta käytetään suunnittelussa ja raportoinnissa ilman viiveitä tai manuaalisia ylläpitotoimenpiteitä. Teknologiaa valitessa sen kyvykkyyksiä kannattaa tarkastella sekä toiminnoittain (esim. suunnittelu- vs. raportointiominaisuudet) että sen soveltuvuutta kokonaisarkkitehtuuriin (Voinko ratkaista tällä myös muita ongelmia? Kuinka hyvin ratkaisu integroituu muihin järjestelmiin?). Näiden painotuksilla voi olla isokin ero eri ratkaisujen hyväksi.

Yhteenveto

Talousjohdon haasteiden ratkaisujen miettiminen vaatii ensin aina syvällisen ymmärryksen tämänhetkisestä tilanteesta ja ympäristöstä.  Yllä kuvattu malli auttaa kuvaamaan, analysoimaan ja priorisoimaan yrityksen talouden ohjaukseen liittyvien toimintojen nykytilaa. Prosessien ja niihin sisältyvien haasteiden sijoittaminen oikeisiin lokeroihin takaa sen, että ongelmat ratkaistaan oikeassa järjestyksessä, asianmukaisin välinein ja ennen kaikkea varmistetaan kokonaisuuden toimivuus. Tavoitteena on tuottaa tehokkaita ja yhtenäisiä ratkaisuja, jotka tukevat yrityksen strategiaa ja mukautuvat joustavasti alati monimutkaistuvaan liiketoimintaympäristöön.

 

 

 

 

 

Projektin ennustamisen ydin

Projektien hallinta on keskeinen taito monien organisaatioiden suorituskyvyn johtamisessa. Vahvimmin projektien vaikutus näkyy luonnollisesti organisaatioissa, joiden tuotteet tai palvelut tuotetaan projekteina. Tällöin projektien hallinnan täytyy olla kunnossa tai koko organisaation suorituskyky romahtaa. Esimerkiksi, Caverion on julkisesti myöntänyt, että heidän viime aikojen vaikeudet johtuivat mm. epäonnistuneesta projektien hallinnasta. He joutuivat antamaan viime vuonna neljä tulosvaroitusta, tekemään kymmenien miljoonien alaskirjaukset, aloittamaan laajat saneeraustoimet ja vaihtamaan toimitusjohtajaa (uutinen aiheesta). Muillakin organisaatioilla on projekteja etenkin investoinneissa ja prosessien kehittämisessä. Vaikka näillä organisaatioilla on yleensä vähemmän projekteja, voi suuri ERP-projekti olla organisaation menestyksen kannalta kriittinen (Oriolan tapaus). Tässä tekstissä keskitytään projektin ennustamiseen ja samalla käsitellään siihen läheisesti yhteydessä olevia muita projektinhallinnan osa-alueita, kuten suunnittelua ja seurantaa.

Ennustamisella projekti paremmin haltuun

Ennustamisen avulla pyritään hahmottamaan mihin projektissa ollaan menossa. Ennuste antaa vastauksia siihen, mikä tulee olemaan projektin todennäköinen lopputulos ja mitkä ajalliset, rahalliset ja laadulliset vaikutukset eri toimenpiteillä on projektin kokonaisuuteen. Projektin elinkaaressa ennustaminen tulee kuvioihin, kun projektisuunnitelma on tehty ja projektin toteutus on käynnistetty. Projektisuunnitelma on ennusteen lähtökohta ja siitä ilmenee kuinka kauan projekti kestää, mitä projektin aikana tehdään ja mitä se maksaa. Ennustamisella reagoidaan projektin aikana tapahtuneisiin asioihin ja muutetaan alkuperäisen suunnitelman arvioita tarpeen mukaan kuvaamaan todellista projektin etenemistä. Ennustaminen on aina arviointia ja mitä suurempi kokonaisuus on kyseessä, sitä vaikeampi sitä on ennustaa. Tähän haasteeseen tuo apuja projektin pilkkominen osiin. Projektin toimituselementtejä pilkotaan osiin, kunnes yksittäiset osat ovat niin pieniä, että niille voidaan kohtuullisesti muodostaa aika- ja kustannusennuste.

Edellisessä kappaleessa sivuttiin jo projektinhallinnan perinteisen kolmiomallin elementtejä, jotka ovat aika, kustannus ja laatu. Tämä kolmiomalli on esiintynyt kirjallisuudessa vuosikymmeniä. Mallista on hieman eri versioita ja toisinaan laatu on korvattu termillä laajuus (scope). Käytännössä laatu ja laajuus molemmat ottavat kantaa siihen saako asiakas projektista sen mitä hän odottaa saavansa. Malli tuo selkeästi esiin sen haasteen, että projektissa näitä kolmea elementtiä ei voi kaikkia painottaa yhtä aikaa. Esimerkiksi, tietyn aikataulun pitäminen projektissa vaatii todennäköisesti myönnytyksiä projektin kustannuksissa tai laadussa. Huippulaadun vaatimus puolestaan todennäköisesti vaatii sekä aikaa että rahaa. Projektin etenemisen kannalta on syytä tunnistaa, mikä näiden elementtien tärkeysjärjestys on. Sen avulla varmistetaan, että projektin aikana tehdyt päätökset pyrkivät johdonmukaisesti samaan tavoitteeseen.

Aika, kustannus ja laatu – ennusteen komponentit

Kokonaisuudessaan projektin ennustaminen voi sisältää seuraavia osa-alueita: kesto, valmiusaste, tulot, kustannukset, osatuloutus, kassavirta, seuranta ja päätöksenteko. Ennusteprosessin laajuudella vaikutetaan siihen, mitkä kaikki näistä ovat osa prosessia. Esimerkiksi, tulot ja kustannukset riittävät useissa tapauksissa hyödylliseen ennusteeseen ja muita osa-alueita voidaan lisätä tarpeiden kehittyessä. Seuranta ja päätöksenteko ansaitsevat vielä erityismaininnan, sillä ennustamisen keskeinen tavoite on pyrkiä seuraamaan projektin etenemistä ja tarvittaessa päätösten avulla ohjata toimintaa haluttuun suuntaan.

Projektin ajan eli keston ennustaminen antaa kuvaa projektin aikataulun pitävyydestä ja valmiusasteesta. Yksi keino ennustaa kestoa on käyttää ansaitun arvon käsitettä ja sitä hyödyntävää menetelmää (Earned Value Management, eli EVM). Tarkoituksena on arvioida projektin edetessä, miten paljon kokonaiskestosta tai aikataulusta on saatu valmiiksi. Tätä kutsutaan ansaituksi kestoksi tai aikatauluksi ja se voi poiketa hyvinkin paljon projektiin todellisuudessa käytetystä ajasta. Tämän avulla pystytään tekemään ennuste jäljellä olevalle kestolle ja myös vertailemaan sitä alkuperäiseen suunnitelmaan. Tässä kirjoituksessa ei ole syytä pureutua tarkemmin käytettäviin kaavoihin, koska ne ansaitsevat ja vaativat oman tekstin aiheen laajuuden vuoksi. Ajan ennusteen tarkkuudessa suuri haaste on silloin, kun resurssit ovat hyvin rajalliset tai niiden saatavuus on vaihtelevaa. Tällöin pienikin muutos suunnitelmaan voi aiheuttaa suurta heilahtelua projektin lopullisessa kestossa. Tällaisessa tilanteessa kannattaa seurata tilannetta tarkasti ja mahdollisuuksien lievittää pullonkaulojen tilannetta etukäteen.

Projektin talouden ennustamiseen sisältyy tulojen ja kulujen ennustaminen. Lisäksi kiinnostavia asioita voivat olla projektin osatuloutus ja kassavirta. Tulojen ennustaminen on yleensä suoraviivaisempaa kuin kulujen ennustaminen, sillä se yleensä perustuu projektisuunnitelmassa sovittuun laskutusaikatauluun. Tässä on toki omat haasteensa, jotka liittyvät erimielisyyksiin projektin etenemisestä ja asiakkaan mahdollisiin maksuvaikeuksiin. Projektin kustannuksien ennustamiseen on käytössä useampia keinoja. Laskennan osalta yksinkertainen menetelmä on lineaarinen ennuste, joka olettaa että kustannusten tahti pysyy tasaisena läpi projektin. Todellisuudessa kulut harvoin kertyvät lineaarisesti, joten ennuste saattaa olla oikein kokonaistasolla, mutta ei tarkemmalla tasolla. Tämä metodi ei myöskään ota mitenkään kantaa valmiusasteeseen tai aikatauluun. Ero todellisessa ja ennustetussa aikataulussa aiheuttaa poikkeuksetta virheitä kuluennusteeseen. Monipuolisempi tapa ennustaa ja seurata kustannuksia on käyttää edellisessä kappaleessa mainittua EVM-menetelmää. Kustannusten osalta ennusteeseen arvioidaan mikä on jäljellä olevan työn kustannus. Tässä menetelmässä otetaan huomioon sekä aikataulu, että kustannusten epälineaarinen kertyminen. EVM:n käyttöön liittyy paljon laskentaa, joten useimmiten tämän menetelmän käytössä tarvitaan jonkinlainen ennustetyökalu. Osatuloutusta ja kassavirtaa ajatellen lineaarinen menetelmä ei yleensä ole riittävä, sillä ennusteen täytyy olla käytettävä myös esimerkiksi kuukausitasolla.

Projektin laatua ja suorituskykyä pitää pystyä seuraamaan ja hallitsemaan, mutta varsinaista ennustamista siinä on vähemmän. Keskeistä on löytää virheet aikaisin, sillä projektin aikana virheiden vaikutus kertyy ja kasvaa kiihtyvällä tahdilla. Tätä kautta laatu vaikuttaa suoraan projektin kestoon ja kustannuksiin, jolloin koko ennuste voi romuttua projektin laadun virheisiin. Tämä on hyvä pitää mielessä, vaikka ennustetta tehdessä tähän ei yleensä oteta mitenkään kantaa. Toisaalta, kun havaitaan nopeasti virheiden aiheuttamat toimenpiteet, pystytään muuttamaan ennuste vastaamaan todellista tilannetta. Asiaan ehditään reagoimaan ja vältytään yllätyksiltä projektin loppumetreillä. Laadussa ei pelkästään ole kyse virheistä, vaan myös projektin laajuus on osa laatua. Jos joudutaan pudottamaan suunnitelmasta osia pois esimerkiksi aikataulu-haasteiden takia, lopputulos ei vastaa asiakkaan odotuksia. Laatu ei tällöin vastaa alkuperäistä suunnitelmaa.

Ennuste luotettavammaksi

Herkkyysanalyysilla ennusteeseen saadaan lisäarvoa tuomalla esiin kriittiset aikatauluun ja kustannuksiin vaikuttavat kohdat. Tämä vaatii enemmän työtä ennustusta tehdessä, sillä herkkyysanalyysi vaatii vähintään kolmen ennusteen tekemisen: Paras, huonoin ja realistinen ennuste. Herkkyysanalyysiin lopputuloksiin päästään kiinni, kun lasketaan projektin jokaisen osan eri skenaarioiden yhdistelmien lopputulema. Tämän avulla nähdään mille välille projektin kesto ja kustannukset osuvat suurella todennäköisyydellä. Lisäksi pystytään tunnistamaan lopputuloksen kannalta kriittisimmät kohdat. Kolmipistemenetelmän sijaan voidaan harvinaisissa tapauksissa käyttää todennäköisyysjakaumaa, jolla voidaan simuloida herkkyysanalyysia tarkemmalla tasolla. Haasteena tässä on se, että projektit ovat yleensä uniikkeja, eikä näille saada määriteltyä järkevää todennäköisyysjakaumaa.

Yhteenveto

Projektin ennustaminen on ensisijaisesti seuranta- ja hallintatyökalu, jonka avulla pyritään parantamaan projektin aikana tehtävien päätösten laatua. Projektin ennuste pyrkii antamaan todellisen kuvan siitä, missä vaiheessa projekti on ja missä aikataulussa ja millä kustannuksilla projekti todennäköisesti saadaan valmiiksi. Näiden tietojen perusteella pystytään tekemään päätöksiä, joilla voidaan ohjata projektia suunniteltuun suuntaan. Säännöllinen hyvin tehty ennuste tuo myös esiin ongelmakohdat ajoissa, jolloin virheiden vaikutus kokonaisuuteen ei ole vielä ehtinyt karata käsistä. Yllätyksiin ehditään reagoimaan ajoissa.

Modernin talousohjauksen viitekehys – osa 1: talousjohdon muuttuva toimintaympäristö

Olemme Intitossa näköalapaikalla. Kohtaamme työssämme talousjohtajien päivittäiset haasteet ja alati monimutkaistuvan toimintaympäristön. Talousjohdon sopeutuminen ja menestyminen vaativat analyysin talousjohdolle painetta lisäävistä tekijöistä. Tiivistimme neljään trendiin talousjohtajien tänä päivänä kohtaamat haasteet:

1. Liiketoiminnan monimutkaistuminen

Tänä päivänä ei liene yhtään toimialaa, johon digitalisaatio ei vaikuttaisi. Digitalisaatio on todellinen paradigman muutos, joka luo aivan uudentyyppisiä liiketoimintamalleja haastaen perinteiset toimijat. Olemme nähneet niin sanotun alustatalouden nousun, kuten esimerkiksi Uber ja AirBnB. Näiden uusi liiketoimintamalli laittaa toimialan vakiintuneet toimijat ahtaalle ja toisaalta madaltaa toimialalle tulon kynnystä. Uusissa liiketoimintamalleissa uutta on myös ansaintamalli, jonka ymmärtäminen ja muuttaminen kannattavaksi liiketoiminnaksi voi olla haastavaa. Esimerkiksi moni tunnettu pilvipalvelutoimittaja kamppailee kannattavuuden kanssa, operatiivisen toiminnan pyöriessä pitkään ulkopuolisten rahoittajien varassa. Tämä yhtälö vaatii tasapainoilua talousjohdolta.

Monimutkaistuva liiketoiminta haastaa taloudenjohtamista kahdesta suunnasta. Ensiksi monimutkaisempi liiketoiminta tarkoittaa myös monimutkaisempia talouden prosesseja. Liiketoiminnan pyöriessä yhä enemmän aineettomien omaisuuserien ympärillä joudutaan esimerkiksi arvostus- ja tulouttamisperiaatteiden soveltamista pohtimaan uudella tavalla. Lisäksi yritykset toimivat usein  monimutkaisissa toimitusketjuissa, joiden reaali- ja rahaprosessien ymmärtäminen on vaativaa. Esimerkki tästä on jälleenmyyjille kuuluvien alennusten, hyvitteiden ja muiden kannustimien laskeminen ja maksaminen. Toiseksi monimutkaisemmat liiketoimintamallit vaativat controllereilta yhä syvempää liiketoimintaosaamista, jotta he pystyvät tarjoamaan liiketoiminnan päätöksenteolle riittävän tuen.

2. Compliance-huolet

Englannin kielen termi compliance on terminä haastava, eikä sille löydy napakkaa suomennosta. Se voidaan kääntää vaatimuksenmukaisuudeksi, joka ei kuitenkaan kuvaa sen sisältöä  riittävästi. Compliance termillä tarkoitetaan lakien, sääntöjen ja määräysten noudattamista. Se kattaa sekä yrityksen ulkopuolelta tulevat vaatimukset kuten lait, että yrityksen sisäisen ohjeistuksen, jolla yritetään muun muassa estää taloudellisia väärinkäytöksiä. Edellisessä kappaleessa kuvattu liiketoiminnan monimutkaistuminen aiheuttaa talousjohdolle myös compliance paineita Monimutkaisempi liiketoiminta tarkoittaa lisää riskejä, jotka täytyy ensin tunnistaa ja sen jälkeen niihin on pystyttävä varautumaan.

Vapaa kauppa ja globalisaatio ovat vähentäneet kaupankäynnin esteitä ja avanneet uusia markkinoita yrityksille. Sen vuoksi on paradoksaalista, että samaan aikaan yritysten kohtaama sääntely ei juurikaan ole helpottunut. Globaali talous vaatii, että yritysten tulee pystyä raportoiminaan taloudellista tilaansa läpinäkyvämmin ja yhteisesti sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Suomessa julkisesti noteeratut yrityksen ovat olleet velvoitettuja laatimaan tilinpäätöksensä kansainvälisten IFRS-standardien mukaan jo yli kymmenen vuoden ajan. IFRS-standardit ovat elävä kokoelma, joka täydentyy muuttuvan toimintaympäristön mukaan koko ajan. Seuraavana käyttöön tulee vuoden 2019 alussa IFRS 16-standardi, joka tuo taseen ulkopuoliset vuokravastuut taseeseen. Tämä on monelle yritykselle suuri ponnistus, jonka toteuttaminen vaatii paljon osaamista, aikaa ja tietojärjestelmiä. Toinen esimerkki sääntelyn lisääntymisestä on vuosien 2007-2008 finanssikriisin jälkeen tapahtunut pankki- ja rahoitussektoria koskevat kasvaneet vakavaraisuusvaatimukset ja uuden viranomaisraportoinnin vaatimukset. Tämän seurauksena myös muiden yritysten rahoituksen saaminen on vaikeutunut. Saadakseen rahoitusta on yritysten yhä paremmin pystyttävä todentamaan taloudellinen suorituskykynsä ja oletukset, joihin tulevaisuuden kasvu ja kassavirrat perustuvat.

3. Reaaliaikaisuuden vaade

Talousosasto on perinteisesti toiminut eräajopohjaisesti; tehdään kuukausikatko ja vuositilinpäätös tai laaditaan vuosibudjetti. Tämä perinteinen vuosikello ei enää ole riittävän herkkä ja läpimenoajaltaan tehokas nykypäivän liiketoiminnan vaatimuksiin. Tietoja yrityksen tilasta, niin taloudellisilla kuin operatiivisilla mittareilla mitattuna, halutaan lähes reaaliajassa. Samalla tavalla kuin ranteessa oleva älykello mittaa koko ajan jokaista liikettämme ja jopa unen laatua, halutaan yrityksen johtamisjärjestelmän olevan koko ajan liiketoiminnan pulssilla ja tunnistavan sieltä indikaattoreita, joihin johdon on reagoitava. Perinteiset toimintamallit ja tietojärjestelmät kipuilevat reaaliaikaisuuden vaatimuksen kanssa, joten talousjohdon on modernisoitava sekä prosesseja että tietojärjestelmiä pysyäkseen muuttuvan toimintaympäristön kyydissä.

4. Tietojen luotettavuus ja oikeellisuus

Luotettavuus ja oikean informaation tuottaminen on ollut talousosaston perustehtävä aina. Jo kirjanpitolain mukaan tilinpäätöksen on annettava oikea ja riittävä yrityksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Luonnollisesti tämä vaatimus koskee myös yrityksen sisäistä johdon raportointia ja tiedon tuottamista. Monimutkaisemmaksi muuttuneessa ja reaaliaikaisuutta vaativassa toimintaympäristössä oikean ja luotettavan informaation tuottamisen vaikeusaste on kasvanut. Tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi tarvitaan uusia kontrolleja ja tapoja varmistaa tiedon laatu. Tässäkin teknologialla on merkittävä rooli.

Kuinka hallita muuttuvaa toimintaympäristöä?

Edellä kuvatut neljä tekijää eivät ole irrallisia, vaan ne kytkeytyvät tiiviisti toisiinsa. Moderni talousjohtaminen on monimutkainen kokonaisuus, jonka hallinta vaatii uudentyyppistä osaamista ja resursseja.  Tätä kokonaisuutta ei voi hallita tehokkaasti, ellei sen taustalla ole nykyisen toimintaympäristön piirteet huomioiva kokonaisvaltainen viitekehys. Me olemme kehittäneet oman viitekehyksen, jolla talousjohto voi ottaa helpommin haltuun vallitsevan toimintaympäristön tuottamat haasteet. Blogi-sarjan seuraavassa osassa avaamme tarkemmin mistä viitekehyksessämme on kyse.