IBM Planning Analytics – uuden sukupolven suunnittelu- ja raportointiratkaisu

Päivitys 20.2.2016: Tällä viikolla IBM järjestämässä IBM Planning Analytics aamiaistilaisuudessa tuli esiin muutamia mainitsemisen arvoisia seikkoja koskien tuotteen integroitavuutta, joista on lisätty oma kappaleensa tämän kirjoituksen loppupuolelle.

Vuoden 2015 loppupuolella julkaistiin ensimmäinen versio IBM:n seuraavan sukupolven suunnittelu- ja analyysityökalusta, joka tunnetaan nimellä IBM Planning Analytics. Jo lyhyen perehtymisen pohjalta on todettava, että tämä julkaisu on parasta, mitä IBM on tarjoillut pitkään aikaan. Planning Analytics tuo tullessaan koko joukon uudistuksia, joiden avulla IBM tarjooma suorituskyvyn johtamisen alueella nousee aivan uudelle tasolle.

Ensimmäinen asia, joka Planning Analyticsistä on syytä todeta, että se ei ole uusi versio IBM Cognos TM1:stä. IBM Planning Analytics on pilvipohjainen SaaS-ratkaisu, joka mahdollistaa suorituskyvyn johtamista tukevien sovellusten toteuttamisen aivan uudella tavalla – niin teknisessä mielessä kuin tavassa, jolla yritys hankkii sovelluksen, tai tarkemmin sanottuna palvelun käyttöönsä.

Cloud first

IBM Planning Analytics kuukausimaksullinen SaaS-palvelu, jossa yritys saa käyttöönsä yhdellä kuukausimaksulla niin liiketoiminnan suunnitteluun kuin raportointiin tarvittavat välineet. Pilvestä tarjoiltavassa raportointi- ja suunnitteluratkaisussa on selkeät edut perinteiseen on-premise malliin verrattuna:

  • Erillistä laitteistoinvestointia ei tarvita.
  • Palvelu saadaan käyttöön tunneissa viikkojen tai kuukausi sijaan.
  • Ohjelmisto pidetään ajantasalla aina automaattisesti.
  • Järjestelmän monitorointi ja hallinta kuuluu kuukausimaksuun.
  • Järjestelmän resursseja voidaan skaalata tarpeen mukaan .
  • IBM Planning Analytics palveluun kuuluu vakiona erilliset tuotanto- että kehitysympäristöt.

Ohjelmiston uusin versio tullaan jatkossa tarjoamaan ensisijaisesti aina ensin pilvipalvelun muodossa, mutta tämä on vain yksi vaihtoehto. Planning Analyticista tulee myös aikanaan oma on-premise –versio, joten kaikki ominaisuudet on saatavissa myös niille asiakkaille, jotka haluavat asentaan ohjelmiston omaan konesaliin tai yksityiseen pilveen.

Ei vain suunnittelua

IBM: n haaste on ollut aiemmin, että suunnittelu- ja raportointivälineet ovat olleet erillisiä tuotteita. Tämä poistuu Planning Analyticsin myötä ja jatkossa suunnitelmat ja raportit voidaan tehdä yhdellä työkalulla samassa ympäristössä. Tosin samaan hengen vetoon on lisättävä, että Planning Analytics ei kuitenkaan ole puhdas raportointiratkaisu ja perinteisen BI-raportoinnin korvaaja. Sen sijaan uusi IBM Cognos Analytics edustaa on IBM:n näkemystä seuraavan sukupolven raportointiratkaisuksi.

Vaikkei Planning Analytics varsinainen raporotintiratkaisu olekaan, tarjoaa se työkalut niin graafiseen raportointiin kuin erilaisiin mittaristoihin samassa paketissa. Planning Analytics Workspace on uusi graafinen käyttöliittymä, jonka avulla voidaan luoda näyttäviä ja intuitiivisia syöttöpohjia ja raportteja. Lisäksi Planning Analytics Workspacessa on tehokas hakutoiminallisuus, joka ymmärtää luonnollista kieltä.

 Planning Analytics Workspace

Exceliä unohtamatta

Niin se vaan on, että Excelistä ei eroon päästä, eikä ole tarvekaan. Planning Analyticsiin kuuluu IBM Cognos Analysis for Excel (CAFE) , jossa on kaksisuuntainen yhteys pilvessä pyörivään suunnittemalliin. Tämä tarkoittaa sitä, että Exceliä ei tarvitse käyttää pelkästään datan dumppaukseen pilvestä Exceliin, vaan varsinainen suunnittelutyö voidaan tehdä myös Excelissä ja lopputulos saadaan suoraan Excelistä talteen pilvipalveluun. Perinteisesti Excel-lisäosien pullonkaula on ollut niiden hitaus. CAFE käyttää samaa REST API rajapintaa, kuin esimerkiksi varsinainen web-käyttöliittymä Planning Analytics Workspace ja sen vuoksi suunnittelumalli pyörii Excelissä aivan yhtä nopeasti kuin selaimessa.

IBM CAFE

Integraatiot ja prosessien hallinta

Tähän saakka cloud-pohjaisten suunnitteluratkaisujen pullonkaula on ollut integraatiot asiakkaan omiin lähdejärjestelmiin. Tämä on todella tärkeä seikka, sillä suunnittelujärjestelmä esimerkiksi ilman toteumatietoja, oikeita asiakas- ja tuoterakenteita on torso. IBM Planning Analytics ratkaisussa tietojen siirtäminen asiakkaan verkosta pilveen ei tarkoita tekstitiedostojen siirtelyä, vaan tämä ratkaisu on mahdollista integroida tiivisti osaksi asiakkaan infrastruktuuria.

IBM Secure Gateway on ratkaisu, jolla esimerkiksi asiakkaan on-premise ympäristössä oleva tietovarasto saadaan integroitua siten, että tiedonsiirto IBM Planning Analyticsin suuntaan ja toisin päin onnistuu. Jos asiakkaalla on käytössä Oracle Essbase, Oracle Hyperion Planning tai Oracle Hyperion Financial Management on näistä mahdollista tuoda data ja rakenteet palveluun kuuluvan Cognos Integration Serverin avulla.

Vielä kirsikkana kakussa on IBM Planning Analyticsiin kuuluva myös on-premise ratkaisuissakin erinomaiseksi todettu Cognos Command Center. Comman Centerin ajatuksena on tarjota Planning Analytics loppukäyttäjille selkeä käyttöliittymä erilaisten ylläpitoprosessin käyttämiseen. Tuotteen kautta voidaan ajaa esimerkiksi toteumatietojen lataus tai rakenteiden päivitys tietovarastosta joko manuaalisesti käynnistäen tai ajastettuna. Command Centerin kautta voidaan kutsua käytännössä mitä tahansa sovellusta, joten sen käyttökohteita rajoittaa lähinnä mielikuvitus.

Intito Solution Accelerators – pikastartti toteutukseen

Intito on koonnut parhaat palat IBM Cognos TM1 osaamisestaan yhteen pakettiin, TM1 osaaminen on siis edelleen validia myös Planning Analyticsin kanssa, joita kutsumme nimellä Intito Solution Accelerators. Nämä kiihdyttimet sisältävät joukon erilaisia standardikomponentteja ja toiminnallisuuksia, joita mielestämme tarvitaan jokaisessa suunnittelujärjestelmähankkeessa. Tällä hetkellä Intito Solution Accelerators sisältää mm. seuraavat komponentit ja uusia lisätään koko ajan:

  • Valuuttakurssaus
  • Sisäisten erien syöttö
  • Sisäisten erien eliminointi
  • Henkilöstön suunnittelu
  • Versioden (ennuste/budjetti) hallinta

Kiinnostuitko?

Planning Analyticsia pääsee kokeilemaan ilmaiseksi 15 päivän trial-version avulla. Mikäli haluat kuulla lisää ratkaisusta Suomen parhaiden asiantuntijoiden kertomana, niin ota yhteyttä meihin!



Business controllerin tuottavuusloikka

Intiton uusi nettisivu ja blogi avataan aiheella, joka käsittelee maassamme tällä hetkellä ajankohtaista tuottavuuden parantamista. Pääministeri Sipilä on rakentanut omaa tuottavuusloikkaansa jo tovin. Kyseisessä loikassa tavoitellaan 5 %:n parannusta – no, johonkin. Näin suorituskyvyn johtamisen ammattilaisena pisteet pääministerille siitä, että kerrankin tavoite on selkeästi ilmaistu. Miinuspisteet tulee puolestaan siitä, että varsinainen mittari, johon parannusta siis haetaan, on ainakin näin kadunmiehelle epäselvä.

Tässä postauksessa ei kuitenkaan ollut tarkoitus laatia sen paremmin suunnitelmaa Suomen talouden suunnan kääntämiseksi kuin muutenkaan ajautua poliittiseen keskustelun. Sen sijaan tässä kirjoituksessa halutaan pohdiskella, kuinka lukuisat suomalaisissa yrityksissä työskentelevät controllerit voisivat omalta osaltaan parantaa työnsä tuottavuutta ja tehokkuutta. Vaikka business controllereiden työskentelyä tehostamalla ei yksin tätä kansantaloutta pelasteta, on näissä tehtävissä toimivilla henkilöillä oikeasti avainasema suomalaisen yritystoiminnan kilpailukyvyn palauttamisessa, joten uskokaamme siihen, että tehokas controller voi omalla toimillaan myös oikeasti edistään yritysten kilpailukyvyn parantamista.

Akateemisessa johdon laskentatoimen kirjallisuudessa on jo pitkään puhuttu controllereiden työnkuvan muutoksesta ”pavunlaskijasta sillanrakentajaksi liiketoiminnan ja talouden väliin”. Tällä metaforalla on haluttu kuvata sitä muutosta, jossa controller muuttuu puhtaasta kirjanpitäjästä tahoksi, joka pystyy tuottamaan relevantimpaa informaatiota liiketoiminnan päätöksenteon tueksi ja sparraamaan liiketoiminnan päättäjiä tekemään liiketaloudellisesti parempia päätöksiä. Tällainen muutos on todella tapahtunut viimeisen parinkymmenen vuoden aikana. Ainakin tästä pavunlaskija-roolista ollaan päästy eroon ja siinä on auttanut paljon teknologinen kehitys. Erityisesti ulkoisen laskennan, kirjanpidon ja taloushallinnon, puolella aivan rutiininomaisia manuaalisia työvaiheita on onnistuttu paljon automatisoimaan ja siten vapauttamaan kirjanpitäjien työtä muihin taloushallinnon tehtäviin.

Entäpä se sillanrakentaja-rooli? Onko controllereista muodostunut liiketoiminnan sparraajia? Meidän mielestämme vastaus on sekä kyllä että ei. Jo alkaen controller-funktion organisoitumisesta useimmiten suoraan liiketoiminnan yhteyteen voidaan ajatella controllereiden palvelevan nykyään paremmin liiketoimintaa. Sen sijaan omakohtaiset havainnot puhuvat sen puolesta, että edelleen löytyy iso joukko business controllereita, joiden päivät täyttyvät eri lähteistä koostettavien Excel-työkirjojen manuaalisesta valmistelusta. Monella controllerilla kuluu siis yhä paljon aikaa tiedon keräämiseen sen sijaan, että heillä olisi aikaa oikeasti paneutua liiketoiminnan analysointiin.

Tiedonkeräämishaasteen ratkaisuksi on perinteisesti toteutettu yrityksissä erilaisia tietovarastointi- ja raportointijärjestelmähankkeita. Nämä hankkeet ovat kyllä automatisoineet osaltaan tiedonkeräämisen manuaalista työtä, mutta silti niiden ei voida sanoa tuoneen pysyvää ratkaisua raportoinnin haasteisiin. ”Kuinka nämä luvut saa Exceliin?” on varmasti kautta aikain yleisin raportointijärjestelmäkoulutuksissa esitetty kysymys ja se kuvastaa hyvin hankkeiden onnistumista. Valitettavasti liian usein raportointijärjestelmän sijaan toteutettu järjestelmä on luonteeltaan enemmän datan dumppausalusta Exceliin kuin varsinainen raportointijärjestelmä.

Edellä kuvattu tilanne on todellisuutta myös toisen tyyppisessä tiedon keräämishaasteeessa – budjetoinnissa ja ennustamisessa. Myös näiden prosessien automatisointiin ollaan yrityksissä investoitu huomattavia summia. Valitettavasti liian usein lopputuloksena on ollut ratkaisu, joka tukee lähinnä tietojen keräämistä ja konsolidointia, mutta varsinainen liiketoimintalogiikka on edelleen mallinnettu Excel-tiedostoihin, joista luvut kopiodaan käsin ”suunnittelujärjestelmään”.

Mikä näissä hankkeissa sitten on mennyt tai menee pieleen, kun niiden hyödyt näyttää suurista lupauksista huolimatta jäävän pintapuolisiksi? Tätä me olemme paljon pohtineet ja yksi syy yrittäjäksi ryhtymiseen oli juuri se, että meidän mielestämme tämän toimialan yritykset eivät keskimäärin onnistu lunastamaan niitä lupauksia, joilla talousohjauksen hankkeet asiakkaille myydään. Meidän mielestämme suurin haaste on, että nämä hankkeet myydään järjestelmähankkeina, kun oikeampi kuvaus olisi uuden jatkuvaan oppimiseen ja kehittymiseen tähtäävän prosessin käyttöönotto. Hankkeet tupataan myös tekemään hyvin konsulttivetoisesti, jolloin asiakkaalle jää ”sivustakatsojan rooli”, vaikka asian pitäisi olla päin vastoin. Lopputuloksena on konsulttivoimin toteutettu ja ylläpidetty ”mustalaatikko”, jonka liiketoiminnallinen hyöty on kustannuksiin nähden kyseenalainen.

Intiton teesit suorituskyvyn johtamisen järjestelmien parempaan käyttöönottoon ja controllereiden työn tehostamiseen on seuraavat:

  • Investoi ensisijaisesti osaamisen kehittämiseen ja koulutukseen sen sijaan, että ostat ”avaimet käteen” palvelua.
  • Käytä ulkopuolisia resursseja mieluummin uusien toiminallisuuksien toteuttamiseen ja kouluta oma henkilöstö tekemään perusylläpitotoimet ja pienkehitys.
  • Tee ihmisten koulutuksesta jatkuva prosessi. Tietojärjestelmien kohdalla tehdään usein se virhe, että koulutuksia pidetään vain käyttöönoton yhteydessä. Henkilöstö kuitenkin vaihtuu nopeaan tahtiin ja ihmiset unohtavat asioita nopeasti, joten säännöllinen koulutus on ehdottomasti tarpeen.
  • Kyseenalaista vanhoja toimintatapoja ja prosesseja jatkuvasti. Onko tämän raportin laadinta kuukausittain tarpeellista vain siksi, että näin on toimittu ”aina”?

Intito uuden sivuston myötä tulemme myös aktivoitumaan blogi-kirjoittelun suhteen. Aiomme käsitellä laajasti eri aiheita suorituskyvyn johtamisen alueella, niin teknisestä kuin liiketoiminnallisesta näkökulmasta. Ensimmäinen tekninen kirjoitus käsittelee IBM Planning Analyticsia ja se voit lukea täältä.