Budjetointi- ja ennustejärjestelmän ostajan opas

6.2.2016

Näin kevään korvalla alkaa olla se aika vuodesta, jolloin yritykset alkavat miettimään vieläkö ensi syksynä jatketaan budjetointia samoilla mega-Exceleillä kuin aina aiemmin vai olisiko jo aika tehdä tälle kaavavirheiden ja epävireessä olevien tiedostojen suolle jotain?

Me Intitossa kasasimme yhteen vuosien varrella hyväksi havaitut vinkit budjetointi- ja ennustejärjestelmän ostajille ja jaamme ne nyt kaikelle kansalle.

1. Aloita itse prosessista

Suunnittelujärjestelmän hankinta on hyvä tilaisuus myös tuulettaa ja virtaviivaistaa itse suunnitteluprosessia. Usein vanhaa prosessia ei ole edes tarkoituksenmukaista täysin kopioda uuteen järjestelmään, vaan järjestelmän avulla koko suunnitteluprosessista on mahdollista saada enemmän irti.

2. Älä hanki järjestelmää pelkästään budjetointia silmällä pitäen

Hyvästä suunnittelujärjestelmästä on iloa muutenkin kuin pelkästään budjettia tehdessä. Parhaimmillaan suunnittelujärjestelmä on myös yrityksen suorituskyvyn johtamisen järjestelmä, josta löytyy niin toteumat kuin suunnitelmat sulassa sovussa rinnakkain.

3. Suunnittelujärjestelmän ei tarvitse näyttää rumalta

Samalla tavoin kuin raportoinnissa puhutaan paljon tiedon visualisoinnista, myös suunnittelujärjestelmässä tulisi voida visualisoida suunnittelmia graafisesti. Hyvässä suunnitelujärjestelmässä on web-käyttöliittymä, jolla voidaan tehdä suunnitelmien laadintaa tukevia graafeja ja mittareita. Siis ehdoton ei pelkille tylsille taulukoille!

4. Älä hanki suunnittelujärjestelmää kirjanpidon simuloimiseen

 Kirjanpidossa kirjataan liiketapahtumia tileille, hyvässä suunnittelujärjestelmässä ei. Liian usein suunnittelujärjestelmänä myydään ratkaisu, jolla voidaan syöttää lukuja kustannuspaikoittain tileille. Hyvällä suunnittelujärjestelmällä täytyy pystyä mallintamaan varsinaista liiketoimintaa sen oikeita ajureita käyttäen. Lisäksi eri suunnitelmien tulee kytkeytyä toisiinsa ja riippua toisistaan. Ja kas – siinä sivussa se syntyy budjetoitu tuloslaskelma ja tasekin lähes itsekseen.

5. Hanki liiketoimintaa tukeva ratkaisu, älä osta tiettyä ratkaisua pelkästään siksi, että se sopii IT-arkkitehtuuriin

Tällä kommentilla saa IT-väen vihat niskoihin, mutta me tykkäämmekin asioida enemmän liiketoiminnan kanssa :). Vakavasti puhuen, suunnittelujärjestelmien konepellin alle nähneinä meidän mielestä ei kannata sokeasti tuijoittaa minkä brändin logo suunnittelujärjestelmästä löytyy. Kaikissa järjestelmissä on oma integraatiotyönsä ja edes saman brändin tuotteet eivät aina valitettavasti keskustele täysin saumattomasti keskenään.

6. Excelissä ei ole mitään vikaa työkaluna

Excel on ja pysyy maailman johtavana raportointi- ja suunnittelujärjestelmänä. Excelin käyttöön näissä asioissa liittyy kuitenkin paljon ongelmia: kaavavirheitä, tiedostoista on usein päällekkäisiä versiota, tietojen konsolidointin on hankalaa ja niin edelleen. Nämä kaikki ongelmat on mahdollista selättää hyvällä suunnittelujärjestelmällä, mutta säilyttää Excel yhtenä käyttöliittymänä. Hyvässä suunnittelujärjestelmässä itse liiketoiminnan logiikka on mallinnettu suunnittelujärjestelmään, mutta Excelillä voidaan tarvittaessa syöttää tai ainakin raportoida järjestelmään syötettyjä lukuja – Exceliin ne suunnittelmat joka tapauksessa päätyvät, halusimme me niin tai emme.

7. Muut sekalaiset ja tekniset toiminallisuudet joihin kannattaa kiinnittää huomiota:

  • Workflow-toiminnallisuus prosessin hallintaa
  • Sisäisten erien käsittely ja eliminoinnit
  • Valuuttakurssaus
  • Mahdollisuus syöttää suunnitelmia eri tarkkuustasoilla.
  • Mahdollisuus tehdä suunnitelmia eri aikahorisonteilla sekä myös rullaavasti yli kalenterivuoden
  • Hierarkioiden ja dimensioiden hallinta
  • Datan suojaaminen käyttäjäoikeuksilla
  • Kausien ja versioiden lukitseminen
  • Integroituminen lähde- ja mahdollisiin kohdejärjestelmiin
  • Simulointi- ja what-if -toiminnallisuudet

8. Ja lopuksi: muista koulutus ja oman osaamisen vahvistaminen

Jotta saat investoinnistasi kaiken hyödyn irti, niin varmista, että suunnittelujärjestelmälle löytyy omistaja ja pääkäyttäjä yrityksen sisältä. Vaikka me mielellään tuemmekin suunnittelujärjestelmän ylläpitoa ja jatkokehitystä, niin käytäntö on osoittanut, että tyytyväisin asiakas on se, joka osaa itsenäisesti ylläpitää ja pienkehittää suunnittelujärjestelmäänsä.

Mikäli yrityksenne on näiden asioiden äärellä tänä keväänä, olemme mielellään auttamassa teitä!

Mikko Heikkinen
Partner and Head of Finance and IT