Business controllerin tuottavuusloikka

12.1.2016

Intiton uusi nettisivu ja blogi avataan aiheella, joka käsittelee maassamme tällä hetkellä ajankohtaista tuottavuuden parantamista. Pääministeri Sipilä on rakentanut omaa tuottavuusloikkaansa jo tovin. Kyseisessä loikassa tavoitellaan 5 %:n parannusta – no, johonkin. Näin suorituskyvyn johtamisen ammattilaisena pisteet pääministerille siitä, että kerrankin tavoite on selkeästi ilmaistu. Miinuspisteet tulee puolestaan siitä, että varsinainen mittari, johon parannusta siis haetaan, on ainakin näin kadunmiehelle epäselvä.

Tässä postauksessa ei kuitenkaan ollut tarkoitus laatia sen paremmin suunnitelmaa Suomen talouden suunnan kääntämiseksi kuin muutenkaan ajautua poliittiseen keskustelun. Sen sijaan tässä kirjoituksessa halutaan pohdiskella, kuinka lukuisat suomalaisissa yrityksissä työskentelevät controllerit voisivat omalta osaltaan parantaa työnsä tuottavuutta ja tehokkuutta. Vaikka business controllereiden työskentelyä tehostamalla ei yksin tätä kansantaloutta pelasteta, on näissä tehtävissä toimivilla henkilöillä oikeasti avainasema suomalaisen yritystoiminnan kilpailukyvyn palauttamisessa, joten uskokaamme siihen, että tehokas controller voi omalla toimillaan myös oikeasti edistään yritysten kilpailukyvyn parantamista.

Akateemisessa johdon laskentatoimen kirjallisuudessa on jo pitkään puhuttu controllereiden työnkuvan muutoksesta ”pavunlaskijasta sillanrakentajaksi liiketoiminnan ja talouden väliin”. Tällä metaforalla on haluttu kuvata sitä muutosta, jossa controller muuttuu puhtaasta kirjanpitäjästä tahoksi, joka pystyy tuottamaan relevantimpaa informaatiota liiketoiminnan päätöksenteon tueksi ja sparraamaan liiketoiminnan päättäjiä tekemään liiketaloudellisesti parempia päätöksiä. Tällainen muutos on todella tapahtunut viimeisen parinkymmenen vuoden aikana. Ainakin tästä pavunlaskija-roolista ollaan päästy eroon ja siinä on auttanut paljon teknologinen kehitys. Erityisesti ulkoisen laskennan, kirjanpidon ja taloushallinnon, puolella aivan rutiininomaisia manuaalisia työvaiheita on onnistuttu paljon automatisoimaan ja siten vapauttamaan kirjanpitäjien työtä muihin taloushallinnon tehtäviin.

Entäpä se sillanrakentaja-rooli? Onko controllereista muodostunut liiketoiminnan sparraajia? Meidän mielestämme vastaus on sekä kyllä että ei. Jo alkaen controller-funktion organisoitumisesta useimmiten suoraan liiketoiminnan yhteyteen voidaan ajatella controllereiden palvelevan nykyään paremmin liiketoimintaa. Sen sijaan omakohtaiset havainnot puhuvat sen puolesta, että edelleen löytyy iso joukko business controllereita, joiden päivät täyttyvät eri lähteistä koostettavien Excel-työkirjojen manuaalisesta valmistelusta. Monella controllerilla kuluu siis yhä paljon aikaa tiedon keräämiseen sen sijaan, että heillä olisi aikaa oikeasti paneutua liiketoiminnan analysointiin.

Tiedonkeräämishaasteen ratkaisuksi on perinteisesti toteutettu yrityksissä erilaisia tietovarastointi- ja raportointijärjestelmähankkeita. Nämä hankkeet ovat kyllä automatisoineet osaltaan tiedonkeräämisen manuaalista työtä, mutta silti niiden ei voida sanoa tuoneen pysyvää ratkaisua raportoinnin haasteisiin. ”Kuinka nämä luvut saa Exceliin?” on varmasti kautta aikain yleisin raportointijärjestelmäkoulutuksissa esitetty kysymys ja se kuvastaa hyvin hankkeiden onnistumista. Valitettavasti liian usein raportointijärjestelmän sijaan toteutettu järjestelmä on luonteeltaan enemmän datan dumppausalusta Exceliin kuin varsinainen raportointijärjestelmä.

Edellä kuvattu tilanne on todellisuutta myös toisen tyyppisessä tiedon keräämishaasteeessa – budjetoinnissa ja ennustamisessa. Myös näiden prosessien automatisointiin ollaan yrityksissä investoitu huomattavia summia. Valitettavasti liian usein lopputuloksena on ollut ratkaisu, joka tukee lähinnä tietojen keräämistä ja konsolidointia, mutta varsinainen liiketoimintalogiikka on edelleen mallinnettu Excel-tiedostoihin, joista luvut kopiodaan käsin ”suunnittelujärjestelmään”.

Mikä näissä hankkeissa sitten on mennyt tai menee pieleen, kun niiden hyödyt näyttää suurista lupauksista huolimatta jäävän pintapuolisiksi? Tätä me olemme paljon pohtineet ja yksi syy yrittäjäksi ryhtymiseen oli juuri se, että meidän mielestämme tämän toimialan yritykset eivät keskimäärin onnistu lunastamaan niitä lupauksia, joilla talousohjauksen hankkeet asiakkaille myydään. Meidän mielestämme suurin haaste on, että nämä hankkeet myydään järjestelmähankkeina, kun oikeampi kuvaus olisi uuden jatkuvaan oppimiseen ja kehittymiseen tähtäävän prosessin käyttöönotto. Hankkeet tupataan myös tekemään hyvin konsulttivetoisesti, jolloin asiakkaalle jää ”sivustakatsojan rooli”, vaikka asian pitäisi olla päin vastoin. Lopputuloksena on konsulttivoimin toteutettu ja ylläpidetty ”mustalaatikko”, jonka liiketoiminnallinen hyöty on kustannuksiin nähden kyseenalainen.

Intiton teesit suorituskyvyn johtamisen järjestelmien parempaan käyttöönottoon ja controllereiden työn tehostamiseen:

• Investoi ensisijaisesti osaamisen kehittämiseen ja koulutukseen sen sijaan, että ostat ”avaimet käteen” palvelua.
• Käytä ulkopuolisia resursseja mieluummin uusien toiminallisuuksien toteuttamiseen ja kouluta oma henkilöstö tekemään perusylläpitotoimet ja pienkehitys.
• Tee ihmisten koulutuksesta jatkuva prosessi. Tietojärjestelmien kohdalla tehdään usein se virhe, että koulutuksia pidetään vain käyttöönoton yhteydessä. Henkilöstö kuitenkin vaihtuu nopeaan tahtiin ja ihmiset unohtavat asioita nopeasti, joten säännöllinen koulutus on ehdottomasti tarpeen.
• Kyseenalaista vanhoja toimintatapoja ja prosesseja jatkuvasti. Onko tämän raportin laadinta kuukausittain tarpeellista vain siksi, että näin on toimittu ”aina”?

Intito uuden sivuston myötä tulemme myös aktivoitumaan blogi-kirjoittelun suhteen. Aiomme käsitellä laajasti eri aiheita suorituskyvyn johtamisen alueella, niin teknisestä kuin liiketoiminnallisesta näkökulmasta. Ensimmäinen tekninen kirjoitus käsittelee IBM Planning Analyticsia ja se voit lukea täältä.