Siun sote halusi modernit työkalut tukemaan taloussuunnitteluaan ja samalla varmistaa olevansa valmis sote-uudistuksen mukanaan tuomiin tulevaisuuden suunnittelutarpeisiin. Niinpä se aloitti budjetointi- ja ennustejärjestelmänsä uudistamisen keväällä 2022. Uudistuksen myötä Siun sote saa käyttöönsä modernit ja joustavat työkalut, jotka vastaavat Siun soten suunnittelutarpeisiin pitkälle tulevaisuuteen.
Vanha taloussuunnittelujärjestelmä oli kankea, eikä se tukenut sote-uudistuksen myötä muuttuneita suunnittelutarpeita. Controllerit joutuivat käyttämään aikaa datan saamiseksi oikeaan muotoon.
Vanha järjestelmä korvattiin IBM Planning Analytics Cloud-suunnittelualustalla. Se joustaa ja mukautuu Siun soten tarpeisiin pitkälle tulevaisuuteen.
Ensimmäisen vaiheen myötä budjetointiin ja ennustamiseen saatiin kaivattua joustavuutta ja helppokäyttöisyyttä. Samalla vähennettiin manuaalista työtä. Taloushallinnon henkilöstöllä on nyt modernit, hyvät työkalut, jotka mahdollistavat tehokkaan työskentelyn.
Suomessa on käynnissä merkittävä sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen uudistus. Uudistuksen myötä Suomeen on muodostettu 21 hyvinvointialuetta. Hyvinvointialue on kunnista ja valtiosta erillinen julkisoikeudellinen yhteisö, jolla on itsehallinto. Hyvinvointialueen lakisääteisiä tehtäviä ovat toiminnan alkaessa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestäminen. Näiden palveluiden järjestämisvastuu siirtyy hyvinvointialueille 1.1.2023. Voit lukea lisää sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen uudistuksesta täältä.
Siun sote – Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä järjestää julkiset sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelut Pohjois-Karjalassa yhteensä 13 kunnalle. Kuntayhtymä aloitti toimintansa 1.1.2017. Siun sote työllistää noin 7 800 henkilöä ja palvelee 166 400:aa alueella asuvaa ihmistä. Siun sote muuttuu sote-uudistuksen myötä 1.1.2023 kuntayhtymästä hyvinvointialueeksi.
”Kun uudet hyvinvointialueet aloittivat yhdistymiseen valmistautumisen keväällä 2022, me olimme jo yhdistäneet toimintaamme useamman vuoden ajan. Mitään isoja organisatorisia muutoksia ei tarvinnut enää tehdä. Olemme selvästi edelläkävijöitä hyvinvointialueiden yhdistämisprosessissa: esimerkiksi tietojärjestelmämme on jo yhdistetty ja olemme muutenkin hyvin vauhdissa toiminnan konsolidoinnin kanssa”, kertoo Samu Kuosmanen, Siun soten digijohtaja.
Siun sotella oli käytössään jähmeä taloussuunnittelujärjestelmä, jonka rinnalla käytettiin Excel-työkirjoja. Vanha järjestelmä ei vastannut muuttuviin suunnittelutarpeisiin. Esimerkiksi ennustaminen ja skenaarioiden tekeminen oli raskasta. Uutta järjestelmää lähdettiin etsimään, koska suunnitteluun kaivattiin läpinäkyvyyttä ja joustavuutta. Yhtenä ajurina uudistukselle olivat sote-uudistus ja sen mukanaan tuomat muutokset. Ylipäätään Siun sote halusi modernisoida taloussuunnitteluaan sekä parantaa käytettävyyttä ja datan liikkuvuutta eri järjestelmien välillä. Tavoitteena oli myös lisätä automaation määrää.
”Meillä uudistetaan tässä samaan aikaan talouden- ja HR-järjestelmät. Tuntui luontevalta uudistaa budjetointi ja ennustaminen sekä samalla varmistaa, että data liikkuu sujuvasti järjestelmien välillä. Motivaattorina uuden järjestelmän hankintaan toimi myös halu tarjota talouden ammattilaisillemme hyvät työkalut, joilla he pystyvät tekemään työnsä hyvin. Ei ole tarkoituksenmukaista, että controllereiden aikaa kuluu datan saamiseen oikeaan muotoon. Halusimme siirtää ajankäytön vaikutusten analysointiin, ennustamiseen ja skenaarioimiseen”, Kuosmanen kertoo uudistuksen lähtökohdista.
IBM Planning Analytics on kuin työkalupakki, joten osaavan kumppanin merkitys korostuu. Intiton asiantuntijoilla on erittäin hyvä yhdistelmä talousjohtamisen ymmärrystä ja syvällistä teknologiaosaamista.
Samu Kuosmanen, digijohtaja, - Siun soteSiun sote teki kevyen vertailun erilaisten taloussuunnitteluratkaisujen välillä ja kartoitti samalla, millaisia ratkaisuja julkisella sektorilla on tällä hetkellä käytössä. Nopeasti kuitenkin päätettiin, että toimialaspesifi ratkaisu ei ole se suunta, johon Siun soten taloussuunnittelua halutaan viedä. Niinpä tehtiin käyttötapauslistaus ja pyydettiin toimittajia esittelemään, miten nämä vastaisivat käyttötapauksiin Siun soten antamalla datalla.
”Halusimme joustavan järjestelmän, joka mukautuu muuttuviin tarpeisiimme. Toki ohjelmistoprojektissa olisi hyvä pitää tavoitteet kirkkaina mielessä, mutta totuus on se, että maailma muuttuu nopeasti. Näin ollen ratkaisun joustavuus on välttämättömyys. Päädyimme IBM Planning Analyticsiin, koska se on teknisesti erittäin kyvykäs ja laajasti käytetty suunnittelualusta globaalisti. IBM panostaa sen kehitykseen, ja heillä on hyvät käyttäjäfoorumit parhaiden käytäntöjen jakamiseksi”, Kuosmanen kertoo.
Uuteen ratkaisuun haluttiin saada ensimmäisenä vuositason budjetointi, joka sisältäisi myös henkilöstösuunnittelun. Lisäksi projektin aikana haluttiin saada aikaan ensimmäiset karkean tason ennusteet. Koska Siun sote on julkinen toimija, budjetointiin on annettu raamit. Ne määrittelevät, miten budjettia tehdään erilaisille isoille osakokonaisuuksille, esimerkiksi sairaalapalveluille. Toiveena oli, että uusi suunnittelualusta mahdollistaisi tarkemman suunnittelun osakokonaisuuksien osalta.
Siun soten ja Intiton yhteistyö alkoi demotilaisuuden jälkeen alkuvuonna 2022. Demon pohjalta tehtiin määrittelyjä, jotka saatiin nopeasti kasaan. Ensimmäinen kokonaisuus budjetoinnista valmistui jo ennen kesää, ja loput valmistuvat loppuvuoden aikana. Projekti on edennyt tiiviissä yhteistyössä koko loppukäyttäjäryhmän kanssa.
”Pidimme viikoittain palavereja Siun soten taloushallinnon henkilöstön kanssa. Panostimme alusta saakka paljon aikaa loppukäyttäjien kouluttamiseen ja uuden järjestelmäosaamisen kartuttamiseen. Näen, että Siun sote saa projektin myötä järjestelmän, joka tukee heidän taloutensa suunnittelua ja sen eteenpäin viemistä pitkään. Lisäksi se mahdollistaa uusien kokonaisuuksien liittämisen osaksi järjestelmää tulevaisuudessa”, kertoo Teemu Hallikainen Intiton xPA (Extended Planning and Analysis) -tiimistä.
”Intito osoitti selvää kiinnostusta hankettamme kohtaan. He tuntuivat heti ymmärtävän mitä tarvitsemme. He olivat panostaneet demon valmisteluun ja pystyivät demotilaisuudessa muokkaamaan demoa vastaamaan vielä paremmin tarpeisiimme. Se osoitti IBM Planning Analyticsin teknisen kyvykkyyden ja joustavuuden. IBM Planning Analytics on kuin työkalupakki, joten osaavan kumppanin merkitys korostuu. Intiton asiantuntijoilla on erittäin hyvä yhdistelmä talousjohtamisen ymmärrystä ja syvällistä teknologiaosaamista. Olemme saaneet heiltä parhaita käytäntöjä. He myös osaavat tuoda näkökulmia ja vaihtoehtoja sekä uskaltavat haastaa meitä”, kertoo Kuosmanen.
Siun soten ja Intiton yhteistyön ensimmäinen vaihe siirtyi tuotantoon syyskuussa 2022. Sen myötä Siun sote on ottanut selvän askeleen kohti modernia talouden budjetointia ja ennustamista. IBM Planning Analytics tukee alustana heidän suunnittelutarpeitaan pitkään, ja jatkokehityssuunnitelmat ovat jo käynnissä. Jo ensimmäisessä vaiheessa budjetointiin ja ennustamiseen saatiin kaivattua joustavuutta ja helppokäyttöisyyttä sekä lisättiin automaatiota.
”Yhteistyömme Intiton kanssa tulee jatkumaan uuden alustan käytön laajentamisen ja syventämisen merkeissä. Pitkän aikavälin tavoitteena on aidosti integroitu suunnittelujärjestelmä, joka kattaa koko hyvinvointialueen talouden budjetoinnin ja ennustamisen. Ensimmäisenä olemme lisäämässä järjestelmään esimerkiksi investointien suunnittelua. Jatkokehityksessä pyrimme muun muassa kehittämään ennustetarkkuutta ja vähentämään manuaalista työtä. Aiomme myös olla aktiivisesti mukana IBM Planning Analytics -yhteisössä oppiaksemme muilta käyttäjiltä suunnittelualustan tarjoamista mahdollisuuksista”, Samu Kuosmanen pohtii.
Siun sote – Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä järjestää julkiset sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelut Pohjois-Karjalassa 13 kunnalle. Lisäksi he järjestävät ympäristöterveydenhuollon palvelut koko maakunnassa lukuun ottamatta Heinäveden kuntaa. Siun soten alueella asuu noin 166 400 ihmistä. Siun sote työllistää yhteensä noin 7800 eri alojen ammattilaista, joiden tavoitteena on tarjota pohjoiskarjalaisille laadukkaat, yhdenvertaiset ja yksilöllisiin tarpeisiin vastaavat sote-palvelut kustannustehokkuutta unohtamatta. Siun sote muuttuu sote-uudistuksen myötä 1.1.2023 kuntayhtymästä hyvinvointialueeksi.
- IBM Planning Analytics Cloud
Haluaisitko jutella moderneista tavoista hoitaa taloussuunnittelua? Ota yhteyttä!
PRINT
Post address:
Intito Oy, PL 87, FI-00101 Helsinki
Visiting addresses:
Kaisaniemenkatu 4 A, 00100 Helsinki
Länsikatu 15, 80110 Joensuu
Business ID: 2657499-3
Visiting address:
Repslagaragatan 17 B
118 46 Stockholm
Business ID: 556971-0980
+358 20 7870 220