Tilastokeskus hankki valmiudet työn tuottavuuden parantamiseen modernin budjetointijärjestelmän avulla

Tilastokeskus on Suomen kansallinen tilastovirasto, joka tuottaa puolueettomia tilastoja suomalaisesta yhteiskunnasta. Sillä oli aiemmin Excel-työkirjoihin perustuva, työläs ja virhealtis budjetointiprosessi. Tilastokeskus nosti työn tuottavuutta ottamalla käyttöön IBM Planning Analytics -suunnittelualustan Intiton avustuksella. Integraatiot lähdejärjestelmiin ja automaattiset laskennat tekevät tiedonhallinnasta vaivatonta. Käyttöönoton myötä Tilastokeskuksen taloussuunnittelu on teknisesti yksinkertaisempaa, tehokkaampaa ja vähemmän virhealtista.

Business challenge

Excel-pohjainen suunnittelu oli työlästä ja virhealtista. Budjetointi edellytti paljon manuaalista työtä. Ison organisaation henkilöstösuunnittelu henkilötasolla oli muodostunut monimutkaiseksi ja tehottomaksi.

Transformation

Intiton asiantuntijoiden avulla Tilastokeskuksessa otettiin käyttöön IBM Planning Analytics -suunnittelualusta. Käyttöönotto tehtiin tiiviissä yhteistyössä ketterästi.

Results

Taloussuunnittelu on nyt yksinkertaisempaa, tehokkaampaa ja käyttäjäystävällisempää. Suunnittelualusta integroitiin Tilastokeskuksen hallinnollisen tiedon datavarastoon. Näin suunnittelussa on käytössä prosessia tukevaa tietoa kattavasti ja suunnittelutieto taas on käytettävissä raportoinnissa jalostettavaksi. Automaatiot ja integraatiot tekevät tiedonhallinnasta vaivatonta. Budjetoinnin virhealttiutta ja riskejä vähennettiin kaikille yhteisellä tiedolla.

Tilastokeskus on Suomen kansallinen tilastovirasto, joka tuottaa puolueettomia tilastoja suomalaisesta yhteiskunnasta. Sen tehtävänä on jalostaa eri tietolähteistä kertyvää tietoa tilastoiksi päätöksenteon tueksi sekä kansalaisten, tutkijoiden ja muiden tietoa tarvitsevien käyttöön. Tilastokeskuksen palveluksessa työskenteli vuoden 2022 lopussa 811 asiantuntijaa.

”Olemme neljästä palvelualueesta koostuva iso asiantuntijaorganisaatio. Palvelualueet tekevät itse toiminnan ja talouden suunnittelun taloushallinnon avustuksella johdon antamien raamien mukaisesti. Monen tekijän prosessi vaatii yhtenäisiä toimintatapoja ja tiedon hallittavuutta. Tätä prosessia helpottaaksemme olemme panostaneet suunnittelun ja raportoinnin välineisiin. Olen Tilastokeskuksen suunnittelun ja seurannan järjestelmien tuoteomistaja ja pääkäyttäjä. IBM Planning Analytics hankittiin suunnittelua ja ennustamista varten. Seurantaan käytämme erillistä raportointiportaalia.”, kertoo Frans Hartman, Tilastokeskuksen Business Controller.

Excelissä tehty suunnittelu oli työlästä ja virhealtista

Koska Tilastokeskus on julkinen organisaatio, se tekee vuosibudjetin ja päivittää sitä ennusteeksi pitkin vuotta. Ennen IBM Planning Analyticsin käyttöönottoa Tilastokeskuksen budjetointi tehtiin Excelissä ilman erillistä järjestelmää. Excelissä tapahtunut suunnittelu oli työlästä ja virhealtista ja vaati paljon manuaalista työtä. Ennen uutta järjestelmää suunnittelu tehtiin vain yhdelle vuodelle kerrallaan. IBM Planning Analyticsin käyttöönoton myötä tarkoitus on kehittää suunnittelua kattamaan useamman vuoden ajanjakso tulevaisuuteen.

Tilastokeskuksen taloussuunnittelu tehdään toimintayksiköittäin. Erillisbudjetteja suunnitellaan ajuripohjaisesti. Esimerkiksi matkakuluja voidaan suunnitella matkapäivien perusteella. Lisäksi taloussuunnittelu sisältää ICT-kulujen suunnittelun seurantakohteittain. Henkilöstösuunnittelun pohjana on olemassa oleva henkilöstö. Palkkaan ja työpanokseen liittyviä muutoksia voidaan suunnitella tarkasti ja joustavasti henkilötasolla. Isossa organisaatiossa henkilöstöön tulee muutoksia jatkuvasti. Ilman järjestelmää taloussuunnittelu ja henkilöstösuunnittelu veivät kohtuuttoman paljon aikaa.

Tavoitteena käyttäjäystävällinen ja helposti ylläpidettävä talouden suunnittelujärjestelmä

”Teimme markkinakartoituksen tarjolla olevista budjetointijärjestelmistä. Markkinakartoituksen avulla saimme hyvän kuvan tarjolla olevista vaihtoehdoista ja pystyimme tarkentamaan vaatimuksiamme kilpailutusta varten. Markkinakartoituksen demojen perusteella IBM Planning Analytics vastasi tarpeitamme ja vaatimuksiamme. Alustan mahdollistamat automaatiot ja selkeys viehättivät demoissa. Järjestelmä vaikutti loogisimmalta ja helppokäyttöisimmältä esitellyistä vaihtoehdoista, eikä käyttöliittymä ollut visuaalisesti niin kaukana meille tutusta Excel-maailmasta”, Frans Hartman kertoo.

Avoimen kilpailutuksen kautta Tilastokeskuksen budjetointijärjestelmän käyttöönottoprojektia toteuttamaan valittiin Intito ja heidän toimittama IBM Planning Analytics suunnittelualusta. Projektin tavoitteena oli saada aikaan suorituskykyinen, käyttäjäystävällinen ja helposti ylläpidettävä talouden suunnittelujärjestelmä, joka tehostaisi suunnittelun ja seurannan prosessia, minimoisi virheitä ja parantaisi analysointikykyä.

Yhteistyö ja käyttöönotto sujuivat erinomaisesti. Ihmettelen, miksi IT-järjestelmien käyttöönottoa kritisoidaan niin paljon. Oikeastaan hämmennyin, miten helposti tämä meni maaliin.

Frans Hartman, Business Controller, - Tilastokeskus

Tilastokeskuksen tarpeisiin vastaava ratkaisu tehtiin ketterästi

Projekti alkoi elokuussa 2022, ja IBM Planning Analytics otettiin käyttöön joulukuussa 2022. Tilastokeskuksen projektiryhmään kuului yhdeksän asiantuntijaa, ja Intitolta mukana oli kolme konsulttia. Projektin kick-off- ja päätöspalaverit pidettiin kasvotusten, mutta muuten projekti toteutettiin etänä. Ratkaisun toiminnallisuuksien ja sisällön määrittelystä edettiin toteutukseen, joka tehtiin ketterästi tiiviissä yhteistyössä Tilastokeskuksen asiantuntijoiden kanssa.

”Saimme kilpailutuksen kautta sen järjestelmän, joka markkinakartoituksen demojen perusteella tuntui meille sopivimmalta.. Yhteistyö ja käyttöönotto sujuivat erinomaisesti. En ollut aikaisemmin vastannut vastaavanlaisesta järjestelmähankinnasta. Olisimme itse voineet olla kriittisempiä vanhoja prosessejamme kohtaan projektin alusta asti. Jouduimme muuttamaan ja tarkentamaan alussa tehtyjä määrittelyjä matkan varrella, mutta Intiton asiantuntijat tekivät muutokset nopeasti ja joustavasti. Ihmettelen, miksi IT-järjestelmien käyttöönottoa kritisoidaan niin paljon. Oikeastaan hämmennyin, miten helposti tämä meni maaliin”, Frans Hartman iloitsee.

Tilastokeskuksen projektiryhmä oli melko iso, mutta loppujen lopuksi juuri se oli yksi projektin onnistumisen avaimista. Projektin aikana riittävän iso joukko pääsi vaikuttamaan lopulliseen ratkaisuun ja tutustumaan uuteen suunnittelualustaan. Jatkuva, huolellinen testaus auttoi etenemään tehokkaasti kohti toivottua lopputulosta. Osana projektia Intito järjesti Tilastokeskuksen asiantuntijoille järjestelmäkoulutuksia, jotta käyttöönotto olisi mahdollisimman sujuvaa.

”Tilastokeskuksen projektiryhmän kanssa oli mukava tehdä yhteistyötä. He kertoivat selkeästi, mitä tarvitsevat, ja olivat valmiita vastaanottamaan meiltä palautetta sekä parhaita käytäntöjä. Testiryhmän testeistä saatu palaute auttoi meitä keskittymään oikeisiin asioihin, löytämään tarvittavat kehityskohteet nopeasti ja tekemään asiakkaalle räätälöidyn ratkaisun ripeästi”, kertoo Henri Paananen Consultant, Data & AI -tiimistä Intitosta.

Integraatiot lähdejärjestelmiin ja automaattinen laskenta lisäävät työn tuottavuutta

Budjetointijärjestelmän käyttöönoton myötä Tilastokeskuksen suunnittelun ja seurannan prosessia on mahdollista saada tehokkaammaksi ja käyttäjille mielekkäämmäksi. Erityisen paljon haasteita aiheuttanut henkilöstösuunnittelu onnistuu nyt hallitummin ja tehokkaammin. IBM Planning Analytics integroitiin Tilastokeskuksen hallinnollisen tiedon datavarastoon, joka koostaa tietoja useasta lähdejärjestelmästä (esim. Kieku) suunnittelun ja seurannan tueksi. Tietovaraston kautta tiedot siirtyvät automaattisesti IBM Planning Analyticsiin. Työn tuottavuutta pystyttiin lisäämään automaation avulla selvästi. Tietojen ylläpito ja käsittely on nyt helpompaa ja yksinkertaisempaa.

”Meillä on nyt hyvät valmiudet tehostaa talouden suunnittelua ja ennustamista. Suunnittelualustan avulla prosessi yhdenmukaistuu ja yksinkertaistuu. Pystymme karsimaan vanhassa prosessissa olleita virheitä. Kun tieto on kaikilla yhdessä paikassa ja yhteistä, yksittäinenkin euro tulee paremmin näkyväksi. IBM Planning Analytics on pidetty taloushallintotiimissämme ja muidenkin asiantuntijoiden keskuudessa”, kertoo Frans Hartman.

Jatkokehityksen tavoitteena pitkälle tulevaisuuteen tehty ennuste

Yhteistyö Intiton kanssa jatkuu uuden ratkaisun edelleen kehittämisellä. Tarkoituksena on selvittää, mitä hyötyjä saataisiin laajemman pohjadatan tuomisesta järjestelmään. Esimerkiksi projektitoiminnan (eli projektien tietojen) sekä maksullisen toiminnan (eli myyntilaskutuksen) tietojen tuomista järjestelmään pohditaan. Laajojen pohjatietojen myötä IBM Planning Analytics voisi jatkossa mahdollistaa pitkälle tulevaisuuteen tehtävän ennusteen.

”Oli hauska nähdä, millaisia ratkaisuja Intiton muille asiakkaille on toteutettu samalla suunnittelualustalla, ja saada siitä inspiraatiota oman ratkaisumme jatkokehitykseen. Tavoitteenamme on ennustaa useamman vuoden päähän, miten tulo- ja menorakenteemme kehittyy. Haastavassa taloustilanteessa pitkälle tehty ennuste auttaa meitä suunnittelemaan toimintaamme ja varautumaan tulevaan paremmin”, Frans Hartman tiivistää Tilastokeskuksen tulevaisuuden suunnitelmat taloussuunnittelun osalta.

Solution components

- IBM Planning Analytics

Haluaisitko jutella moderneista tavoista hoitaa taloussuunnittelua? Ota yhteyttä!

PRINT