Financial Close Management – mistä on kyse ja miten BlackLine auttaa siinä?

Financial Close Management (FCM) saattaa alkuun kuulostaa eksoottiselta termiltä. Ensimmäinen ajatus voikin olla, että tämä ei kosketa minun yritystäni. Hyvin todennäköisesti se kuitenkin koskettaa. Itse asiassa se koskettaa jokaista yritystä, joka laatii tilinpäätöksen ja raportoi taloudellisia lukujaan vähintään kvartaaleittain. Kyseessä on siis universaali prosessi, jonka sisällä on tunnistettavissa paljon yhteisiä piirteitä yrityksen koosta, sijainnista ja toimialasta riippumatta. Financial Close (FC) on siis se prosessi, jossa kirjanpito pannaan kiinni, ja päämääränä on mitata tietyn ajanjakson taloudellista suoritusta tuloslaskelman ja taseen muodossa. Tähän päästäkseen prosessin sisällä tehdään tarvittavia jaksotuksia ja muita kirjauksia sekä varmistetaan, että raportteihin päätyvät luvut myös pitävät paikkansa muun muassa tasetilien täsmäytysten kautta. Financial Close Management on puolestaan talousjohdon työkalu siihen, että closing-prosessi toimii oikein ja tehokkaasti. Hyvin toimivan Financial Close -prosessin avulla talousjohtaja voi nukkua yönsä rauhassa ja varmistua siitä, että niin ulkoisille (sijoittajat, verottaja) kuin sisäisille sidosryhmille (ylin johto, yrityksen hallitus) toimitetut taloudelliset tiedot eivät sisällä olennaisia virheitä. Toimivan Financial Close -prosessin avulla vältetään talousjohtajan pahin painajainen, Restatement, eli jo kertaalleen julkaistujen lukujen uudelleen julkaisu korjattuna.

Financial Close Management prosessin haasteet

Financial Close Management ei siis ole mikään uusi tai harvinainen asia. Harvinaista sen sijaan tuntuu olevan, että prosessi toimisi yrityksessä hyvin ja tehokkaasti. Edelleenkiin tänä päivänä suurin osa kauden katkon rutiineista tehdään manuaalisesti ja usein virhealttiiksi tiedettyjen Excel-taulukoiden avulla. Paperiton taloushallinto on ennemmin toiveajattelua kuin todellisuutta tässä prosessissa. Useimmissa yrityksissä katko-prosessi pitää sisällään seuraavanlaisia piirteitä:

  • Automaation aste on alhainen: täsmäytykset tehdään manuaalisesti ja usein jälkijättöisesti, täsmäytyserojen analysiin katkon aikana ei jää aikaa.
  • Muistiotositteita laaditaan Exceleillä ja niiden Audit Trail ei välttämättä ole aukoton. Lisäksi muistiotositteiden ja niiden arkistointi tapahtuu edelleen paperisena, jolloin niiden hyväksyntä on myös manuaalista.
  • Konsernin sisäisten erien täsmäytys on työlästä ja pitkälle manuaalista.
  • Closing-prosessin läpimenoaika on ylipäätään pitkä eikä prosessin tilanteeseen ole näkyvyyttä. Tämä korostuu erityisesti, kun yrityksen closing-prosessiin osallistuva henkilöstö on hajaantunut erilleen toisistaan. Jopa se riittää, että ihmiset istuvat eri puolilla toimistorakennusta.
  • Prosessin dokumentaatio on huono ja siihen liittyy vahva henkilöriski. Varamiesjärjestelyjä ei ole ja henkilöstön vaihtuvuus voi vaarantaa koko prosessin toimivuuden.

Financial Close Management moderniin tapaan

BlackLine on maailman johtava Financial Close Management ratkaisu. Tästä osoituksena on mm. Leaders-kategoria Gartnerin FCPM Magic Quadrant raportissa. BlackLinen ratkaisu kokoaa kaikki closing-prosessin vaiheet saman sateenvarjon alle. Se pitää sisällään työkalut sekä toiminnallisuudet, joiden avulla taloushallinnon automaatioaste nousee, koko raportointiprosessin hallittavuus paranee ja tätä kautta itse taloudellisen information laatu nousee. Asianmukainen closing-prosessi vähentää huomattavasti oleellisen tilinpäätösvirheen esiintymisen todennäköisyyttä.

BlackLinen Financial Close Management ratkaisu sisältää seuraavat tuotteet, joista asiakas voi räätälöidä omaan prosessiinsa ja tarpeeseensa soveltuvan kokonaisuuden:

  • Account Reconciliation – täsmäytysten hallinta ja automaatio
  • Journal Entry – muistiotositteiden käsittely, automatisointi ja täydellisen audit trailin varmistaminen
  • Transaction Matching – täsmäytys transaktiotasolla, linkittäminen tilitäsmäytykseen ja tämän kokonaisuuden automatisointi
  • Task Management – closing-prosessiin liittyvien tehtävien hallinta ja johtaminen
  • Intercompany Hub – sisäisten erien täsmäytys ja käsittely