IFRS 16 muuttaa vuokrien kirjanpidon

5.5.2017

Kansainvälistä tilinpäätösnormistoa IFRS:ää noudattaville yrityksille uudet tai muuttuvat laskentasäännökset tuovat mukanaan haasteita, joiden ratkaiseminen ei usein onnistu pelkästään sormia näpäyttämällä. Yksi muuttuvista säännöksistä on IFRS 16, joka koskee vuokrasopimusten kirjanpidollista käsittelyä. Perinteisesti vuokrasopimusten perusteella maksetut leasingmaksut on kirjattu suoraan tulokseen kuluksi, ja niihin liittyviä omaisuuseriä ei ole tarvinnut näyttää taseessa. Kun tase on pyritty pitämään mahdollisimman ohuena, leasing on usein näyttäytynyt omaa omistusta houkuttelevampana vaihtoehtona.

IFRS 16:n myötä vuokrasopimukset pitää kirjanpidollisesti käsitellä kuitenkin ns. rahoitusleasingina, jolloin vuokrasopimuksen kohteena olevan omaisuuserän arvo on kirjattava taseeseen omaisuudeksi ja poistettava se kohteen taloudellisen käyttöajan aikana. Lisäksi vuokranantajalle maksetuista vuokrista on erotettava koron osuus omalle tililleen, eli leasingin kulu näkyy tuloslaskelmassa sekä poistoissa että rahoituskuluissa. Ainoastaan arvoltaan pienet ja kestoltaan alle vuoden kestävät vuokrasopimukset voidaan jatkossakin kirjata suoraan kuluksi. Uutta standardia sovelletaan 1.1.2019 tai sen jälkeen alkavilla tilikausilla.

Mitä tämä tarkoittaa käytännön kirjanpidon kannalta? Vastaus on yksiselitteinen – lisää työtä. Kuluksi kirjattavat operatiiviset vuokrat kirjautuvat ilman suurempaa stressiä ostoreskontran ja sähköisen laskunkäsittelyjärjestelmän kautta. Vuokrasopimuksia ei kirjanpidon kannalta tarvitse seurata yksilöityinä, vaan riittää, että leasinglaskut maksetaan ajallaan ja kulut kirjataan seurannan kannalta oleellisille kulutileille. IFRS 16 -säännön soveltamisen myötä jokainen sopimus täytyy kirjanpitoa varten käsitellä yksilöitynä omaisuuskohteena, jolloin syntyy tarve perustaa leasingrekisteri vuokrasopimusten tietojen tallettamista ja säilyttämistä varten. Leasingrekisterin sisältämiä oleellisia tietoja ovat muun muassa sopimuksen kesto, arvo, maksuehdot ja käytetty korko (jonka perusteella leasingvelvoitteista lasketaan diskonttaamalla omaisuuserän arvo ja leasingmaksu jaetaan poistoihin ja korkokuluihin). Ilman asianmukaista leasingrekisteriä hyvä hallintotapa ja kirjanpidon audit trail vaarantuvat oleellisesti.

Kuvitellaan, että yrityksen työntekijöilleen tarjoamat työsuhdeautot ovat ”liisattuja”, samoin kuin toimiston käytävillä lymyävät tulostimet ja kopiokoneet. Varastossa pyörivät lukuisat trukkikoneet, joita ei ole aiemmin tarvinnut kirjata taseeseen. Keskisuurestakin yrityksestä löytyy helposti kymmeniä hyödykkeitä, joiden käyttöoikeus perustuu vuokrasopimukseen. Näiden sopimusten kirjanpidollisen käsittelyn muuttaminen IFRS 16-standardin ja verotuksen mukaiseksi pelkkään Exceliin tukeutuen on tehotonta ja virhealtista. Tarve edistyneelle laskentajärjestelmälle on todellinen.

Edellisessä blogissamme kerroimme uudesta kumppanuudestamme Tagetik ohjelmistoyhtiön kanssa. Tagetikilla on erittäin pitkälle viedyn konsernitilinpäätöksen laadintaan tarkoitetun ratkaisun lisäksi tarjota täsmäratkaisu myös IFRS 16 laskennan vaatimuksiin. Kyseessä on koko ketjun hallitseva valmisratkaisu, jonka käyttöönotto on nopea ja jonka avulla standardin asettamat vaatimukset täyttyvät. Ratkaisu on integroitavissa monipuolisesti eri lähdejärjestelmiin. Tagetikiin syntyvän leasingrekisterin perusteella järjestelmä luo automaattisesti muistiotositteet, jotka voidaan yhdistellä konsolidointi- tai kirjanpitojärjestelmän saldoihin halutulla tavalla. Tällä tavalla oikaisujen audit trail on aukoton ja oikaisujen käsittely voidaan ”lokeroida” tehokkaasti ja läpinäkyvästi.

Teemu Jylhä

Partner and Senior Advisor