Integroitu liiketoiminnan suunnittelu – läpinäkyvyyden ja kommunikaation mahdollistaja

2.2.2016

Integroitu tai kytketty liiketoiminnan suunnittelu on ollut koko ajan keskeinen konsepti Intiton ideologiassa. Olemme asiakkaillemme mielellään kertoneet tästä filosofiasta ja olemme sitä menestyksekkäästi myös asiakkaillemme implementoineet. Julkaisemme talven ja kevään 2016 aikana blogikirjoitusten sarjan, jossa avaamme tätä konseptia tarkemmin. Tässä sarjan ensimmäisessä blogikirjoituksessa käymme läpi integroidun liiketoiminnan suunnittelun konseptia, hyötyjä sekä siihen liittyviä haasteita.

Integroidun suunnittelumallin konsepti

Integroidun suunnittelumallin konseptin lähtökohta on, että useasti yrityksen operatiivisen, taktisen ja strategisen suunnittelun välillä on useita epäjatkuvuuskohtia, joissa kaikissa hukataan tärkeää informaatiota – tietoa konsolidoidaan ja tärkeitä yksityiskohtia katoaa. Lopputulokseksi saadaan kyllä jonkinlainen ylätason esitys asiasta, mutta läpinäkyvyys alla oleviin liiketoiminnan ajureihin on heikko. Toisaalta myös liiketoiminnan suunnitelmien lähtöoletusten muutoksien vaikutus on hankala hahmottaa – esimerkiksi valuuttakurssien ja raaka-aine hintojen muutoksen vaikutus tuloslaskelman riveihin. Integroidun suunnittelumallin keskeinen idea on vähentää tai poistaa kokonaan erillisen operatiivisen, taktisen ja strategisen suunnittelun tarvetta ja yhdistää ne yhdeksi ja samaksi suunnittelukokonaisuudeksi ja -prosessiksi, joka tukee niin yrityksen strategisia päämääriä kuin arkista operatiivisen toiminnanohjausta. On kuitenkin syytä vielä erikseen korostaa, että kytketty suunnittelumalli ei ole sama asia kuin perinteinen erp-järjestelmillä tapahtuva toiminnanohjaus. Integroitu suunnittelu jää karkeammalle tasolla, kun taan erp-lähtöinen toiminnan ohjaus menee yksittäiseen tilaukseen ja toimitukseen asti.

Vaikka yrityksen suunnittelusta puuttuisi läpinäkyvyys, ei se välttämättä tarkoita, etteikö suunnitelmia tehtäisi jo nyt liiketoiminnan lähtökohdista. Usein yrityksissä tehdään erinäisten exceleiden avulla hyvin pitkälle kehittyneitä liiketoiminnan mallinnuksia. Ongelma on, että niiden nerokkuus jää kyseisten työkirjojen vangeiksi. Integroidun suunnittelun jalkauttaminen ei useinkaan tarkoita lisää työtä tai uusien suunnitelmien laatimista, vaan jo tänäkin päivänä tehtävien yksityiskohtaisten suunnitelmien päivän valoon tuomista Excelin varjoista.

Integroitu suunnittelu ei ole sama asia kuin Sales & Operations planning

Joidenkin mielestä integroitu liiketoiminnan suunnittelu on sama asia kuin sales and operations planning. Meidän mielestä näin ei kuitenkaan ole. Integroitu liiketoiminnan suunnittelu kattaa samoja prosesseja kuin sales and operations planning, mutta siinä on muutama keskeinen ero verrattuna perinteiseen S&OP-prosessiin:

• Sales and operations planning-ideologiassa on keskeistä kysynnän ja tarjonnan tasapainottaminen. Integroitu liiketoiminnan suunnittelu ei sen sijaan rajaudu pelkästään myynnin ja tuotannon suunnitteluun, vaan se on kokonaisvaltaisempi prosessi kattaen yrityksen funktiot laajemmin.
• Integroidussa liiketoiminnan suunnittelussa on vahvempi taloudellinen kytkentä kuin sales and operations planning –lähestymistavassa. Koska kytketyn suunnittelun laajuus on suurempi, on sen avulla myös mahdollista mallintaa koko yrityksen taloudellista suorituskykyä paremmin.

Integroitu suunnittelu ei ole sama kuin perinteinen budjetointi

Budjetointi ja integroitu liiketoiminnan suunnittelu ovat molemmat johtamisjärjestelmiä. Filosofialtaan nämä kaksi ovat kuitenkin täysin erilaiset. Budjetoinnin keskeinen funktio on tavoitteen asetanta. Vaikka budjetointi tehtäisiin näennäisesti bottom-up –tyylisesti, on se kuitenkin todellisuudessa usein top-down prosessi, jossa ylin johto antaa tavoitteen ja lukuja ”iteroidaan” niin kauan, että budjetoidut luvut saadaan johdon asettamalle tasolle. Samalla budjettiin usein leivotaan sisään paljon odotuksia, joilla ei välttämättä ole todellisuuspohjaa.

Integroitu suunnittelu sen sijaan on jatkuva ja kalenterivuoden/tilikauden yli rullaava prosessi, jossa näkymä yrityksen taloudellisesta suorituskyvystä rakennetaan aidosti alhaalta ylös. Siihen ei liity tavoitteiden asetantaa, vaan integroidun suunnittelun ensijainen tarkoitus on antaa mahdollisimman totuudenmukainen kuva yrityksen taloudellisesta ja operatiivisesta suorituskyvystä tulevaisuudessa. Se ei myöskään ole tuloslaskelmakeskeinen, kuten budjetointi perinteisesti on, vaan fokus on liiketoiminnan mittareissa ja poikkeamien tunnistamisessa.

Integroidun suunnittelumallin hyödyt

Integroitu suunnittelumalli nimensä mukaisesti yhdistää eri suunnittelun osa-alueet yhdeksi kokonaisuudeksi, joka lisää ymmärrystä liiketoiminnallisten päätösten vaikutuksesta yrityksen taloudelliseen suorituskykyyn. Tyypillisesti integroidun suunnittelumallin käyttöönotto tuo seuraavia etuja ja hyötyjä:

• Liiketoiminnan syy-seuraus –suhteiden ymmärrys lisääntyy.
• Kommunikaatio yrityksen sisällä paranee, koska eri toimijoiden vaikutukset näkyvät välittömästi koko mallin läpi.
• On vain yhteisesti hyväksytyt luvut.
• Mallin lähtöolettamat ja parametrit ovat kaikkialla samat ja niitä voidaan hallita keskitetysti.
• Suunnittelyprosessin läpimenoaika paranee manuaalisen työn vähenemisen vuoksi ja säästynyt työaika voidaan kohdentaan suunnitelmien analysointiin.

Integroidun suunnittelumallin keskeisiä etuja ja hyötyjä on, että siinä suunnitelmat laaditaan yhteisesti hyväksyttyjen periaatteiden ja lähtöoletusten mukaisesti. Näin myös suunnitelmien ohjausvaikutus paranee, koska suunnitelmien logiikka on paremmin liiketoimintapäätöksistä vastaavien tiedossa ja niihin sitoutuminen on näin helpompaa.

Business controllerin rooli integroidussa liiketoiminnan suunnittelussa

Tyypillisesti talous-/controller-funktio on ollut vastuussa suunnitteluprosessin läpiviennistä. Integroidussa mallissa controllerin rooli muuttuu enemmän toteuttajasta fasilitaattoriksi ja liiketoiminnan edustajien rooli korostuu. Parhaimmillaan tämä lisää myös yrityksen sisäistä kommunikaatiota ja osallistaa ihmisiä suunnitteluprosessiin useammalta organisaation tasolta verrattuna controller-keskeiseen malliin.

Integroidun suunnittelumallin jalkautus vaatii onnistuakseen sitä tukevan tietojärjestelmän. Muussa tapauksessa controlloreiden työkuorma ei kevene ja suunnitelmien analyysityö jää väistämättä pintapuoliseksi. Lisäksi integroidussa suunnittelumallissa controllereiden työaikaa täytyy saada ohjattua pois suunnitelmien käsin konsolidoinnista jo senkin vuoksi, että controllerin tärkein tehtävä kytketyssä suunnittelumallissa on tukea liiketoimintajohtoja ja kasvattaa heidän ”numerotietoisuuttaan” eli lisätä ymmärrystä liiketoimintapäätösten taloudellisista vaikutuksista.

Integroidun suunnittelumallin osa-alueet

Integroitu suunnittelumallin osa-alueet ovat riippuvaisia toimialasta, jolla yritys toimii. Jokaisessa yrityksessä on kuitenkin myyntiä ja henkilöstöä ja näin ollen likipitäen jokaisessa integroidussa suunnittelumallissa on omat moduulinsa myynnin, henkilöstön ja kiinteiden kustannusten suunnittelulle. Tämän jälkeen muiden osamallien tarpeellisuus on täysin yrityksen toimialasta riippuvainen. Palveluyrityksillä myynnin ja henkilöstön suunnittelu kattaa usein valtaosan yrityksen ”kulumassasta”, kun taas tuotannollista toimintaa harjoittavilla yrityksillä vaaditaan omat mallinsa tuotannolle ja hankinnalle. Lisäksi yrityksen toimialasta ja elinkaaren vaiheesta riippuen saatetaan tarvita erillinen mallin investointien suunnittelulle. Eri toimintokohtaisten mallien lisäksi usein integroidussa suunnittelumassa halutaan hallinnon ja tukitoimintojen kustannuksia vyöryttää varsinaiselle liiketoiminnalle, jolloin integroituun malliin tarvitaan jonkinlainen kustannusten allokointimalli.

Integroidun suunnittelumallin haasteet

Kytketty suunnittelumalli toimii hyvin paperilla, mutta sen käytännön implementointi on jo asteen verran hankalampaa. Malli on vaativa implementoida, koska siihen vaaditaan paljon erityyppistä osaamista ja resursseja. Lisäksi mallin käyttöönotto vaatii myös sitä tukevaan teknologiaan investoimista. Integroitu suunnittelumalli tarvitsee alustakseen teknologian, jolla pystytään mallintamaan hyvin yrityksen liiketoimintaa. Iso osa markkinoilla tarjolla olevista budjetointijärjestelmistä soveltuu huonosti tähän tarkoitukseen, koska niiden toimintalogiikka on ”tilikartta-orientoitunut”. Nämä järjestelmät soveltuvat kyllä tili-kustannuspaikka – tyylisen suunnitteluun, mutta täysiverisiksi liiketoiminnan suunnittelujärjestelmiksi niistä ei ole.

Lisähaaste integroidun suunnittelumallin käyttöönotossa, että se on luonteeltaan armoton ja raadollinen liiketoiminnan anturi – niin hyvässä kuin pahassa. Integroidun liiketoiminnan suunnittelun käyttöönotto vaatii sitoutumista ja ajattelutavan muutosta yrityksen johdolta. Iso muutos tarvitaan johtamisfilosofiassa siinä, että integroidun suunnittelun antamia lukuja ”ei voi palauttaa suunnittelupöydälle”. Luvut muuttuvat ainoastaan siinä tapauksessa jos taustalla olevat liiketoiminnan ajurit muuttuvat ja näistä ajureista vastuussa olevat ihmiset sitoutuvat muutoksen.