Modernin talousohjauksen viitekehys – osa 2: jatkuva laskenta menestystekijänä

27.11.2017

Johdanto

Eräs päämiehistämme on viljellyt viestinnässään konseptia jatkuvasta laskennasta (Continuous Accounting). Konsepti haastaa perinteiset toimintatavat kauden katkoon keskittyvistä ja jyrkästi kumuloituvista kirjanpidon rutiineista. Johtava ajatus on se, että iso osa kauden katkoa kuormittavista rutiineista voidaan edistyneen teknologian avulla automatisoida ja hoitaa alta pois jo keskellä kuuta. Tehtävien luonne muutetaan mahdollisimman pitkälle jatkuvaksi, jolloin työn kuorma tasoittuu, datan validointi ja jalostus informaatioksi nopeutuu, ja tiedon laatu ja kontrollit paranevat. Käytännön esimerkkinä tästä on tasetilien täsmäytyksen automatisointi. Kun valtaosa tilien täsmäyttämisrutiineista voidaan automatisoida (mukaan lukien tarkastus ja hyväksyntä), jää kirjanpitäjille enemmän aikaa suorittaa lisäarvoa tuottavia töitä kauden päätteessä, kuten analyyttista tarkastusta.

Kun itse elin controllerina lähes kymmenen vuotta arkea, jossa 12 kertaa vuodessa hypättiin viikoksi pimeään päähän sulkemaan kirjat ja raportoimaan, ei konseptin myyminen allekirjoittaneelle ollut kovin vaikeaa. Lähestymistavan vakuuttavuudesta inspiroituneena aloimmekin Intiton sisällä miettiä sen soveltuvuutta myös muussa laskentatoimessa. Huomasimme, että sama jatkuvan tekemisen filosofia tulisi olla ohjaavana tekijänä myös muissakin laskennan prosesseissa kuin pelkästään kirjanpidossa.

Jatkuvan laskennan kolme pointtia

Kiteytimme näkemyksemme modernin taloushallinnon ja controllingin menestystekijöistä kolmeen kohtaan, joita avaamme alla olevissa kappaleissa. Ensimmäiseksi jaamme laskennan prosessit kolmeen vastuualueeseen, joihin laskentatoimen eri tehtävät voidaan sisällyttää. Toiseksi kuvaamme vastuualueiden sisällä tehtäviä, joiden muuttaminen jatkuvaksi  auttaa talous- ja controlling-toimintoja niiden tontille sisältyvien haasteiden ratkaisemisessa. Kolmanneksi tarkastelemme kokonaisuuden merkitystä ja suunnittelua kustannustehokkaan ja toimivan ratkaisun luomiseksi.

1. Laskentatoimen kolme osa-aluetta

Ensiksi jaamme laskentatoimen kokonaisuuden kolmeen eri osa-alueeseen eli toimintoon. Nämä ovat:

• Kirjanpito
• Raportointi
• Suunnittelu

Toiminnot voidaan käsittää myös vastuualueiksi, joiden järjestämis- ja hallintovastuussa talousjohto on. Ne eivät ole toisistaan irrallisia vaan ne muodostavat riippuvuussuhteet toisiinsa. Toimintojen organisointi käytännön tasolla ei välttämättä noudata yllä olevaa jaottelua, vaan tiimien tai henkilöiden vastuualueet ovat usein monisyisempiä. Laskentatoimen organisoinnista ulkoisen ja sisäisen laskennan kesken olen kirjoittanu aiemmin blogissamme.

2.  Jatkuvan tekemisen filosofia

Näkökulmalla jatkuva viitataan tässä siis reaaliaikaiseen tai lähes reaaliaikaiseen datan keräämiseen, käsittelyyn ja prosessointiin. Jokaisessa toiminnossa tunnistimme avainprosessit, joiden muuttaminen luonteeltaan jatkuviksi auttaa talousosastoa tukemaan liiketoimintaa tehokkaammin ja laadukkaammin. Avataan seuraavaksi jatkuvan toiminnan luonnetta eri toiminnoissa.

Continuous Accounting (Kirjanpito)

Paperitonta kirjanpitoa on tavoiteltu ja tehostettu jo reilusti yli kymmenen vuotta muun muassa sähköisten ostolaskujärjestelmien avulla. Myös maksuliikenteen automatisointi on ollut tätä päivää jo vuosia, ja isojenkin transaktiomäärien hallinnasta ei ole enää pitkään aikaan muodostunut haastetta menneen tapaan. Sen sijaan kauden päätösten hallinta ja niihin liittyvät kriittiset rutiinit perustuvat vielä useilla yrityksillä Excel-pohjaisiin virityksiin. Näiden automaatioaste on huono ja työn luonne keskittyy vahvasti kauden katkon ympärille.

Kirjanpidon vastuualueeseen kuuluu myös sisäisen valvonnan ja kontrolliympäristön luominen ja järjestäminen. ”Doing the the right when no one is watching” on hyvä perusta taloushallinnon eettiselle normistolle, mutta toimiva kontrolliympäristö vaatii tämän lisäksi aidosti sisäänrakennetut, jatkuvat, kontrollit. Kirjanpidon prosessien laadulla ja tehokkuudella on suora vaikutus raportoinnin vastaaviin mittareihin. Kirjanpidon muuttamisella luonteeltaan jatkuvaksi voidaan vaikuttaa dramaattisesti myös raportoinnin laatuun ja tehokkuutteen.

Continuous Reporting (Raportointi)

Raportointi voidaan nähdä jatkeena edelliseen, jossa kirjanpito muodostaa kivijalan, jonka päälle  talousraportoinnin ydin rakennetaan. Tässä yhteydessä raportoinnilla ymmärretään myös muutakin kuin kirjanpitoon pohjautuvaa raportointia kuten operatiivista myyntien, projektien ja henkilöstötietojen raportointia. Myös tuote- ja asiakaskannattavuuslaskennan ratkaisut luemme raportoinnin vastuualueeseen.

Tehokkaasti toteutettu tietovarasto automatisoitune integraatioineen on useimmiten toimivin ratkaisu erilaisten liiketoimintaa tukevien raportointitarpeiden tyydyttämiseen. Tämänkin kokonaisuuden suunnittelussa jatkuva voidaan nähdä ohjaavana tekijänä esimerkiksi integraatioiden ja latausten toteutuksissa, muutosten hallinnassa ja laskentaa ohjaavien parametrien ylläpidossa. On sanomattakin selvää, että muuttuneet tiedot (mukaan lukien perustiedot) täytyy heijastua raporteilla automaattisesti ja nopeasti ilman mittavia erityisponnisteluita. Kolmesta vastuualueesta raportoinnin saralla jatkuvan tekemisen metodi on varmasti pisimmällä.

Continuous Planning (Suunnittelu)

Myös talouden suunnittelun saralla vallassa on edelleen kertaluonteinen massiivinen harjoitus, jota myös (vuosi)budjetoinniksi kutsutaan. Budjetoinnin mielekkyydestä tai mielettömyydestä on kirjoitettu paljon, ja yrityksemme näkemys tästä ei aiheuttane yllätystä. Olemme aiemmin tuoneet esiin näkemyksiämme integroidusta liiketoiminnan suunnittelusta, ja sen takana seisomme edelleen. Ymmärrettiinpä jatkuvalla suunnittelulla sitten rullaavaa budjetointia tai ennustamista, kysynnän kautta myynnin ja tuotannon suunnittelua (sales and operations planning eli SOP) tai työvuorosuunnittelun integrointia talouden ennusteprosessiin, kaikissa ohjaavana tekijänä on suunnittelun jatkuva luonne. Näkemys tulevasta täytyy kerätä organisaatiosta säännöllisesti, mutta järkevällä tavalla, ja kerätty tieto on mallinnettava haluttuun muotoon nopeasti ja luotettavasti.

3. Kokonaisarkkitehtuuri

Jatkuvan laskennan näkökulmaan sisältyy myös laskenta-arkkitehtuurin kokonaisuuden suunnittelun tärkeys. Aiemmin todettiin jo, että kaikki kolme vastuualuetta ovat vahvasti riippuvaisia toisistaan. Suunnittelu esimerkiksi tarvitsee tuekseen jatkuvasti päivittyvät toteumatiedot, toteumien luotettavuus varmistetaan kirjanpidon prosesseihin upotetuilla kontrolleilla jne. Toisin sanoen, koskettaessa yhteenkin näistä kolmesta alueesta, menee se väistämättä läpi kahteen muuhunkin.

Käytännössä tämä luo tarpeen tietynlaiselle tekniselle alustalle (platform), johon laskentaratkaisut voidaan liittää ja niiden välisten integraatioiden suunnittelua ja toteuttamista. Nykypäivän ratkaisuissa esimerkiksi tilikartta ylläpidetään yhdessä järjestelmässä, ja samaa rakennetta käytetään suunnittelussa ja raportoinnissa ilman viiveitä tai manuaalisia ylläpitotoimenpiteitä. Teknologiaa valitessa sen kyvykkyyksiä kannattaa tarkastella sekä toiminnoittain (esim. suunnittelu- vs. raportointiominaisuudet) että sen soveltuvuutta kokonaisarkkitehtuuriin (Voinko ratkaista tällä myös muita ongelmia? Kuinka hyvin ratkaisu integroituu muihin järjestelmiin?). Näiden painotuksilla voi olla isokin ero eri ratkaisujen hyväksi.

Yhteenveto

Talousjohdon haasteiden ratkaisujen miettiminen vaatii ensin aina syvällisen ymmärryksen tämänhetkisestä tilanteesta ja ympäristöstä.  Yllä kuvattu malli auttaa kuvaamaan, analysoimaan ja priorisoimaan yrityksen talouden ohjaukseen liittyvien toimintojen nykytilaa. Prosessien ja niihin sisältyvien haasteiden sijoittaminen oikeisiin lokeroihin takaa sen, että ongelmat ratkaistaan oikeassa järjestyksessä, asianmukaisin välinein ja ennen kaikkea varmistetaan kokonaisuuden toimivuus. Tavoitteena on tuottaa tehokkaita ja yhtenäisiä ratkaisuja, jotka tukevat yrityksen strategiaa ja mukautuvat joustavasti alati monimutkaistuvaan liiketoimintaympäristöön.

Teemu Jylhä

Partner and Senior Advisor