Johdon laskentatoimen suhde ulkoiseen laskentaan

16.8.2016

Yrityksen laskentatoimi tuottaa lukuja eri tarkoituksiin. Klassinen kahtiajako laskentatoimen tehtävistä tehdään ulkoisen ja sisäisen eli johdon laskentatoimen välille. Ulkoinen laskenta (Financial Accounting) tähtää lakisääteisen tilinpäätöksen tuottamiseen, kun johdon laskenta (Management Accounting) palvelee nimensä mukaisesti yrityksen johtamista.

Asiakkaiden tarpeet ulkoisen ja johdon laskennan suhteen ovat hyvin erilaiset, ja niiden tekniset toteuttamistavat poikkeavat usein toisistaan. Heikosti johdettuna toiminnot voivat eriytyä yrityksen sisällä omiin lokeroihinsa ja antaa hyvin erilaisen kuvan yrityksen taloudellisesta suorituskyvystä. Tämä ero täytyy pystyä luotettavasti selittämään. Eron selvittäminen voi pahimmillaan olla tehotonta ja aikaa vievää, mikäli raportoinnin perustaa ja prosesseja ei ole mietitty kokonaisuutena. Tätä problematiikkaa sekä ulkoisen ja johdon laskentatoimen riippuvuussuhteita pohditaan tarkemmin tässä kirjoituksessa.

Kirjanpitoon perustuva johdon raportointi

Ulkoisen laskennan perustan muodostaa tilikartta, joka yksittäisenä laskentatunnisteena täyttää ulkoisen raportoinnin tarpeet melko pitkälle. Sen sijaan johdon laskentatoimi koostuu lukuisista eri näkökulmista kuten kustannuspaikka, asiakas, tuote ja markkina-alue. Silloin kun johdon laskentatoimen raportointi halutaan kytkeä tiiviisti kirjanpidon lukuihin, on järkevää tuottaa keskeisimmät laskentatunnisteet suoraan kirjanpidon saldoihin. Tästä voi syntyä kitkaa ulkoisen ja sisäisen laskennan välillä, koska kaikki tilitason laskennan päälle tuleva voidaan ulkoisen laskennan kannalta kokea hankalaksi ja työllistäväksi.

Tilikartan hallinta itsessään muodostaa monelle yritykselle oman haasteensa. Tilikartalla yritetään liian usein ratkaista johdon laskentatoimen tarpeita esimerkiksi lisäämällä uusi tili uuden tuotteen myynnin seurantaan. Järkevämpi ratkaisu olisi käyttää erillistä laskentatunnistetta. Radiomainonnan erittely internetmainonnasta tilitasolla voi tietyllä toimialalla olla liiketoimintakriittistä, mutta viimeistään suunnitteluvaiheessa liian pilkuntarkaksi paisunut tilikartta aiheuttaa usein ongelmia. Myös migraatiot perusjärjestelmien välillä voivat olla tuskaisia, mikäli tilikartta on päässyt rämettymään. Less is more pätee tässäkin.

Pääkirjasaldojen rikastaminen tarpeellisilla laskentatunnisteilla on syytä automatisoida mahdollisimman pitkälle. Integroiduissa toiminnanohjausjärjestelmissä kannattaa laittaa paukkuja tiliöintiohjauksiin, jolloin esimerkiksi laskutusmoduulin data ohjautuu pääkirjatasolle halutuissa laskentatunnisteissa tarkasti ja tehokkaasti. Tällöin ulkoisen laskennan raportoima myynti voidaan eritellä suoraan pääkirjatasolta esimerkiksi tuotteiden ja markkina-alueiden suhteen, ilman että tietoja tarvitsee erikseen kaivella laskutusmoduulista. Pääkirjan ja operatiivisen järjestelmän väliset mahdolliset erot voidaan selvittää nopeasti.

Valmistustoimintaa harjoittavan yrityksen myyntikate voidaan johtaa kirjanpidosta jopa asiakastasolla, mikäli yrityksellä on integroitu varasto- ja myyntitilausjärjestelmä. Ostolaskut kirjataan tällöin tasetilille, josta valmistustilauksen tulouttamisen kautta kirjautuu automaattisesti kustannus tulokseen. Asiakaskatteen raportointi kirjanpidosta ei kuitenkaan onnistu, mikäli yritys kirjaa varasto-ostot ensin tuloslaskelmaan ja kuukauden lopussa oikaisee varastosaldon varaston muutoksen kautta. Myydyille tuotteille ei kirjanpidossa voida tällöin kohdistaa valmistuskustannuksia asiakastasolle.

Vaikka tiliöintiohjaukset automatisoitaisiin mahdollisimman pitkälle, lopullinen raportointi vaatii saldojen oikaisuja ja täydennyksiä manuaalisilla kirjanpidon vienneillä. Näissä johdon laskentatoimen tarpeet tulisi miettiä tapauskohtaisesti. Usein kirjaustaso myyntikatteen yläpuolisille erille halutaan pitää johdon laskennan tarpeiden mukaisena. Useassa toiminnanohjausjärjestelmässä muistiotositteita voidaan ladata järjestelmään liittymällä esimerkiksi csv-tiedostoista. Tämä säästää kirjanpitäjän aikaa merkittävästi ja vähentää näppäilyvirheiden mahdollisuuksia. Oleellista on dialogi ja molemminpuolisten tarpeiden ymmärrys controlling-toiminnon ja ulkoisen laskennan välillä.

Johdon laskentatoimen erilliset järjestelmät

Yrityksen toimiala yhdistettynä johdon raportoinnilta vaadittuun tarkkuustasoon sanelee monessa tapauksessa johdon laskennan toteuttamistavan. Lentoyhtiön reittiliikenteen kannattavuuslaskenta ei onnistu ilman tietojen yhdistelyä useista eri järjestelmistä. Kaupallisen television mainosaikojen katteen selvittäminen ei myöskään ole johdettavissa suoraan kirjanpidosta. Myös eri varaston arvostusmenetelmät (esim. FIFO vs LIFO) voivat vaatia kustannuslaskennan eriyttämistä kirjanpitojärjestelmästä. Johdon laskentatoimen vastuulle jää tällöin kustannuslaskennan rakentaminen ja ylläpitäminen, missä myyntisuoritteille mallinnetaan ja kohdistetaan haluttu kustannus. Kustannuskomponenttien mallintaminen ja ylläpitäminen tulisi tällöin olla läpinäkyvää ja tarkoin johdettua, jotta siltalaskelmat kahden eri systeemin välillä voidaan toteuttaa luotettavasti ja tehokkaasti.

Kirjanpitoprosessin hitaus voi myös olla syy sille, että johdon raportointi eriytetään kirjanpidosta. Ulkoisen laskennan tuloksen valmistumista ei voida välttämättä odottaa vaan keskeiset tunnusluvut halutaan johdon saataville nopeammin. Tällöin tarvitaan edistynyt laskentajärjestelmä, jossa ylätason luvut allokoidaan halutuille laskentatunnisteille tiettyjen ajureiden ja jakaumien suhteen. Allokointitekniikkaa käytetään tyypillisesti epäsuorien kulujen kohdistamisessa laskentatunnisteille, mutta tietyissä tapauksissa se voi olla välttämätöntä myös suorien kustannusten osalta. Tekninen toteutus tarvitsee tällöin yleensä tietovarastointiratkaisun sekä laskentamoottorin allokointien tekemiseen. Jälkimmäinen voidaan toteuttaa sekä OLAP- että relaatiokantapohjaisilla ratkaisuilla.

Konsernilaskenta

Konsernirakenne ja siihen liittyvä konsernilaskenta voi kasvattaa kuilua johdon laskentatoimen ja ulkoisen laskennan välillä. Usein konsernilaskenta nähdään muusta laskennasta irrallisena toimintona, jonka ainoa tavoite on tuottaa laadukas konsernitilinpäätös ajallaan. Myös tytäryhtiö voi raportoida emoyhtiölle tavalla, joka on täysin irrallinen muusta yrityksen laskennasta. Väheksymättä konsernitilinpäätöksen tai tytäryhtiöraportoinnin sisällöllisiä ja teknisiä haasteita, nämäkin tulisi integroida yrityksen liiketoiminnan ohjaamista palvelevaan laskentaan. Tarkoituksenmukaiset laskentarakenteet ja -järjestelmät yhdistettynä osaavaan henkilöstöön on tässäkin tie kohti helpompaa elämää ja inhimillisiä työtunteja. Ennen konsernilaskentajärjestelmän käyttöönottoa tulisi miettiä sen sopivuus ja rooli laskentatoimen kokonaisarkkitehtuurissa.

Laskentatoimen johtaminen kokonaisuutena

Miten johdon laskentatoimi tulisi sitten organisoida suhteessa ulkoiseen laskentaan? Yrityksen toimiala, koko sekä rakenne vaikuttavat paljon johdon laskennan ratkaisun vaadittuun sisältöön ja toteuttamiseen. Näistä riippumatta seuraavat tekijät on kuitenkin hyvä pitää mielessä, kun tähtäimenä on kokonaisuuden järkevä johtaminen.

1. Kulttuuri

Vahvista eri laskentaosastojen välistä kommunikaatiota ja yhteistyötä. Kaikilla laskentatehtävillä on oma tärkeä roolinsa ja yksittäisten osien optimointi ei välttämättä edistä laatua kokonaisuutena.

2. Osaaminen

Ulkoisen laskennan asiantuntijan on ymmärrettävä johdon raportoinnin tarpeet ja tietotekninen perusta riittävän syvällisesti. Controllerin on puolestaan ymmärrettävä perusteet kirjanpidon järjestämisestä sekä tilinpäätöksen laadintaperiaatteista. Tehtävienkierto on hyvä keino osaamispohjan laajentamiseksi ja varmistamiseksi.

3. Laskentarakenteet

Laskentarakenteiden omistajuus tulisi sälyttää taholle, jolla on riittävä ymmärrys koko talousohjauksen ketjun läpi.

4. Lähdejärjestelmät

Ymmärrä lähdejärjestelmien mahdollisuudet ja rajoitteet. Pyri tekemään helpot liikkeet lähdejärjestelmissä erityisesti datan laadun parantamisessa. Toisaalta tiedon esittämiseen liittyvät rajoitteet on syytä ratkaista muualla.

5. Fiksut työkalut

Hyödynnä teknologian tuomia mahdollisuuksia erityisesti raportoinnissa, suunnittelussa ja analytiikassa sekä tietovarastoinnissa. Hyvin rakennetusta perustasta on helppo lähteä mittaamaan hyötyjä edistyneemmän analytiikan avulla.

6. Olennaisuus

Kokonaisuuden johtaminen ei tarkoita liiallista suunnittelua tai raskasta määrittelyä ennen muutokseen ryhtymistä. Oikeat ja riittävät tiedot -periaate kannustaa karsimaan lillukanvarret ja edistää tehokkuutta. Seuraava muutosta vaativa tarve on jo ovella, joten täydellisyyden tavoitteluun ei ole syytä pyrkiä.

Teemu Jylhä

Partner and Senior Advisor