Kannattaako hankkia konsolidointijärjestelmä ja budjetointiväline samalla kertaa?

27.9.2016

Louhian blogissa pohdittiin toissa viikolla kysymystä, että kannattaako raportointi- ja budjetointiväline hankkia samalla kertaa. Tästä kirjoituksesta inspiroituneena päätimme ruotia samanlaisella kysymyksenasettelulla konsolidointi- ja budjetointivälineen hankintaa. Meidän asiantuntijuus on talousohjauksen sisällössä ja sen vuoksi kirjoituksessa on enemmän laskentatoimen sisällön ja prosessin näkökulma kuin varsinainen järjestelmän hankintaprosessi.

Mikä on konsolidointijärjestelmä?

Konsolidointijärjestelmällä tässä kirjoituksessa tarkoitetaan järjestelmää, jonka tarkoituksena on tukea lakisääteisen konsernitilinpäätöksen laadintaa. Konsernitilinpäätöksen tavoitteena on kuvata konsernin tulos ja taloudellinen asema kuin konserniyritykset olisivat yksi kirjanpitovelvollinen. Konsernitilipäätös laaditaan konserniyritysten tuloslaskelmien, taseiden ja niiden liitetietojen yhdistelmänä. Kyseessä ei kuitenkaan ole suoraviivainen yhteenlaskutoimitus, vaan konsernitilipäätös vaatii erilaisia eliminointeja ja oikaisuja, joissa mm. eliminoidaan konserniyhtiöiden väliset liiketapahtumat, velat ja saamiset ja sekä keskinäiset omistukset.

Konsernitilinpäätöksen laadinta on ennen kaikkea yrityksen talouden toteumaraportointiin liittyvä prosessi, joka toteutetaan siihen tarkoitukseen hankitulla järjestelmällä. Yleisimpiä käytössä olevia konsolidointijärjestelmiä ovat mm. Basware GC/FPM, Cognos Controller, Hyperion HFM ja SAP BPC. Vaikka näiden järjestelmien ensisijaisena tehtävänä on lakisääteisen konsernitilipäätöksen laadinta, niin on varsin tavallista, että niihin halutaan myös vertailutiedoiksi myös budjetteja ja ennusteita.

Myös johdon raportoinnin yhteydessä puhutaan usein konsolidoinnista, mutta tällöin käytännössä tarkoitetaan lähinnä sisäisten ostojen ja myyntien sekä velkojen ja saamisten eliminointia, eikä täysimittaista konsernitilinpäätöstä. Tälläiseen “kevyeen konsolidointiin” ei välttämättä tarvita täysimittaista konsolidointiratkaisua, vaan se onnistuu esimerkiksi useimmilla nykyaikaisilla suunnitteluvälineillä. Näin ollen kyvykkään suunnittelujärjestelmän käyttö ei rajoitu pelkästään vuosibudjetointiin, vaan sitä voidaan hyödyntää myös kuukausiraportoinnissa.

Arkkitehtuuriharha

Vuosien varrella on tullut vastaan useita tarjouspyyntöjä, joissa asiakas on ollut kilpailuttamassa samalla kertaa sekä konsolidointi- ja budjetointijärjestelmää. Näissä tapauksissa ollaan yleensä asetelmassa, jossa asiakas on lukkiutunut ajatukseen, että ”yksi järjestelmä” pystyy tarjoamaan hyvän työkalun sekä lakisääteisesti ohjatun konsernitilinpäätöksen laadintaan että liiketoiminnan ehdoilla (toivon mukaan) tapahtuvaan budjetointiin ja ennustamiseen. Kuitenkin todellisuudessa konserniraportointi ja liiketoiminnan suunnittelu ovat eriytyneet todella kauas toisistaan ja näiden kahden toisistaan niin erilaisen prosessin hoitamiseen hankittu yksi väline on käytännössä aina jonkinlainen kompromissi. Ja koska konserniraportointi on ”lakisääteinen paha”, on liiketoiminnan suunnittelu se, joka väistää ja joutuu taipumaan kompromisseihin.

Alla on lueteltu muutamia keskeisiä konsernilaskentajärjestelmän ja suunnittelujärjestelmien eroja:

• Konsolidointijärjestelmässä käsitellään ensisijaisesti  YTD-/kumulatiivisia lukuja. Tämä koskee niin tietojen lukemista järjestelmään, valuuttakurssauksen logiikkaa, muistiotositteiden syöttöä ja niin edelleen. Budjetoinnissa ja ennustamisessa on luontevaa yleensä syöttää kauden lukuja ja järjestelmä laskee kumulatiiviset arvot.
• Konsolidointijärjestelmän konfiguraatio ja logiikka rakentuu tilikartan ympärille. Hyvän suunnittelujärjestelmän logiikka rakentuu kyvykkyydelle mallintaa liiketoimintaa ja laskentaa monipuolisesti.
• Toinen konsolidointijärjestelmän keskeinen dimensio on yhtiörakenne, jossa ensisijainen näkökulma on yrityksen juridinen organisaatio. Liiketoiminnan suunnittelussa kiinnostaa yleensä enemmän yrityksen operatiivinen organisaatiorakenne.
• Konsolidointijärjestelmässä voi olla muita laskennan dimensioita , mutta niiden rooli on tukea raportointivaatimuksia. Harvemmin konsolidointijärjestelmissä näkyy operatiivisen toiminnan rakenteita (asiakkaita, tuotteita jne.), joita puolestaan kaivataan kehittyneemmissä budjetointimalleissa.

Vaikka yksi väline pystyisikin tuottamaan konsolidoinnin ja lakisääteisen raportoinnin sekä palvelemaan liiketoiminnan suunnittelua, on käytännössä kyseessä kaksi eri sovellusta. Ja kun puhutaan kahdesta eri sovelluksesta, joiden välillä liikkuu dataa, tarkoittaa se sovellusten välistä integraatiota. Lisäksi konsolidointi- ja suunnitteluvälineen välinen integraatio tarkoittaa aina jonkinlaista rakenteiden (kuten tilien) mäppäystä sovellusten välillä, ellei budjettia laadita suoraan konsernilaskennan rakenteilla. Ja tuskin laaditaan, koska silloin ei voida puhua mistään integroidusta liiketoiminnan suunnittelusta, vaan lähinnä kustannuspaikka-/yhtiö- ja tilitasoisten saldojen generoinnista. Vaikka ohjelmistotoimittaja maalaakin kuvaa ”yhdestä platformista” on tämä edellä kuvattu integraatio mäppäyksineen edessä sielläkin, kun budjetoidut luvut halutaan siirtää konsolidointiin. Lopputuloksen kannalta ei ollaan yhtään paremmassa tilanteessa kuin jos käytössä olisi kahden eri toimittajan välineet konserniraportointiin ja liiketoiminnan suunnitteluun.

Kaksi eri prosessia vaatii eri työkalut

Kuten Louhiakin toteaa omassa blogissaan, on meidänkin kanta yleisesti, että kuhunkin tehtävään kannattaa hankkia aina paras tuote. Jos asiakkaalla on tarkoituksena saada hyvä työkalu S&OP-prosessiin tai integroituun liiketoiminnan suunnitteluun, ei sen valintaperusteena saa olla ominaisuudet konsernitilinpäätöksen laadintaan. Vastaavasti konsernitilinpäätöstä ei kannata yrittää toteuttaa järjestelmällä, jota ensisijaisesti markkinoidaan sen suunnitteluominaisuuksilla. Jos siis haluaa hyvän konsolidointiratkaisun ja liiketoiminnan suunnitteluvälineen, on edessä kahden eri ratkaisun hankinta. Sovellusten välistä integraatiota tarvitaan joka tapauksessa olipa välineet poimittu yhden tai kahden ohjelmistotoimittajan valikoimasta. Konsolidointi- ja budjetointijärjestelmän hankinnan voi toki tehdä samanaikaisesti, mutta näitä päätöksiä ei kannata tehdä sokeasti arkkitehtuurinäkökulmasta.