Kustannuslaskennan merkitys

17.10.2016

Kustannuslaskentaa ei ole tässä blogissa vielä käsitelty, joten päätin lähteä liikkeelle perusasioista avaamalla kustannuslaskennan merkitystä päätöksenteossa. Minulta kysyttiin taannoin: “Mitä kustannuslaskennalla tekee?” Ensimmäinen lyhyt vastaukseni oli, että sillä käsitellään esimerkiksi tuloslaskelmassa tuotekatteen yläpuolella olevia asioita kuten myyntiä, muuttuvia kuluja ja tuotteelle kohdistettavia kiinteitä kuluja. Tämä vastaus ei riittänyt kysyjälle alkuunkaan. “Sehän on vain myyntiä ja kuluja. Mihin sitä kustannuslaskentaa tarvitaan?” Tässä vaiheessa mielessäni oli lukuisia avainsanoja ja aihealueita. Alla olevassa kuvassa on joitakin mieleeni tulleita avainsanoja segmenttiraportoinnista, erilaisista kustannuslaskentametodeista ja monenlaisista kustannuslaskennasta kumpuavista analyyseistä. Kustannuslaskenta on tukemassa niin monia organisaation tekemiä päätöksiä, että yllätyin uudestaan kun aloin kerrata asioita mielessäni läpi.

Avataan hieman enemmän näitä kuvassa näkyviä aihealueita.

Kustannuslaskennan metodeilla viitataan laskentamalleihin, joilla kustannuksia voidaan laskea. Nämä laskentamallit ja kustannusten laskennassa tehtävät teoreettiset valinnat ovat kustannuslaskennan ydin. Esimerkiksi toimintoperusteinen laskenta pyrkii kohdistamaan kustannukset käyttökohteen mukaan käytännön aktiviteetteihin perustuvien mittareiden avulla. Metodeita on lukuisia erilaisia.

Kulu, volyymi ja tulos -analyysi on kokoelma erilaisia laskelmia, joiden laskeminen on mahdollista kun kustannukset on pilkottu muuttuviin ja kiinteisiin kustannuksiin. Kustannuslaskentaa tarvitaan, jotta voidaan laskea kulujen, volyymin ja tuloksen välillä olevaa vuorovaikutusta. Tämä vuorovaikutus on monien analyysien perustana.

Marginaalianalyysi on loogista jatkumoa edeltävälle aihepiirille ja jalostaa kustannuslaskennalla luotua dataa edelleen tuomalla informaatiota erilaisten skenaarioiden analysointiin. Marginaalianalyysillä voidaan vastata moniin kysymyksiin, jotka liittyvät muun muassa tuotantoon ja myyntiin, kuten kannattaako tuote ja palvelu myydä sellaisenaan vai olisiko syytä tuoda vielä lisää ominaisuuksia mukaan.

Seuraavat kolme kuvassa nähtyä aihepiiriä eivät ole varsinaisesti kustannuslaskentaa, mutta usein kustannuslaskenta on vahvasti tukemassa näitä osa-alueita. Segmenttiraportoinnilla pyritään tuottamaan organisaation toiminnasta raportteja, jotka on pilkottu organisaatiorakenteen perusteella yksityiskohtaisempiin tulos- ja kuluraportteihin. Tämä tarvitsee tuekseen kustannuslaskentaa, jolla kulut ovat järjestelmällisesti kohdistettavissa kullekin segmentille. Hinnoitteluun kustannuslaskenta puolestaan tuo tärkeää informaatiota tarjousten tekemiseen ja kannattava kaupan solmimiseen. Varianssilaskennassa seurataan yrityksen suoriutumista budjettiin tai standardiin nähden ja näiden tavoitetasojen muodostamisessa kustannuslaskenta on merkittävässä asemassa.

Jotta ei sukelleta liian syvälle teoriaan tässä kirjoituksessa, otetaan askel kauemmas ja katsotaan miten organisaatiolle tuotetaan hyödyllisiä kustannuslaskelmia. Kustannuslaskenta on suurelta osin vapaaehtoista ja luovaa toimintaa. Lakisääteisiä vaatimuksia on vähän. Tästä johtuen, on syytä miettiä ensin oman organisaation toimintaa ja sen ominaispiirteisiin liittyviä haasteita. Vasta kysymysten kautta suunnitellaan minkälaisia kustannuslaskentamalleja tarvitaan. Esimerkiksi tuotantoa omaaville organisaatioille kustannuslaskenta on ensiarvoisen tärkeää, jotta tuotannon tehokkuutta ja kannattavuutta voidaan mitata ja kehittää. Tuotantomuoto vaikuttaa vahvasti kustannuslaskennan metodien valintaan sekä mittarien ja laskentamallien kehittämiseen. Myyntiorganisaatiolla on hyvin erilaiset haasteet ja tarpeet kuin tuotannolla, joten kustannuslaskennan tuottama informaatio on myös hyvin erinäköistä. Yhden organisaation sisällä voi olla käytössä monia erilaisia kustannuslaskentametodeita ja malleja eri liiketoimintayksiköiden tukena. Osaoptimoinnin välttämiseksi täytyy kuitenkin miettiä kokonaisuutta siten, että saadaan johdonmukaisesti tuotettua hyödyllistä informaatiota erilaisista tarpeista riippumatta sekä tuotannolle, myynnille, tukitoiminnoille kuin organisaation ylimmälle johdollekin.

Kustannuslaskennalla on merkitystä ja hyvin suunnitelluista laskentamalleista saadaan hyödyllistä informaatiota päätöksenteon tueksi. Pelkästään yllä mainituista muutamista esimerkeistä löytyy todennäköisesti jo jokin organisaatiosi suorittama aktiviteetti, jossa kustannuslaskennalla on oma roolinsa. Hyvän suunnittelun avulla vältetään tekemästä nice to know -laskelmia, joihin on saatettu päätyä hienon teorian perässä tai vain siksi että kyseisen laskenta on esimerkiksi Excelillä mahdollista. Kustannuslaskentaan ei kannata käyttää resursseja, jos se ei tarjoa vastauksia organisaatiota kiinnostaviin kysymyksiin.

Lopuksi jätän vielä mietintämyssyyn ajatuksen ajasta. Kustannuslaskennassa lasketaan menneisyyttä, arvioidaan tulevaa ja luodaan tulevaisuutta tekemällä päätöksiä tässä hetkessä. Mielestäni tässä aiheessa on kiinnostavaa se, miten viiveellä tulevaa toteuma-dataa saadaan hyödynnettyä ja rikastettua, jotta voidaan tehdä valistuneita päätöksiä tulevasta.

Aihealueet aikajanalla

Janus Timperi

Principal Consultant