Mikä Disclosure Management?

4.12.2018

Mikä on Disclosure Management?

Osavuosikatsausten, kuukausiraporttien ja vuosikertomusten aikataulut kiristyvät jatkuvasti sitä mukaan, kun vaatimukset lisääntyvät ja datan määrät kasvavat. Prosessit ovat jo optimoitu niin pitkälle kuin mahdollista tehtävälistoilla ja jaetuilla kansioilla mutta ilman nykyaikaista järjestelmää ei päästä pois leikkaa-liittämisestä, prikkauksesta, virhemahdollisuuksista ja versiosta “_final_1.7”.

Jokaisesta lähdejärjestelmästä saa lukuja Exceliin ja näin kaikki taulukot automatisoitua mutta haaste tulee, kun nämä taulukot tulee yhdistää Wordiin tai PowerPointiin, puhumattakaan luvuista tekstin seassa. Ensimmäisen kerran lukujen tuottaminen ja täyttäminen sujuu yleensä rutiinilla mutta ongelmat syntyvät, kun tulee muutoksia. Kuinka monta kertaa esimerkiksi liikevaihto esiintyy vuosikertomuksessa? Jos desimaali heilahtaa on aikamoinen työ löytää jokainen muutettava kohta. Kieliversiot luo oman haasteensa; Excel toimii hyvin näppärästi yhdellä kielellä mutta numeroformatointi on lähes mahdotonta kahdella kielellä samalla koneella.

Miten se toimii?

Yksinkertaisuudessaan Disclosure Management -järjestelmä yhdistää datalähteet, tutut Office-työkalut ja käyttäjät hallittuun prosessiin yhdelle alustalle. Hienoudessaan se automatisoi luvut lähteestä ja tuottaa nappia painamalla valmiin raportin. Kun Disclosure Management – järjestelmä on käytössä, ei raportteja enää työstetä lokaalisti vaan aina Disclosure Management -järjestelmän sisältä. Näin saadaan käyttöön Workflow-työkaluja, joilla ohjataan ja hallitaan prosessia, käyttäjäoikeudet, joiden avulla mahdollistetaan yhteiskäyttö sekä täydellinen Audit trail, sekä muutoksille että luvuille. Kieliversioiden hallinta helpottuu huomattavasti, kun Disclosure Management -järjestelmä muuttaa numeroformatointia halutun kielen mukaisesti; tekstikäännökset täytyy vielä toistaiseksi tehdä itse.

Mitä se vaatii?

Disclosure Management -järjestelmän käyttöönotto on nopeaa ja helppoa, koska käyttäjien ei varsinaisesti tarvitse opetella uutta järjestelmää vaan vain hieman erilaisen tavan toimia. Nopeisiin voittoihin päästään pienellä panostuksella koska automatisointia voi tehdä ’jatkuvalla kehityksellä’, eli aloitetaan kevyesti ja automatisoidaan isot linjat ja saadaan näin järjestelmä käyttöön. Sen jälkeen käyttäjät voivat kuukausittain itse automatisoida lisää, kunnes raportti on täysin optimoitu.

Käyttöönottoprojektissa asennetaan järjestelmä, lisätään käyttäjät, kytketään tarvittavat datalähteet ja otetaan pohjaksi automatisoitava raportti. Tämän jälkeen työ onkin pääsääntöisesti tuttua Excel ja Word jumppaa ja työmäärästä voi yleisesti sanoa, että koko raportin automatisointiin menee vähän enemmän työtä ja aikaa, kun raportin työstämiseen menee ilman järjestelmää. Hienous piilee siinä, että seuraava kierros vaatii vain kuukausiparametrien muuttamista.

ESMA ja ESEF

ESMA, eli European Securities and Markets Authority, vaatii EU säännellyllä alueella noteerattujen yhtiöiden tilinpäätöstiedot sähköisesti 2020 alkavalta tilikaudelta lähtien. ESEF, eli European Single Electronic Format, on iXBRL muotoinen sähköinen raportointikoodisto. Inline XBRL tarkoittaa sitä, että selaimessa avattavan, ihmissilmin luettavan HTML tiedoston sisällä on koneluettavat taksonomian elementit. Sisällöltään ESEF koskee alkuun vain IFRS mukaista konsernitilinpäätöstä ja siitäkin vain tuloksen, taseen ja rahavirtalaskelman mutta jo 2022 vaatimus laajenee liitetietoihin.

Vaikka sisältö on alkuun suhteellisen kevyt, tuo iXBRL tarpeen järjestelmälle koska ESMAlle lähetetty raportti julkaistaan kaikkien saataville, jolloin sama ulkomuodoltaan viimeistelty vuosikertomus halutaan varmasti olevan myös siellä. Disclosure Management -järjestelmä tuo tähän helpon ja toimivan ratkaisun. Käytännössä iXBRL on vain yksi raportin ”tulostus” muoto muiden seassa. Kun tilinpäätös Excelit ja Wordit on tuotu järjestelmään, valitaan taksonomiasta elementit, jotka vastaavat omia raportointi tarpeita ja kerrotaan mitä kohtia ne vastaavat tehdyssä raportissa. Tämä työ on tehtävä kerran, jonka jälkeen valinnat rullaavat eteenpäin ja mikäli muutoksia tulee, on ne helppo toteuttaa visuaalisessa käyttöliittymässä.

Catarina Asplund

Senior Consultant