Projektin ennustamisen ydin

13.10.2017

Projektien hallinta on keskeinen taito monien organisaatioiden suorituskyvyn johtamisessa. Vahvimmin projektien vaikutus näkyy luonnollisesti organisaatioissa, joiden tuotteet tai palvelut tuotetaan projekteina. Tällöin projektien hallinnan täytyy olla kunnossa tai koko organisaation suorituskyky romahtaa. Esimerkiksi, Caverion on julkisesti myöntänyt, että heidän viime aikojen vaikeudet johtuivat mm. epäonnistuneesta projektien hallinnasta. He joutuivat antamaan viime vuonna neljä tulosvaroitusta, tekemään kymmenien miljoonien alaskirjaukset, aloittamaan laajat saneeraustoimet ja vaihtamaan toimitusjohtajaa. Voit lukea uutisen aiheesta tästä.

Muillakin organisaatioilla on projekteja etenkin investoinneissa ja prosessien kehittämisessä. Vaikka näillä organisaatioilla on yleensä vähemmän projekteja, voi suuri ERP-projekti olla organisaation menestyksen kannalta kriittinen (Oriolan tapaus). Tässä tekstissä keskitytään projektin ennustamiseen ja samalla käsitellään siihen läheisesti yhteydessä olevia muita projektinhallinnan osa-alueita, kuten suunnittelua ja seurantaa.

Ennustamisella projekti paremmin haltuun

Ennustamisen avulla pyritään hahmottamaan mihin projektissa ollaan menossa. Ennuste antaa vastauksia siihen, mikä tulee olemaan projektin todennäköinen lopputulos ja mitkä ajalliset, rahalliset ja laadulliset vaikutukset eri toimenpiteillä on projektin kokonaisuuteen. Projektin elinkaaressa ennustaminen tulee kuvioihin, kun projektisuunnitelma on tehty ja projektin toteutus on käynnistetty. Projektisuunnitelma on ennusteen lähtökohta ja siitä ilmenee kuinka kauan projekti kestää, mitä projektin aikana tehdään ja mitä se maksaa. Ennustamisella reagoidaan projektin aikana tapahtuneisiin asioihin ja muutetaan alkuperäisen suunnitelman arvioita tarpeen mukaan kuvaamaan todellista projektin etenemistä. Ennustaminen on aina arviointia ja mitä suurempi kokonaisuus on kyseessä, sitä vaikeampi sitä on ennustaa. Tähän haasteeseen tuo apuja projektin pilkkominen osiin. Projektin toimituselementtejä pilkotaan osiin, kunnes yksittäiset osat ovat niin pieniä, että niille voidaan kohtuullisesti muodostaa aika- ja kustannusennuste.

Edellisessä kappaleessa sivuttiin jo projektinhallinnan perinteisen kolmiomallin elementtejä, jotka ovat aika, kustannus ja laatu. Tämä kolmiomalli on esiintynyt kirjallisuudessa vuosikymmeniä. Mallista on hieman eri versioita ja toisinaan laatu on korvattu termillä laajuus (scope). Käytännössä laatu ja laajuus molemmat ottavat kantaa siihen saako asiakas projektista sen mitä hän odottaa saavansa. Malli tuo selkeästi esiin sen haasteen, että projektissa näitä kolmea elementtiä ei voi kaikkia painottaa yhtä aikaa. Esimerkiksi, tietyn aikataulun pitäminen projektissa vaatii todennäköisesti myönnytyksiä projektin kustannuksissa tai laadussa. Huippulaadun vaatimus puolestaan todennäköisesti vaatii sekä aikaa että rahaa. Projektin etenemisen kannalta on syytä tunnistaa, mikä näiden elementtien tärkeysjärjestys on. Sen avulla varmistetaan, että projektin aikana tehdyt päätökset pyrkivät johdonmukaisesti samaan tavoitteeseen.

Aika, kustannus ja laatu – ennusteen komponentit

Kokonaisuudessaan projektin ennustaminen voi sisältää seuraavia osa-alueita: kesto, valmiusaste, tulot, kustannukset, osatuloutus, kassavirta, seuranta ja päätöksenteko. Ennusteprosessin laajuudella vaikutetaan siihen, mitkä kaikki näistä ovat osa prosessia. Esimerkiksi, tulot ja kustannukset riittävät useissa tapauksissa hyödylliseen ennusteeseen ja muita osa-alueita voidaan lisätä tarpeiden kehittyessä. Seuranta ja päätöksenteko ansaitsevat vielä erityismaininnan, sillä ennustamisen keskeinen tavoite on pyrkiä seuraamaan projektin etenemistä ja tarvittaessa päätösten avulla ohjata toimintaa haluttuun suuntaan.
Projektin ajan eli keston ennustaminen antaa kuvaa projektin aikataulun pitävyydestä ja valmiusasteesta. Yksi keino ennustaa kestoa on käyttää ansaitun arvon käsitettä ja sitä hyödyntävää menetelmää (Earned Value Management, eli EVM).

Tarkoituksena on arvioida projektin edetessä, miten paljon kokonaiskestosta tai aikataulusta on saatu valmiiksi. Tätä kutsutaan ansaituksi kestoksi tai aikatauluksi ja se voi poiketa hyvinkin paljon projektiin todellisuudessa käytetystä ajasta. Tämän avulla pystytään tekemään ennuste jäljellä olevalle kestolle ja myös vertailemaan sitä alkuperäiseen suunnitelmaan. Tässä kirjoituksessa ei ole syytä pureutua tarkemmin käytettäviin kaavoihin, koska ne ansaitsevat ja vaativat oman tekstin aiheen laajuuden vuoksi. Ajan ennusteen tarkkuudessa suuri haaste on silloin, kun resurssit ovat hyvin rajalliset tai niiden saatavuus on vaihtelevaa. Tällöin pienikin muutos suunnitelmaan voi aiheuttaa suurta heilahtelua projektin lopullisessa kestossa. Tällaisessa tilanteessa kannattaa seurata tilannetta tarkasti ja mahdollisuuksien lievittää pullonkaulojen tilannetta etukäteen.

Projektin talouden ennustamiseen sisältyy tulojen ja kulujen ennustaminen. Lisäksi kiinnostavia asioita voivat olla projektin osatuloutus ja kassavirta. Tulojen ennustaminen on yleensä suoraviivaisempaa kuin kulujen ennustaminen, sillä se yleensä perustuu projektisuunnitelmassa sovittuun laskutusaikatauluun. Tässä on toki omat haasteensa, jotka liittyvät erimielisyyksiin projektin etenemisestä ja asiakkaan mahdollisiin maksuvaikeuksiin. Projektin kustannuksien ennustamiseen on käytössä useampia keinoja. Laskennan osalta yksinkertainen menetelmä on lineaarinen ennuste, joka olettaa että kustannusten tahti pysyy tasaisena läpi projektin.

Todellisuudessa kulut harvoin kertyvät lineaarisesti, joten ennuste saattaa olla oikein kokonaistasolla, mutta ei tarkemmalla tasolla. Tämä metodi ei myöskään ota mitenkään kantaa valmiusasteeseen tai aikatauluun. Ero todellisessa ja ennustetussa aikataulussa aiheuttaa poikkeuksetta virheitä kuluennusteeseen. Monipuolisempi tapa ennustaa ja seurata kustannuksia on käyttää edellisessä kappaleessa mainittua EVM-menetelmää. Kustannusten osalta ennusteeseen arvioidaan mikä on jäljellä olevan työn kustannus. Tässä menetelmässä otetaan huomioon sekä aikataulu, että kustannusten epälineaarinen kertyminen. EVM:n käyttöön liittyy paljon laskentaa, joten useimmiten tämän menetelmän käytössä tarvitaan jonkinlainen ennustetyökalu. Osatuloutusta ja kassavirtaa ajatellen lineaarinen menetelmä ei yleensä ole riittävä, sillä ennusteen täytyy olla käytettävä myös esimerkiksi kuukausitasolla.

Projektin laatua ja suorituskykyä pitää pystyä seuraamaan ja hallitsemaan, mutta varsinaista ennustamista siinä on vähemmän. Keskeistä on löytää virheet aikaisin, sillä projektin aikana virheiden vaikutus kertyy ja kasvaa kiihtyvällä tahdilla. Tätä kautta laatu vaikuttaa suoraan projektin kestoon ja kustannuksiin, jolloin koko ennuste voi romuttua projektin laadun virheisiin. Tämä on hyvä pitää mielessä, vaikka ennustetta tehdessä tähän ei yleensä oteta mitenkään kantaa.

Toisaalta, kun havaitaan nopeasti virheiden aiheuttamat toimenpiteet, pystytään muuttamaan ennuste vastaamaan todellista tilannetta. Asiaan ehditään reagoimaan ja vältytään yllätyksiltä projektin loppumetreillä. Laadussa ei pelkästään ole kyse virheistä, vaan myös projektin laajuus on osa laatua. Jos joudutaan pudottamaan suunnitelmasta osia pois esimerkiksi aikataulu-haasteiden takia, lopputulos ei vastaa asiakkaan odotuksia. Laatu ei tällöin vastaa alkuperäistä suunnitelmaa.

Ennuste luotettavammaksi

Herkkyysanalyysilla ennusteeseen saadaan lisäarvoa tuomalla esiin kriittiset aikatauluun ja kustannuksiin vaikuttavat kohdat. Tämä vaatii enemmän työtä ennustusta tehdessä, sillä herkkyysanalyysi vaatii vähintään kolmen ennusteen tekemisen: Paras, huonoin ja realistinen ennuste. Herkkyysanalyysiin lopputuloksiin päästään kiinni, kun lasketaan projektin jokaisen osan eri skenaarioiden yhdistelmien lopputulema. Tämän avulla nähdään mille välille projektin kesto ja kustannukset osuvat suurella todennäköisyydellä. Lisäksi pystytään tunnistamaan lopputuloksen kannalta kriittisimmät kohdat. Kolmipistemenetelmän sijaan voidaan harvinaisissa tapauksissa käyttää todennäköisyysjakaumaa, jolla voidaan simuloida herkkyysanalyysia tarkemmalla tasolla. Haasteena tässä on se, että projektit ovat yleensä uniikkeja, eikä näille saada määriteltyä järkevää todennäköisyysjakaumaa.

Yhteenveto

Projektin ennustaminen on ensisijaisesti seuranta- ja hallintatyökalu, jonka avulla pyritään parantamaan projektin aikana tehtävien päätösten laatua. Projektin ennuste pyrkii antamaan todellisen kuvan siitä, missä vaiheessa projekti on ja missä aikataulussa ja millä kustannuksilla projekti todennäköisesti saadaan valmiiksi. Näiden tietojen perusteella pystytään tekemään päätöksiä, joilla voidaan ohjata projektia suunniteltuun suuntaan. Säännöllinen hyvin tehty ennuste tuo myös esiin ongelmakohdat ajoissa, jolloin virheiden vaikutus kokonaisuuteen ei ole vielä ehtinyt karata käsistä. Yllätyksiin ehditään reagoimaan ajoissa.

Janus Timperi

Principal Consultant