Hyvän täsmäytyksen täytyy kertoa tarina

Joskus eteen tulee tilanne, että tietyn asian suora suomenkielinen käännös ei riitä kuvaamaan sen sisältöä riittävän tarkasti. Toisin sanoen, suomenkielisen termin tai asian kääntämiseen löytyy englannin kielestä useampi kuin yksi vaihtoehto. Tällöin haasteeksi tulee se, että käännökseen tarjottujen englanninkielisten termien sisältö voi poiketa keskenään toisistaan.

Tästä hyvä esimerkki on täsmäytys, jolle englannista löytyy kaksi sopivaa käännöstä: matching ja reconciliation. Edellisen merkitys rajoittuu siihen, että kun kaksi tai useampi osumaa ovat yhteneväisiä, niiden voidaan sanoa täsmäävän. Jälkimmäisellä puolestaan tarkoitetaan taloushallinnon yhteydessä laajempaa kokonaisuutta kirjanpidon tilien täsmäytystä.

Sisällöllisesti tasetilien täsmäytys saatetaan ymmärtää joskus pelkkänä matchingina. Toisin sanoen täsmäytyksen tekemiseksi katsotaan riittävän, että kaksi osumaa (esimerkiksi myyntireskontran kokonaissumma ja pääkirjatili) ovat yhtä suuria. Tilien täsmäytys, account reconciliation, pitää sisällään toki matching termin merkityksen, mutta on merkitykseltään huomattavasti laajempi kokonaisuus kuin pelkkä matching. Kirjoituksen lingvistinen osuus saa jäädä nyt kuitenkin tähän, ja oikeasti tarkoitus on käsitellä tasetilien täsmäyttämiseen liittyviä käytäntöjä tarkemmin.

Täsmäytyksen laatuvaatimukset

Tasetilien täsmäytys on perusta kirjanpidon raportoiduille luvuille. Kahdenkertaisen kirjanpidon ansiosta kirjanpidollisen tuloksen voidaan katsoa syntyvän tasearvojen erotuksista tietyllä aikavälillä. Näin ollen tasetilien täsmäytys on ehdoton edellytys sille, että kirjanpidollinen tulos voi edes teoriassa olla oikein. Varsinkin anglosaksisissa maissa kirjanpitoa ja tulosta ajatellaan enemmän tasearvojen kautta syntyvänä erotuksena, kun taas meillä on perinteisesti lähdetty meno-tuloteoriasta. Todennäköisesti tästä syystä Suomessa ei tasetilien täsmäytykseen ole paneuduttu yhtä intohimoisesti ja perusteellisesti kuin rapakon takana. IFRS:n käyttöönotto käypien arvojen periaatteineen on toki muuttanut tätä mentaliteettia jo meilläkin.

Kun aiemmin väitin, että pelkkä matching ei tee täsmäytyksestä kelpoa kirjanpidollisessa mielessä niin mikä tekee? Arvioitaessa yksittäisen tilin paikkansapitävyyttä, täytyy arvioida tilin saldon

  1. Voimassaoloa – Onko saldo vielä validi vai pidetäänkö saldo ennallaan vain koska se on ollut muuttumattomana taseessa aina ennenkin?
  2. Oikeellisuutta – Onko saldo laskettu tai muodostettu määrällisesti oikein esimerkiksi laskelmien kautta? Onko saldon muodostavat transaktiot laskettu saldoon oikein ja tarkasti?
  3. Tarkoituksenmukaisuutta – Perustuuko saldo subjektiiviseen näkemykseen? Onko näkemys ymmärrettävästi ja aukottomasti perusteltu ja dokumentoitu?

Hyvän täsmäytyksen täytyy kertoa tarina. Ei riitä, että täsmäytyksen tekijä on henkilökohtaisesti varmistanut saldon oikeellisuuden. Täsmäytys on dokumentoitava sellaiseen muotoon, että myös ulkopuoliset henkilöt voivat dokumentaation perusteella varmentaa saldon oikeellisuuden. Tämä tarkoittaa käytännössä jokaisen täsmäytettävän tilin tueksi koottavaa dokumentaatiota, joka koostuu esimerkiksi sivukirjanpidon saldoista, laskelmista, muistiotositteista, sähköpostikeskusteluista, jne. Täsmäytyksen ohjeistukset pitäisi myös olla laadittuna tilikohtaisesti. Niiden tulisi kertoa kunkin tilin täsmäytyksen periaatteet (miten täsmäytetään), frekvenssi (kuinka usein täsmäytetään) sekä mahdollisesti määritellyt täsmäytyserojen toleranssit (esim. kuinka monta % tai euroa täsmäytyseroa sallitaan ilman jatkotoimenpiteitä). Lisäksi sisäisen valvonta vaatii täsmäytysten kirjallista hyväksymistä eri henkilöltä kuin täsmäytyksen laatijalta.

Täsmäyttämisen tuskaa ja riskejä

Tilin täsmäyttäminen oikeaoppisesti on siis kriittinen ja vaativa tehtävä. Aiemmassa blogissa avasin hieman Financial Close-prosessia, jonka olennainen osa tilien täsmäytys on. Valitettavan usein raportoinnin aikataulut on viritetty äärimmilleen ilman että itse prosessia olisi aidosti kyetty parantamaan. Aikataulupaine lukujen saamisesta ulos ajallaan ajaa usein laadun yli ja pakottaa ottamaan riskejä. Koska yhdellä kirjanpitäjällä voi olla vastuullaan kymmeniä täsmäytettäviä tilejä, täsmäytykset tehdään asianmukaisesti usein vasta katkon jälkeen. Sen lisäksi, että manuaalinen täsmäytysprosessi syö tehottomuudellaan turhaan ammatti-ihmisten resursseja, jälkikäteen tehty täsmäytys asettaa jo raportoidut luvut vaaraan niiden oikeellisuuden suhteen. Paperipohjaisen täsmäytyksen tarkastus ja hyväksyntä tehdään käytännössä mekaanisesti osana byrokratiaa, sen sijaan, että täsmäytysten sisältöä ja laatua oikeasti valvottaisiin.

Automaatio avuksi

Tasetilien täsmäytysten tarpeellisuutta ja työllistävää vaikutusta ei liene tarpeen kuvata enempää. Avaimet tehokkuuden ja kontrollin parantamiseen löytyy täsmäytysten automatisoimisesta. Automaatioastetta voidaan nostaa hyödyntäen prosessiin varta vasten kehitettyä teknologiaa, jonka johtava tarjoaja on BlackLine. Account Reconciliation moduulin avulla tilien täsmäytykset ovat keskitetysti hallittavissa, niiden tekemiseen tarvittava aika on lyhennettävissä huomattavasti ja täsmäytysprosessin audit trail saadaan aivan eri tasolle verrattuna manuaaliseen ratkaisuun. Kriittiset korkean voluumin tilit (esim. pankkitili, luottokorttivelat) voidaan helposti täsmäyttää transaktiotasolla, jolloin täsmäytyksen laatu ja sen myötä luottamus lukuihin nousee huomattavasti. Ratkaisun avulla täsmäytysprosessi voidaan standardoida hyödyntäen siihen sisään rakennettuja parhaita käytäntöjä. Kertaluonteiset ponnistukset muuttuvat osaksi päivittäisiä rutiineja ja työn kuorma tasoittuu merkittävästi.